工程资料管理制度

工程资料管理制度

1目的

1.1为了建立健全集团公司开辟项目工程资料管理，完整、准确、系统地管理好工

程资料档案，充分发挥工程资料档案在投资、开辟工作中的重要作用，为公司提高工程

管理和投资效益提供更好的服务。

1.2工程资料是指整个建设项目从前期、开工、施工、竣工及验收、备案全过程中

形成的有归档保存价值的文件资料，包括在此过程中形成的文字材料、图纸、图表、声

像材料和其它载体。

2工程资料的归档范围

2.1对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值

的各种载体的资料，均应采集齐全，整理立卷后归档。

2.2工程资料的具体归档范围应符合《建设工程文件归档范围和保管期限表》的要

求。

3工程文件材料的质量要求

3.1工程资料应字迹清晰、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备（不能代签或

者打印）。

3.2复印、打印文件材料及照片的字迹、线条和影像的清晰及坚固度应符合规定的

质量要求。

3.3工程资料应为原件，复印件必须注明原件的存放地，经办人并加盖原件存放单

位的公章。

3.4工程资料的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方

面的技术规范、标准和规程。

3.5工程资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4工程施工过程中的资料检查：

工程部资料员在工程施工过程中不定期检查（每月必检一次）施工单位、监理单位

的质量验收和安全资料，及时检查资料是否按国家质量/安全验收规范、地方主管部门

相关文件要求编制，与施工现场是否同步，原材料、试件等是否按规范留置、送检发现有

缺漏的，列出缺漏清单，催促施工、监理单位及时补齐。

必须检查的施工阶段:项目开工前；基础、主体等各分部工程验收前；竣工验收前二

个月。

5工程资料的接收：

5.1递件单位提供给工程部的工程资料（工程技术文件、来文、图纸、资料）由部

门资料员统一接收，并应填写《工程资料接收记录》和《收文登记表》。

5.2工程部或者其它部门从外单位带回或者通过其它途径收到的工程文件，一律交

资料员，并应登记。

5.3对接收的工程资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知寄发

单位补发。

5.4对接收的工程资料应及时建立工程资料接收总登记台账和分类台账（簿式台帐

和电子台帐）。

5.5对各单位提供的不符合规定的档案资料文件，资料室有权退回归档单位，归档

单位应按资料室的有关要求进行整改，直至提交符合规定要求的归档资料。

5.6凡因工程文件材料归档入完整，不符合有关归档规定者,不能进行工程决算、工

程款支付,各项工程款的付款必须由资料室对竣工资料签收合格后支付。

5.7工程档案在工程项目竣工验收后一个半月内由施工单位向建设方提交完整、准

确、并经各参建方有关负责人签章的工程技术档案资料。

5.8施工方要按合同约定的份数移交工程竣工资料到公司资料室，在取得资料室资

料员接收资料的确认签字后，才干与公司成本部、财务部进行结算工作。移交归档材料

必须填好移交清单，一式两份，移交人和资料室接收人双方在移交清单上签字，各自保

存一份，以备存查。

5.9凡归档的文件材料，如天符合有关规定和标准的，资料室有权不接收。

5.10凡不按归档范围、时间、要求归档的，资料室有权追查。

6工程资料的发放

6.1分发外单位和部门的工程资料（工程技术文件、发文、图纸、资料）由部门资

料员统一办理。

6.2呈送上级单位的工程资料由工程部（项目部）确定发放单位、部门及份数。

6.3工程部份发的图纸资料应编制《图纸资料分发清单》，分发的图纸资料至少预

留一份，连同《图纸资料分发清单》原件存档。

6.4为避免工程资料分发过程中可能浮现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定

专人领取，并电话或者书面通知部门资料员，剖门资料员填写《图纸资料发放领取登记

表》。

7设计变更、工程联系单管理规定

7.1设计变更、工程联系单统一由部门资料员按设计变更、工程联系单中所指定的

部门及时分发并建立签收记录。

7.2设计变更、工程联系单原件一律及时归档保存。

8工程资料的保管

8.1及时将采集的资料、图纸等，整理分类、编写目录，装订成册，在保管过程中，

严格遵守档案接收、查阅、出借、归还的登记制度。

8.2归档的资料要完整、系统、准确。

8.3资料按类别存放，在相应的档案盒上贴上标签。

