OMB-07-13保密管理制度

OMB-07-13保密管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密管理，确保公司商业秘密和敏感信息的安全，维护公司合法权益，特制定本保密管理制度。本制度适用于公司全体员工以及与公司有业务往来的外部合作伙伴、供应商、客户等相关人员。（二）适用范围本制度所涉及的保密信息包括但不限于公司的产品研发资料、市场策略、财务数据、客户信息、技术方案、业务流程、管理文件等各类涉及公司商业秘密和敏感信息的内容。（三）保密原则1.合法合规原则：公司保密管理活动严格遵守国家法律法规以及相关行业规定。2.预防为主原则：通过完善制度、加强教育、强化技术防护等手段，预防保密信息泄露事件的发生。3.最小化原则：严格限定知悉保密信息的人员范围，确保信息仅在必要的范围内流转和使用。4.全程管控原则：对保密信息的产生、存储、传输、使用、共享、销毁等全过程进行严格管理和监控。二、保密机构与职责（一）保密委员会公司设立保密委员会，由公司高层管理人员组成，负责全面领导和决策公司的保密工作。保密委员会职责如下：1.审议并批准公司保密管理制度、策略和规划。2.协调解决公司保密工作中的重大问题。3.监督检查公司保密制度的执行情况，对违反保密制度的行为进行处理和决策。4.定期评估公司保密工作的整体状况，根据公司业务发展和外部环境变化，适时调整保密策略和措施。（二）保密管理部门公司指定专门的部门作为保密管理部门，负责日常保密管理工作的组织、协调和实施。保密管理部门职责如下：1.制定和完善公司保密管理制度、流程和规范，并负责监督执行。2.组织开展保密宣传教育活动，提高员工的保密意识和技能。3.负责保密信息的分类、标识、存储、传输、使用、共享、销毁等环节的具体管理工作。4.建立和维护公司保密档案，记录保密工作开展情况以及保密信息的相关流转过程。5.对公司各部门的保密工作进行指导和监督检查，及时发现和纠正存在的问题。6.受理和调查公司内部的保密违规事件，提出处理建议，并跟踪处理结果。（三）各部门保密责任人公司各部门负责人为本部门保密工作的第一责任人，负责组织本部门员工学习和遵守公司保密制度，落实本部门的保密措施，确保本部门保密信息的安全。各部门保密责任人职责如下：1.负责组织本部门员工签订保密协议，明确员工的保密义务和责任。2.对本部门员工进行保密教育和培训，提高员工的保密意识和技能。3.定期检查本部门保密工作的执行情况，发现问题及时整改。4.对涉及本部门的保密信息进行严格管理，确保信息流转过程中的安全。5.协助保密管理部门调查处理本部门发生的保密违规事件。（四）员工保密义务公司全体员工应自觉遵守本保密管理制度，履行保密义务，具体如下：1.严格遵守公司保密制度和操作规程，不泄露公司保密信息。2.妥善保管个人持有的涉及公司保密信息的载体，如文件、资料、磁盘、光盘等，防止丢失、被盗或损坏。3.在使用公司保密信息时，严格按照规定的范围和程序进行，不得擅自扩大知悉范围或用于非工作目的。4.发现保密信息可能泄露或已经泄露时，应立即采取措施，并及时向公司保密管理部门报告。5.离职时，应将个人持有的涉及公司保密信息的载体全部归还公司，并办理相关保密交接手续。三、保密信息的分类与标识（一）保密信息分类根据公司保密信息的重要性、敏感性和影响范围，将保密信息分为以下几类：1.核心商业秘密：涉及公司核心竞争力、重大利益或对公司生存和发展具有关键影响的信息，如公司独特的技术配方、工艺诀窍、核心算法、重大业务合作项目、未公开的财务报表等。2.重要商业秘密：对公司业务运营、市场竞争有重要影响的信息，如公司的市场策略、客户名单、销售渠道、产品研发计划、关键业务流程等。3.一般商业秘密：虽不属于核心或重要商业秘密，但仍具有一定商业价值且需要保密的信息，如一般性的业务文档、技术资料、内部管理文件等。（二）保密标识对确定为保密信息的文件、资料、电子数据等，应按照以下规定进行标识：1.在纸质文件的封面左上角加盖"保密"印章，并注明保密等级（核心商业秘密、重要商业秘密、一般商业秘密）。2.对于电子文档，应在文件属性中设置保密标识，并标注保密等级，同时在文件标题前添加相应的保密等级标识（如[核心商业秘密]XX文件）。3.对于存储保密信息的介质（如磁盘、光盘、U盘等），应在介质表面显著位置粘贴保密标签，注明保密等级和保密期限。四、保密信息的存储与保管（一）存储场所1.公司应设立专门的保密档案室或保密存储区域，用于存放纸质保密文件和资料。保密档案室或存储区域应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，并实行专人管理。2.对于电子保密信息，应存储在公司内部的安全服务器或存储设备上，并采取加密存储、访问控制等安全措施。存储设备应定期进行备份，备份数据应存储在不同的物理位置。（二）存储要求1.保密信息应按照类别和保密等级进行分类存储，便于查找和管理。2.纸质保密文件和资料应妥善装订、编号，并建立详细的目录清单。电子保密信息应进行规范的命名和分类，确保信息的完整性和可追溯性。3.存储保密信息的场所应设置明显的标识，非授权人员不得进入。进入保密存储区域的人员应进行登记，并遵守相关管理规定。