办公用品及耗材管理制度

办公用品及耗材管理制度一、总则1.目的为了加强公司办公用品及耗材的管理，规范办公用品及耗材的采购、使用、保管等行为，合理控制费用支出，提高办公效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的所有办公用品及耗材的管理。3.定义办公用品：指用于办公的各类物品，包括但不限于办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、复印机、传真机、电话机、文具、纸张、墨盒、硒鼓等。耗材：指办公设备及办公用品在使用过程中需要消耗的材料，如打印纸、复印纸、墨盒、硒鼓、色带、笔芯、文件夹等。二、管理职责1.行政部门负责制定办公用品及耗材的采购计划、预算，并组织实施采购工作。负责建立办公用品及耗材的库存管理制度，定期盘点库存，确保库存数量准确。负责办公用品及耗材的发放、回收及报废处理工作。负责对办公用品及耗材的使用情况进行监督检查，提出改进意见和建议。2.财务部门负责审核办公用品及耗材的采购预算、报销凭证等，确保费用支出合理合规。负责对办公用品及耗材的费用进行核算、统计和分析，定期向公司管理层汇报费用使用情况。3.各部门负责本部门办公用品及耗材的需求计划申报工作，合理控制办公用品及耗材的使用量。负责本部门办公用品及耗材的领用、保管和使用工作，确保办公用品及耗材的合理使用和安全保管。三、采购管理1.采购计划各部门应根据本部门的工作需要，于每月[具体日期]前向行政部门提交次月办公用品及耗材的需求计划。需求计划应详细列出所需办公用品及耗材的名称、规格、型号、数量等信息。行政部门根据各部门提交的需求计划，结合库存情况，汇总编制公司月度办公用品及耗材采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容，并报公司管理层审批。对于临时性或紧急性的办公用品及耗材需求，各部门应及时向行政部门提出申请，行政部门根据实际情况进行采购。2.供应商选择行政部门应通过多种渠道收集办公用品及耗材供应商信息，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、产品质量、价格、售后服务等内容。行政部门应定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果选择优质供应商。评估内容包括产品质量、价格、交货期、售后服务等方面。对于采购金额较大或重要的办公用品及耗材，应采取招标或询价等方式选择供应商，确保采购过程公开、公平、公正。3.采购实施行政部门根据审批后的采购计划，按照公司采购相关规定实施采购工作。采购方式包括集中采购、分散采购等。对于集中采购的办公用品及耗材，行政部门应与供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、售后服务等条款。对于分散采购的办公用品及耗材，行政部门应选择合适的采购方式，如直接采购、询价采购等，并确保采购过程合规。采购人员应严格按照采购合同或采购申请的要求进行采购，确保采购物品的质量、规格、型号等符合要求。4.采购验收办公用品及耗材到货后，采购人员应及时通知行政部门验收。行政部门应组织相关人员按照采购合同或采购申请的要求进行验收，确保采购物品的数量、质量、规格、型号等符合要求。验收合格的办公用品及耗材，应办理入库手续；验收不合格的办公用品及耗材，应及时与供应商联系，办理退换货手续。行政部门应建立采购验收记录，记录采购物品的名称、规格、型号、数量、供应商名称、验收日期、验收结果等信息。四、库存管理1.库存设置行政部门应设立办公用品及耗材仓库，用于存放办公用品及耗材。仓库应保持整洁、干燥、通风良好，确保办公用品及耗材的质量安全。仓库应按照办公用品及耗材的类别、规格、型号等进行分类存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。行政部门应建立办公用品及耗材库存台账，详细记录办公用品及耗材的入库、出库、库存数量等信息。库存台账应定期与实际库存进行核对，确保账实相符。2.库存盘点行政部门应定期对办公用品及耗材进行盘点，确保库存数量准确。盘点周期为每月一次，盘点工作应在月末进行。盘点时，应安排专人负责，对办公用品及耗材进行逐一清点，并记录实际库存数量。盘点结束后，应编制盘点报告，说明盘点情况及差异原因。对于盘点中发现的盘盈、盘亏情况，应及时查明原因，并按照公司相关规定进行处理。如因人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。