公司比价采购管理制度

公司比价采购管理制度一、总则1.目的为规范公司采购行为，加强采购成本控制，确保采购物资性价比最优，特制定本管理制度。通过比价采购，在保证物资质量和满足业务需求的前提下，降低采购成本，提高公司经济效益。2.适用范围本制度适用于公司内部所有采购项目，包括但不限于原材料、设备、办公用品、服务等的采购活动。3.比价采购原则公平公正原则：所有参与比价的供应商应在平等的条件下竞争，采购部门应公正地对待每一个供应商，不得偏袒任何一方。质量优先原则：在满足质量要求的前提下进行比价，确保所采购物资能够满足公司生产经营的实际需要。成本效益原则：通过合理的比价，选择性价比最高的供应商和采购方案，实现采购成本的有效控制。诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，严格履行采购合同和相关承诺。二、比价采购流程采购申请1.各部门根据业务需求填写《采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、技术要求、预计到货时间等信息。2.部门负责人对采购申请进行审核，确保申请内容真实、合理，并签字确认。3.将审核通过的《采购申请表》提交至采购部门。采购需求分析1.采购部门接到采购申请后，对采购物资进行进一步的需求分析。与申请部门沟通，了解物资的具体使用场景和特殊要求，确保采购规格和标准准确无误。2.根据采购物资的特点和市场情况，确定采购方式，如招标采购、询价采购、竞争性谈判等，并制定相应的采购计划。供应商选择与邀请1.供应商库建立采购部门应建立并维护公司的供应商库，对供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等进行评估和记录。2.供应商选择根据采购需求，从供应商库中筛选出符合要求的潜在供应商。对于新的采购项目，可通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式寻找潜在供应商。3.邀请供应商向选定的供应商发出《采购询价邀请函》或《采购招标邀请函》等，明确采购物资的详细要求、报价截止时间、交货地点等信息，邀请供应商参与比价。供应商报价1.供应商收到邀请函后，按照要求准备报价文件。报价文件应包括物资的价格、规格、型号、数量、质量标准、交货期、售后服务承诺等内容。2.供应商应在规定的报价截止时间前，将密封的报价文件送达采购部门或通过指定的电子方式提交报价。比价与评估1.比价采购部门收到供应商的报价后，对各供应商的报价进行整理和对比。对比内容包括价格、质量、交货期、售后服务等方面，计算出各供应商的综合得分。2.评估采购部门组织相关人员（如技术部门、使用部门等）对供应商的报价文件进行评估。评估人员根据采购物资的技术要求、质量标准、实际使用需求等，对供应商的产品质量、技术方案、售后服务等进行打分。3.综合评审将价格得分和评估得分按照一定的权重进行综合计算，得出各供应商的最终得分。根据最终得分，确定排名靠前的供应商作为候选中标供应商。采购决策1.采购部门将比价评估结果提交至采购决策小组。采购决策小组由公司管理层、采购部门负责人、相关技术专家等组成。2.采购决策小组根据比价评估结果、公司采购政策和实际业务需求，进行最终的采购决策，确定中标供应商。3.如采购金额较大或情况较为复杂，采购决策小组可召开专门会议进行讨论和决策，并形成会议纪要。合同签订1.采购部门与中标供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.在签订合同前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规和公司要求。审核通过后，由公司法定代表人或授权代表签字盖章。采购执行与验收1.采购执行采购部门按照采购合同的约定，跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保物资按时、按质、按量供应。2.到货通知物资到货前，采购部门应提前通知使用部门和质量检验部门做好验收准备。3.验收使用部门和质量检验部门按照合同要求和相关标准对采购物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、外观等方面。如发现物资存在质量问题或与合同约定不符，应及时通知采购部门与供应商协商解决。4.验收报告验收合格后，验收人员应填写《采购验收报告》，详细记录验收情况，并签字确认。《采购验收报告》作为支付货款的重要依据。付款1.采购部门根据合同约定和验收报告，填写《付款申请单》，注明付款金额、付款方式、收款单位等信息。2.《付款申请单》经采购部门负责人、财务部门审核后，提交至公司管理层审批。3.公司管理层审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间向供应商支付货款。三、比价采购监督与管理1.内部监督公司内部审计部门定期对比价采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购决策是否合理、采购成本是否得到有效控制等。采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的管理和监督，防止采购过程中出现违规行为。2.供应商管理采购部门应定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等情况，调整供应商在供应商库中的排名和合作策略。对于出现质量问题、交货延迟、价格欺诈等不良行为的供应商，采购部门应及时采取措施，如暂停合作、降低信用等级、取消供应商资格等。3.档案管理采购部门应建立比价采购档案，对采购项目的相关文件、资料进行整理和归档。档案内容包括采购申请表、采购询价邀请函、供应商报价文件、比价评估报告、采购合同、验收报告等。档案保存期限应符合公司档案管理规定。四、违规处理1.对于在比价采购过程中违反本制度规定的采购人员和相关责任人，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处罚。2.如发现供应商存在提供虚假报价、串通投标、以次充好、贿赂采购人员等违规行为，采购部门应立即终止与该供应商的合作，并依法追究其法律责任。3.因违规行为给公司造成经济损失的，责任人员和相关供应商应承