（三）保管责任1.保密档案室或存储区域的管理人员负责保密信息的日常保管工作，确保信息的安全和完整。管理人员应定期对存储的保密信息进行检查和盘点，发现问题及时报告并处理。2.各部门应指定专人负责本部门保密信息的保管，确保信息存储在安全的环境中，并按照规定进行标识和分类。3.员工个人对其持有的涉及公司保密信息的载体负有保管责任，应妥善存放，防止信息泄露。五、保密信息的传输与使用（一）传输方式1.公司内部传输保密信息应优先采用公司内部网络或加密的通信渠道，避免通过公共网络或不可信的通信工具传输。2.如需通过外部网络传输保密信息，应采取加密传输措施，如使用加密软件或虚拟专用网络（VPN）等，确保信息在传输过程中的安全性。3.在使用移动存储设备传输保密信息时，应先对设备进行病毒查杀和加密处理，并确保设备的安全性。禁止使用未经公司批准的移动存储设备传输保密信息。（二）传输审批1.因工作需要传输保密信息的，应填写《保密信息传输审批表》，详细说明传输的信息内容、传输对象、传输目的、传输方式等，并经部门负责人审核、保密管理部门审批后方可进行传输。2.对于涉及核心商业秘密的信息传输，须经保密委员会批准。（三）使用规范1.员工在工作中因业务需要使用保密信息时，应严格按照规定的范围和程序进行，不得擅自扩大使用范围或用于非工作目的。2.使用保密信息的过程中，应采取必要的安全措施，防止信息泄露。如使用完毕后，应及时关闭相关设备或软件，妥善保管存储有保密信息的载体。3.禁止在连接互联网的计算机上存储、处理和使用涉及公司保密信息的文件。如需在外部设备上使用保密信息，应先对设备进行安全检查，并采取相应的保密措施。六、保密信息的共享与披露（一）共享原则1.保密信息的共享应遵循"最小化、必要性"原则，严格限定共享的范围和对象，确保信息仅在必要的情况下共享给相关人员。2.共享保密信息前，应评估共享的风险，并采取相应的防范措施，确保信息的安全性和可控性。（二）共享审批1.公司内部各部门之间如需共享保密信息，应填写《保密信息共享审批表》，明确共享信息的内容、共享对象、共享目的、共享期限等，并经双方部门负责人审核、保密管理部门审批后方可进行共享。2.对于涉及核心商业秘密的信息共享，须经保密委员会批准。3.与外部合作伙伴、供应商、客户等共享保密信息时，应签订保密协议，明确双方的权利和义务，并按照协议规定的程序进行审批。审批通过后，方可向外部方提供保密信息。（三）披露限制1.未经公司书面授权，任何员工不得向第三方披露公司保密信息。2.在涉及法律诉讼、政府监管等特殊情况下，如确需披露公司保密信息，应按照公司的相关规定进行审批，并采取必要的措施保护公司的利益。在披露前，应及时通知公司保密管理部门，并配合公司做好相关应对工作。七、保密信息的销毁（一）销毁范围1.已过保密期限或不再需要保留的保密信息。2.因各种原因导致保密信息失去使用价值或存在安全隐患的信息。（二）销毁方式1.对于纸质保密文件和资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、内容、数量等，并由专人负责监督。2.对于电子保密信息，应采用数据擦除、格式化、物理销毁存储介质等方式进行销毁，确保信息无法恢复。销毁过程同样应进行记录，并由专人监督。（三）销毁审批保密信息的销毁应填写《保密信息销毁审批表》，经部门负责人审核、保密管理部门审批后方可进行销毁。对于涉及核心商业秘密的信息销毁，须经保密委员会批准。八、保密监督与检查（一）监督机制1.保密管理部门负责定期对公司保密制度的执行情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.公司内部设立保密监督举报渠道，鼓励员工对发现的保密违规行为进行举报。保密管理部门对举报信息应及时进行调查处理，并对举报人予以保密和适当奖励。（二）检查内容1.保密制度的执行情况，包括员工对保密制度的知晓程度、保密协议的签订情况、保密标识的使用情况等。2.保密信息的存储、传输、使用、共享、销毁等环节的管理情况，如存储场所的安全性、传输方式的合规性、使用审批的执行情况等。3.员工的保密意识和技能，通过开展保密培训效果评估、日常工作观察等方式进行检查。（三）检查频率保密管理部门应定期开展保密检查工作，原则上每年不少于[X]次全面检查，并根据公司业务发展和实际情况适时增加检查频次。对于重点部门、关键岗位或涉及重要保密信息的项目，应进行不定期的专项检查。九、保密违规处理（一）违规行为界定公司员工如有下列行为之一的，视为违反保密制度：1.故意或过失泄露公司保密信息。2.未经授权擅自复制、传播、使用公司保密信息。3.违反保密信息存储、传输、使用、共享、销毁等规定，导致保密信息泄露或存在安全隐患。4.拒绝配合公司保密管理工作，不遵守保密制度和操作规程。5.其他违反公司保密制度的行为。（二）处理措施1.对于违反保密制度的员工，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、罚款、降职、辞退等。2.如因员工违反保密制度给公司造成经济损失的，公司将依法要求其承担赔偿责任。3.对于违反保密制度的外部合作伙伴、供应商、客户等，公司将按照签订的保密协议