个人信息管理制度

个人信息管理制度一、总则（一）目的本个人信息管理制度旨在规范公司（以下简称"本公司"）对员工个人信息的收集、存储、使用、共享、转让、公开披露以及保护等活动，确保员工个人信息的安全与合法使用，同时符合相关法律法规的要求。（二）适用范围本制度适用于本公司全体员工以及在业务活动中涉及接触员工个人信息的第三方合作伙伴。（三）相关定义1.个人信息：指以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人身份或者反映特定自然人活动情况的各种信息，包括但不限于员工的姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、家庭住址、婚姻状况、学历、职业经历、薪资信息、健康状况、工作成果、个人账号及密码等。2.敏感个人信息：一旦泄露或者非法使用，容易导致自然人的人格尊严受到侵害或者人身、财产安全受到危害的个人信息，包括生物识别、宗教信仰、特定身份、医疗健康、金融账户、行踪轨迹等信息，以及不满十四周岁未成年人的个人信息。二、个人信息收集（一）收集原则1.合法、正当、必要原则：本公司在收集员工个人信息时，将遵循合法、正当、必要的原则，明确收集目的、范围和方式，并获得员工的明确同意（法律法规另有规定的除外）。2.最小化原则：仅收集实现业务功能所必需的员工个人信息，避免过度收集。（二）收集渠道与方式1.入职登记：在员工入职时，通过填写入职申请表等方式收集员工的基本个人信息，如姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、家庭住址、学历、职业经历等。2.内部系统：利用公司内部的人力资源管理系统、办公自动化系统等，收集员工在工作过程中产生的相关信息，如考勤记录、薪资信息、工作成果等。3.主动提供：员工根据公司业务需要，主动向公司提供某些特定的个人信息，如健康状况信息用于公司组织的健康体检等。（三）告知义务1.在收集员工个人信息前，本公司将以清晰、易懂的方式向员工告知以下事项：收集个人信息的目的、范围和方式。个人信息的使用规则，包括是否会共享、转让、公开披露等。员工对个人信息的权利，如查询、更正、删除等。拒绝提供个人信息可能对员工产生的影响。2.对于敏感个人信息的收集，将单独向员工进行特别告知，并获得员工的单独同意。告知方式可以采用书面形式（如签订专门的知情同意书）、电子形式（如通过内部系统推送通知并要求员工确认）等。三、个人信息存储（一）存储方式1.本公司将根据个人信息的类型、敏感程度以及存储期限等因素，选择合适的存储方式，包括但不限于本地服务器存储、云端存储等，并确保存储环境具备必要的安全防护措施。2.对于员工的敏感个人信息，将采取加密存储等额外的安全措施，确保信息在存储过程中的保密性和完整性。（二）存储期限1.本公司将根据法律法规要求、业务需要以及员工个人信息的性质等因素，合理确定个人信息的存储期限。2.一般情况下，员工离职后，与该员工相关的个人信息将在满足法律法规规定的最低存储期限后进行删除或匿名化处理。对于某些特殊情况（如涉及劳动纠纷、税务审计等），可能会根据实际需要延长存储期限，但会在相关事项结束后及时进行清理。（三）存储安全管理1.建立健全个人信息存储安全管理制度，明确存储设备的管理、维护、备份等要求，确保存储环境的安全性和稳定性。2.定期对存储设备进行检查、维护和更新，及时发现并处理存储过程中出现的安全隐患。3.制定数据备份计划，定期对个人信息进行备份，并将备份数据存储在安全的位置，以防止数据丢失或损坏。四、个人信息使用（一）使用目的本公司使用员工个人信息的目的主要包括但不限于以下方面：1.人力资源管理：用于员工的入职、离职、考勤管理、薪资核算、绩效评估、培训与发展等人力资源相关业务。2.内部运营：支持公司的日常运营管理，如工作任务分配、资源调配、业务流程优化等。3.合规要求：满足法律法规、监管机构以及行业标准等方面的合规要求。（二）使用规则1.本公司将严格按照收集时告知员工的目的使用个人信息，不得超出授权范围使用。2.在使用个人信息过程中，将采取必要的安全措施，确保信息的安全和保密，防止个人信息泄露、篡改或丢失。3.如需将个人信息用于其他目的，将再次向员工进行告知并获得其同意（法律法规另有规定的除外）。（三）数据分析与利用1.本公司可能会对收集到的员工个人信息进行数据分析和利用，以优化公司的人力资源管理策略、提升业务运营效率等。2.在进行数据分析时，将遵循合法、正当、必要的原则，确保分析结果的客观性和公正性，且不会对员工个人权益造成不利影响。3.分析结果仅用于公司内部决策支持，不会用于对员工进行不合理的评价、歧视或其他损害员工权益的行为。五、个人信息共享（一）共享原则1.本公司仅在必要的情况下与第三方共享员工个人信息，并确保第三方按照本制度的要求对个人信息进行保护。2.在共享个人信息前，将对第三方进行严格的评估和审查，确保其具备合法的资质、良好的信誉以及完善的信息安全管理体系。（二）共享范围1.人力资源服务提供商：如社保代缴机构、劳务派遣公司等，共享员工的基本个人信息及相关薪资信息等，以完成相应的人力资源服务。