会议活动免责协议

会议活动免责协议编号：__________

甲方：[甲方全称]

地址：[甲方地址]

乙方：[乙方全称]

地址：[乙方地址]

鉴于甲方拟举办会议活动，乙方愿意参加该活动，为明确双方的权利义务，经双方友好协商，特订立本协议。

一、合同目的

本协议旨在明确甲方举办会议活动的相关事宜，乙方参与活动的权利义务，以及双方在活动过程中可能产生的免责事项。

二、合同背景

甲方举办会议活动，旨在促进交流、分享经验，乙方自愿参加，并愿意遵守会议活动相关规定。

三、合同期限

本协议自双方签字盖章之日起生效，至会议活动结束之日止。

双方的责任和义务：

一、甲方责任和义务

1.甲方负责会议活动的策划、组织与实施，确保活动顺利进行。

2.甲方应提前向乙方提供会议活动的相关信息，包括活动时间、地点、议程等。

3.甲方负责会议活动场所的预订、布置，确保场所符合活动需求。

4.甲方应确保会议活动期间的设备、设施正常运行，为乙方提供必要的协助。

5.甲方应对乙方在活动期间的人身安全负责，采取必要的安全措施。

6.甲方应按照协议约定，对乙方在活动期间产生的合理费用进行报销。

7.甲方应遵守国家法律法规，确保会议活动内容合法、合规。

二、乙方责任和义务

1.乙方应按时参加会议活动，遵守活动纪律，尊重他人。

2.乙方应按照甲方要求，提供必要的个人信息，以便甲方进行活动安排。

3.乙方应自行承担在活动期间的个人费用，如交通、住宿等。

4.乙方应遵守会议活动规定，不得从事违法、违规行为。

5.乙方不得在活动期间进行商业推销、宣传等活动。

6.乙方应积极配合甲方工作，对活动过程中出现的问题及时与甲方沟通。

7.乙方不得将活动信息泄露给第三方，否则甲方有权追究其法律责任。

三、双方权利

1.甲方有权要求乙方遵守会议活动规定，并对违反规定的行为进行处理。

2.甲方有权要求乙方提供必要的信息，以便活动顺利进行。

3.乙方有权要求甲方提供活动相关信息，并保障其合法权益。

4.乙方有权对活动过程中出现的问题提出意见和建议。

四、双方义务

1.甲方有义务确保会议活动的合法性、合规性。

2.甲方有义务为乙方提供必要的服务和支持。

3.乙方有义务遵守会议活动规定，维护活动秩序。

4.乙方有义务配合甲方工作，共同维护活动顺利进行。

合同金额与支付方式：

一、合同金额

本次会议活动合同金额为人民币[合同金额]元，包括但不限于活动策划费、场地租赁费、设备使用费、人员服务费等。

二、支付方式

1.首付款：甲方应在签订本协议后[首付款支付天数]个工作日内向乙方支付合同金额的[首付款比例]%作为首付款，即人民币[首付款金额]元。

2.活动前支付：甲方应在会议活动前[活动前支付天数]个工作日内向乙方支付合同金额的[活动前支付比例]%作为活动前支付，即人民币[活动前支付金额]元。

3.活动期间支付：甲方应在会议活动期间，根据实际发生的费用向乙方支付剩余款项，支付比例为实际发生费用的[活动期间支付比例]%。

4.活动结束后支付：甲方应在会议活动结束后[活动结束后支付天数]个工作日内，向乙方支付合同金额的剩余部分，即人民币[活动结束后支付金额]元。

三、支付条件

1.甲方支付款项前，应确认乙方已按照协议约定提供相应服务或达到约定的交付条件。

2.甲方支付款项时，应向乙方提供正规发票或收据。

3.乙方收到款项后，应向甲方提供相应的服务或完成约定的交付内容。

四、额外费用

1.若在活动期间发生超出合同约定金额的额外费用，双方应根据实际情况协商确定，并由甲方承担。

2.额外费用应在发生后的[额外费用支付天数]个工作日内由甲方支付给乙方。

五、违约责任

若任何一方违反支付义务，应承担相应的违约责任，包括但不限于支付违约金、赔偿损失等。

六、支付方式变更

双方协商一致后，可以书面形式变更支付方式，变更后的支付方式与本协议具有同等法律效力。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.若甲方未能按照协议约定支付款项，应向乙方支付合同金额的[违约金比例]%作为违约金。