3.库存安全仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备等，确保办公用品及耗材的安全。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。仓库钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。仓库应定期进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。对于存在安全隐患的办公用品及耗材，应及时采取措施进行处理，确保库存安全。五、发放管理1.发放原则办公用品及耗材的发放应遵循按需发放、节约使用的原则。各部门应根据实际工作需要，合理领取办公用品及耗材，避免浪费。对于价值较高或使用期限较长的办公用品，如电脑、打印机、复印机等，应实行以旧换新制度，回收的旧设备应妥善保管，统一处理。2.发放流程各部门需要领取办公用品及耗材时，应填写《办公用品及耗材领用申请表》，注明领用物品的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字审批。《办公用品及耗材领用申请表》提交至行政部门后，行政部门仓库管理人员应根据库存情况进行审核。如库存充足，应及时发放；如库存不足，应及时通知采购人员进行采购。仓库管理人员发放办公用品及耗材时，应按照《办公用品及耗材领用申请表》的要求进行发放，并在申请表上签字确认。同时，应在库存台账上记录发放日期、领取部门、领取人、发放物品名称、规格、型号、数量等信息。各部门领取办公用品及耗材后，应妥善保管和使用，不得随意丢弃或转借他人。如因工作需要，确需转借他人的，应经部门负责人同意，并办理相关手续。六、使用管理1.使用培训行政部门应定期组织办公用品及耗材使用培训，提高员工的使用技能和节约意识。培训内容包括办公用品及耗材的正确使用方法、维护保养知识、节约使用技巧等。对于新入职员工，行政部门应在入职培训时进行办公用品及耗材使用培训，使其尽快熟悉公司的办公用品及耗材管理制度和使用要求。2.使用监督行政部门应加强对办公用品及耗材使用情况的监督检查，定期对各部门的办公用品及耗材使用量进行统计和分析，发现异常情况及时查明原因，并采取措施进行处理。各部门负责人应负责本部门办公用品及耗材的使用管理工作，督促员工节约使用办公用品及耗材，杜绝浪费现象。员工应自觉遵守办公用品及耗材管理制度，正确使用办公用品及耗材，如发现损坏或故障应及时报告行政部门进行维修或更换。3.节约措施鼓励员工双面使用纸张，减少纸张浪费。合理设置打印机、复印机等设备的打印、复印参数，避免过度打印和复印。提倡使用电子文档，减少纸质文件的制作和传递。及时关闭电脑、打印机、复印机等设备电源，减少能源浪费。七、报废管理1.报废标准办公用品及耗材符合下列条件之一的，可申请报废：已超过使用年限，且无法正常使用的。因损坏、故障等原因，无法修复或修复成本过高的。因技术更新、业务调整等原因，不再使用的。2.报废流程各部门需要报废办公用品及耗材时，应填写《办公用品及耗材报废申请表》，注明报废物品的名称、规格、型号、数量、购置时间、报废原因等信息，并经部门负责人签字审批。《办公用品及耗材报废申请表》提交至行政部门后，行政部门应组织相关人员进行审核。审核内容包括报废物品的实际情况、报废原因是否合理等。审核通过的报废申请，行政部门应安排专人负责报废物品的回收和处理。报废物品应妥善保管，不得随意丢弃。对于可回收利用的报废物品，应进行分类回收，交予专业回收公司处理；对于不可回收利用的报废物品，应按照环保要求进行处理。行政部门应建立办公用品及耗材报废台账，记录报废物品的名称、规格、型号、数量、购置时间、报废日期、回收处理情况等信息。八、费用管理1.预算管理财务部门应根据公司年度工作计划和办公用品及耗材使用情况，编制公司年度办公用品及耗材采购预算。采购预算应明确采购项目、金额、时间等内容，并报公司管理层审批。行政部门应严格按照审批后的采购预算进行采购，不得超预算采购办公用品及耗材。如因特殊原因需要调整采购预算，应及时报公司管理层审批。2.报销管理办公用品及耗材采购报销时，应提供合法有效的发票，并填写《费用报销单》，注明采购物品的名称、规格、型号、数量、金额、用途等信息。《费用报销单》应经部门负责人签字审批后，提交至财务部门审核。财务部门应按照公司财务制度的规定进行审核，审核通过后予以报销。对于采购金额较大的办公用品及耗材，应实行转账支付，不得使用现金支付。3.费用分析财务部门应定期对办公用品及耗材的费用进行分析，分析内容包括费用支出情况、费用变动趋势、费