2.信息技术服务提供商：如系统维护公司、软件开发公司等，共享为实现公司业务系统正常运行所需的员工个人信息，但仅限于必要的范围内。3.业务合作伙伴：在与业务合作伙伴开展合作项目过程中，根据合作需要共享与项目相关的员工个人信息，如涉及项目执行的员工联系方式、工作成果等。（三）共享告知与协议1.在与第三方共享员工个人信息前，本公司将向员工告知共享的目的、涉及的第三方主体、共享的个人信息范围以及第三方对个人信息的保护责任等事项，并获得员工的明确同意（法律法规另有规定的除外）。2.与第三方签订书面的信息共享协议，明确双方在个人信息保护方面的权利和义务，包括信息安全保障措施、保密责任、违约责任等，确保第三方按照协议约定对个人信息进行妥善处理。六、个人信息转让（一）转让条件本公司原则上不会将员工个人信息转让给其他主体，但在发生公司合并、分立、出售、资产转让等情形时，可能涉及个人信息的转让。（二）转让告知与同意1.在发生个人信息转让的情形时，本公司将提前向员工告知转让的原因、涉及的受让方主体、转让的个人信息范围等事项，并获得员工的同意（法律法规另有规定的除外）。2.确保受让方按照本制度的要求对个人信息进行保护，并在转让前与受让方签订相关协议，明确双方在个人信息保护方面的权利和义务。七、个人信息公开披露（一）公开披露原则本公司将严格限制员工个人信息的公开披露，仅在法律法规允许的情况下，并经过员工明确同意后，才会进行公开披露。（二）公开披露情形1.法律法规要求披露的情况：如应司法机关、行政机关等的要求，依法提供员工个人信息。2.员工同意披露的情况：员工主动要求公开其个人信息，且公司判断公开披露不会对员工造成不利影响的。（三）公开披露程序1.在进行个人信息公开披露前，将对公开披露的必要性、合法性进行评估，并确保采取必要的措施保护员工的个人信息安全。2.根据不同的公开披露情形，按照相应的程序进行操作。例如，对于应司法机关等要求披露的情况，将严格按照法律程序进行配合；对于员工同意披露的情况，将要求员工签署书面同意书，并记录公开披露的相关信息。八、员工个人信息权利保障（一）查询权员工有权查询本公司收集、存储的其个人信息，包括信息的内容、存储位置、使用情况、共享情况等。员工可以通过向公司人力资源部门提出书面申请的方式行使查询权，公司将在收到申请后的[X]个工作日内予以答复，并提供相关信息。（二）更正权如果员工发现本公司收集、存储的其个人信息存在错误或不完整的情况，有权要求公司进行更正。员工应向公司提交书面更正申请，并说明需要更正的内容及理由。公司将在收到申请后的[X]个工作日内进行核实，并根据核实结果及时进行更正。（三）删除权在符合法律法规规定的情形下，员工有权要求本公司删除其个人信息。例如，个人信息处理目的已实现、处理期限已届满、员工撤回同意等。员工可以通过向公司人力资源部门提出书面申请的方式行使删除权，公司将在收到申请后的[X]个工作日内进行审查，并根据审查结果决定是否删除相关个人信息。如决定删除，将在[X]个工作日内完成删除操作，并确保相关信息在所有存储介质和系统中均被彻底清除。（四）其他权利员工还享有法律法规规定的其他与个人信息相关的权利，如反对权、限制处理权等。本公司将按照法律法规的要求，保障员工行使这些权利。九、监督与审计（一）内部监督1.本公司将建立内部监督机制，定期对个人信息管理活动进行自查，检查个人信息收集、存储、使用、共享、转让、公开披露等环节是否符合本制度的要求以及法律法规的规定。2.设立专门的监督岗位或指定专人负责个人信息管理的监督工作，对发现的问题及时进行整改，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）审计管理1.定期委托专业的审计机构对本公司个人信息管理情况进行审计，审计内容包括但不限于个人信息管理制度的执行情况、信息安全措施的有效性、员工个人信息权利保障情况等。2.根据审计结果，制定针对性的改进措施，不断完善个人信息管理体系，提高个人信息保护水平。十、培训与宣传（一）培训计划1.制定个人信息保护培训计划，定期组织公司员工参加个人信息保护相关的培训活动，提高员工对个人信息保护重要性的认识以及个人信息管理方面的技能。2.培训内容包括法律法规知识、本公司个人信息管理制度、个人信息保护操作流程等，确保员工了解个人信息保护的相关要求，并掌握在工作中正确处理个人信息的方法。（二）宣传活动1.通过内部公告、宣传手册、公司内部网站等多种渠道，宣传个人信息保护的相关知识和本公司个人信息管理制度，增强员工的个人信息保护意识。2.鼓励员工积极参与个人信息保护工作，如发现个人信息安全隐患或违规行为及时向公司报告。十一、违约责任与争议解决（一）违约责任1.对于违反本制度规定，导致员工个人信息泄露、丢失、篡改或其他不当处理的行为，本公司将追究相关责任人的责任，并根据造成的损失情况要求责任人承担相应的赔偿责任。2.对于因第三方违反与本公司签订的信息共享协议等导致员工个人信息出现问题的情况，本公司将按照协议约定追究第三方的违约责任，并采取措施尽量减少对员工造成的影响。（二）争议解决1.如员工与本公司在个人信息管理方面发生争议，双方应首先通