档案管理制度

档案管理制度一、总则1.目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。3.基本原则档案管理遵循集中统一管理的原则，实行分级负责、归口管理，确保档案的真实性、完整性、准确性和系统性。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门公司设立综合档案室，负责公司档案的集中统一管理。2.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度。负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司各类档案。建立健全档案检索体系，提供档案查阅、借阅服务，开发利用档案信息资源。指导、监督和检查公司各部门、各分支机构的档案工作。组织开展档案业务培训和宣传教育活动，提高公司全员的档案意识。3.各部门档案管理职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案资料的完整和准确。按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门形成的档案移交综合档案室集中管理。积极配合综合档案室开展档案管理工作，提供必要的支持和协助。三、档案的收集与整理1.档案收集范围公司在各项工作活动中形成的文件、资料、图表、数据、声像等各种载体的材料，包括但不限于以下几类：行政管理档案：如公司文件、会议纪要、工作计划、工作总结、规章制度、人事档案、财务档案等。业务管理档案：如市场营销档案、客户资料档案、项目合同档案、技术研发档案、生产管理档案等。财务管理档案：如会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。工程建设档案：如工程项目规划、设计图纸、施工资料、竣工验收报告等。设备仪器档案：如设备采购合同、设备说明书、设备维护记录等。声像档案：如照片、录音、录像等。公司员工在工作中形成的与公司业务相关的个人工作成果、技术资料等，如专利、著作、论文、调研报告等，也应作为档案收集归档。2.档案收集要求各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。档案材料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或遗漏。收集的档案材料应按照规定的格式和要求进行整理，便于后续的整理和保管。3.档案整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。便于检索和统计，提高档案管理的效率和质量。4.档案整理方法文书档案按照年度保管期限机构（问题）进行分类整理，编制归档文件目录。业务档案根据业务类型和特点，采用相应的分类方法进行整理，如项目档案按照项目阶段进行分类。会计档案按照会计档案管理办法的规定进行整理，装订成册，编制会计档案目录。声像档案应按照时间顺序、内容等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息，并编制声像档案目录。四、档案的保管1.档案库房建设与管理公司应设立专门的档案库房，确保档案库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，按照档案类别和保管期限进行分类存放。建立档案库房管理制度，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案的安全保管。2.档案保管期限划分档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。确定档案保管期限的原则是：根据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素进行综合判定。具体档案保管期限的划分按照国家有关规定和公司实际情况执行。3.档案保管要求档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，确保电子档案的可读性和完整性。对重要的档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。档案管理人员应定期对档案进行清点和核对，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的鉴定与销毁1.档案鉴定公司定期对已到保管期限的档案进行鉴定，由综合档案室牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查。鉴定小组根据档案的保存价值和现实利用情况，提出鉴定意见，确定档案的存毁。对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息。2.档案销毁经鉴定确无保存价值的档案，报公司主管领导批准后进行销毁。档案销毁应在指定的地点进行，由两名以上档案管理人员负责监销，确保档案销毁过程的安全和彻底。档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册永久保存。六、档案的查阅与借阅1.查阅与借阅范围公司内部员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。外单位因工作需要查阅公司档案的，应按照规定办理查阅手续。2.查阅与借阅手续公司内部员工查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。如需借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字批准后，方可借阅。外单位查阅公司档案，应提前向公司提出书面申请，说明查阅目的、内容和范围等，经公司主管领导批准后，由综合档案室安排专人陪同查阅。如需借阅档案，应按照公司相关规定办理借阅手续，并缴纳一定的押金。3.查阅与借阅要求查阅档案时，应在综合档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。借阅档案应严格按照规定的期限归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。查阅、借阅档案人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。查阅、借阅档案人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。七、档案的统计与移交1.档案统计综合档案室应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。档案统计报表应及时、准确、完整，报送公司主管领导和上级档案管理部门。2.档案移交公司各部门应按照规定的时间和要求，将本部门形成的档案移交综合档案室集中管理。档案移交时，应填写《档案移交清单》，注明档案的名称、年度、保管期限、数量等信息，双方签字确认。综合档案室应对接收的档案进行认真核对和检查，确保档案的质量和完整性。八、档案信息化管理1.档案信息化建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。通过档案信息化建设，实现档案资源的共享和优化配置，为公司的决策和发展提供有力的支持。2.档案数字化处理对公司重要的档案进行数字化处理，包括扫描、图像处理、数据挂接等，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案同步整理、同步归档，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.档案管理信息系统应用公司员工可通过档案管理信息系统查阅、借阅档案，提高档案利用的便捷性和效率。档案管理人员应利用档案管理信息系统对档案进行日常管理，如档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等，实现档案管理工作的信息化、规范化和科学化。九、保密与安全1.保密制度档案管理人员应严格遵守保密制度，对档案内容予以保密，不得泄露给无关人员。查阅、借阅档案人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案，应采取特殊的保密措施，限制查阅范围和使用权限。2.安全制度加强档案库房的安全管理，确保档案库房的安全设施完好有效，防止档案被盗、被抢、被破坏等事件的发生。对电子档案的存储和传输，应采取安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或泄露。定期对档案进行安全检查，发现问题及时处理，并做好记录。十、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励。奖励形式包括荣誉证书、奖金、晋升等。2.