2.若甲方未能按照协议约定提供服务或达到交付条件，应承担相应的赔偿责任。

3.若乙方未能按时参加活动或违反活动规定，应承担相应的违约责任，包括但不限于赔偿甲方因此遭受的损失。

4.若任何一方违反保密条款，泄露对方商业秘密，应承担相应的法律责任。

二、争议解决

1.双方在履行本协议过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决。

2.若协商不成，任何一方均有权将争议提交至[仲裁机构名称]进行仲裁。

3.仲裁裁决为终局裁决，对双方均有约束力。

4.若双方均同意，争议也可通过诉讼方式解决，诉讼应向[管辖法院名称]提起。

5.诉讼过程中，双方应积极配合法院调查取证，提供相关证据。

三、适用法律

本协议的订立、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院

对于因本协议产生的或与本协议有关的任何争议，双方同意提交至[管辖法院名称]法院管辖。

五、不可抗力

1.如因不可抗力导致任何一方无法履行本协议，该方应立即通知对方，并采取一切合理措施减轻不可抗力的影响。

2.不可抗力事件持续超过[不可抗力持续时间]日的，双方有权解除本协议，并互不承担违约责任。

六、其他

1.本协议的任何修改或补充均应以书面形式进行，并由双方签字盖章。

2.本协议未尽事宜，双方可另行协商解决。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效，但须满足以下条件：

1.双方已就本协议内容达成一致意见；

2.双方已按照协议约定履行了各自的义务；

3.本协议已按照相关法律法规的规定完成必要的审批、登记手续。

二、有效期

本协议的有效期为[协议有效期]，自协议生效之日起计算。

三、变更与终止条款

1.变更：本协议的任何变更均应以书面形式进行，并由双方签字盖章。未经双方书面同意，任何一方不得单方面变更本协议。

2.终止：本协议在以下情形下终止：

a.双方协商一致，书面同意终止本协议；

b.一方违约，另一方在收到违约通知后[违约通知期限]日内未采取补救措施，且违约行为无法得到纠正；

c.因不可抗力导致本协议无法履行，经双方协商一致，书面确认终止；

d.本协议约定的其他终止条件成就。

3.终止后的处理：

a.双方应立即停止履行本协议项下的权利义务；

b.双方应按照本协议约定，对已发生的费用进行结算；

c.双方应相互返还因履行本协议而获得的财产或利益。

四、通知

1.除非本协议另有约定，任何一方发出的通知应以书面形式，通过挂号信、特快专递或双方约定的其他方式送达对方。

2.通知自送达对方之日起生效。

五、协议的完整性和解释

1.本协议构成双方之间就协议事项的完整协议，取代了之前所有口头或书面协议。

2.本协议的标题仅为方便查阅，不构成协议的组成部分，不影响协议的解释。

六、其他

1.本协议的任何条款如因任何法律、法规的变更或无效而被判定为无效，不影响其他条款的效力。

2.本协议的任何部分不得转让或抵押，未经对方书面同意，任何一方不得将其权利和义务转让给第三方。

3.本协议的任何违反或未能履行均不应视为放弃对后续违反或未能履行的权利。

4.本协议的任何未尽事宜，双方应协商解决。

附件：

一、需求文档

1.会议活动需求说明书，包括活动目标、预期成果、参与人员、活动时间、地点等详细信息。

2.参会人员名单，包括姓名、职务、联系方式等。

二、设计方案

1.会议活动场地布置图，包括座位安排、舞台布置、投影设备位置等。

2.活动流程图，展示活动各个阶段的安排和衔接。

三、技术规格

1.会议活动所需设备的技术参数，如音响系统、投影仪、灯光设备等。

2.网络设备配置要求，包括网络带宽、IP地址分配等。

四、各类证件复印件

1.甲方举办会议活动的相关证件复印件，如营业执照、组织机构代码证等。

2.乙方参加活动的相关证件复印件，如身份证、工作证等。

3.会议活动所需的场地使用证明复印件。

五、其他辅助材料

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