8.4做好资料的“防火、防盗、防潮、防尘”工作，档案柜必须加锁。

8.5保存的工程资料每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处

理。

9声像资料管理办法

9.1工程施工声像资料主要是指施工过程管理活动中直接形成的，具有保存价值的

照片、影片、光盘及磁性载体，以声像为主,辅以文字说明的历史记录。

9.3.1.1建设工程声像档案归档内容是指整个工程建设过程，从原貌、施工到竣工

验收等一系列活动中，用照片、录相等形式现场采集的有保持价值的工程声像素材以及

后期整理成果。

9.3.1.2录制、拍摄的内容必须真实、准确、完整，与实际工程相符。

9.3.1.3应按照工程施工顺序进行拍摄,保持画面之间的有机联系。

工程项目如果为多个单位工程，各单位工程的名称必须标示清晰，各单位工程的内

容应保持完整和连续。

工程照片必须是原版、原件，底片与正片相符，底片不得磨损、划伤、有污渍，胶卷、

相纸应选择质地良好的产品。

(1)照片应当主题明确，画面清晰完整，色采还原准确，无污染，被摄主体不能有明

显失真变形现象。

(2)照片规格为6英寸光面彩色照片，无需过塑，同时附照片对应的元数据光盘和

文字说明。照片文字说明包括拍摄照片的事由、时间、地点、人物、背景、摄影者。

(3)数码照片应当使用不低于800万像素的数码相机拍摄，图象格式为JPEG格式

不能进行压缩、修改、添加、合成、挖补等编辑处理(为提高画面质量、增强画面效果

所做的技术后期处理除外)。。手机拍摄、电脑合成的照片不能作为归档的照片。

9.3.2编制要求

9.3.2.1分类：同一工程项目内按照建设程序、问题等进行分类。

9.3.2.2罗列:按照分类方案，结合时间和重要程度等进行罗列。

9.3.2.3编号:照片号是固定和反映每张照片在整个工程项目照片中的代码，同一

个工程项目的照片应连续编号，从“1”开始按顺序编号。

9.3.2.4入册:应按照分类、罗列顺序将照片固定在芯页上,组成照片册。应使用国

家规定的标准照片册。

9.3.2.5说明：分单张照片说明和组合照片说明两种。

(1)单张照片说明的格式:每张照片要对应填写一张著录卡片，采用横写格式，分段

书写。其格式如下：

照片号(底片号)：即照片的编号

参见号：由档案保管单位填写

题名：简明概括、准确反映照片的基本内容

时间:用8位阿拉伯数字表示，如20XX1013

地点:工程所在地点

摄影者:普通填写个人，必要时可加写单位

(2)每张照片要对应填写一张著录卡片，题名的正确书

写：

工程名称+(栋、标段)十部位(详细施工内容)

(3)组合照片说明的填写：

一组(若干张)联系密切的照片按顺序罗列后，可拟写组合照片总说明。

组合照片总说明应概括揭示该组照片所反映的主要信息内容及其他需要说明的事项。

总说明中应指出所含照片的起止张号和数量。组合照片普通不宜越册。

(4)照片册卷内目录

卷内目录罗列在卷内文件首页之前。

(5)照片册脊背

卷盒封面无须填写,照片夹脊背的“案卷号”栏留空。“题名”栏填写业主和工程

名称，“年度”填写移交时所属年份，脊背要求用70g牛皮纸打印好后粘贴。

9.3.2.6装具:使用符合GB/TU821-1989/20XX标准的6英寸照片档案册。照片

说明、卷内目录、照片档案册脊背统一用黑白激光打印机打印。

9.4视频档案要求

9.4.1技术要求

9.4.1.1工程录相档案资料应当主题明确，主题明确、内容真实、联贯简洁、影像

清晰、镜头平稳。专题片普通按整个项目时间顺序制作。

(1)工程录相档案资料应当使用专业级别摄像机，配以合适稳固的脚架，记录信号

为数字方式，清晰度在2k(1920XX080像素)以上。

(2)录相档案资料应配有相应的文字说明，反映录制时间、地点、内容、人物、背

景及拍摄者。

9.4.1.2建设工程声像档案素材全部做完后，应填写声像档案卷内目录。

9.4.1.3录相资料需剪辑,根据工程项目等级制作成工程简介视频短片或者专题

片，视频短片配解说字幕、背景音乐，专题片还须人工配音。字幕、图象画面要同步

准确。视频短片或者专题片输出格式为高清格式，像素1920XX080,编码格式为HD

H.264MPEG-4AVCVIDEO或者HDH264QUICKTIMEVIDEO,总比特率不能低于30mbps,

帧速率每秒25帧或者50帧。

9.4.1.4需提交工程项目简介的Word文档,简明、系统、完整介绍工程项目所在的

地理位置（原址、原貌）、前期工作、重要工序、主体结构、施工工艺、竣工后外观、

周围环境、建造、设计等特色以及建设、施工、管理活动中的重大事宜。

9.4.2编制要求

9.4.2.1目录著录。采集的视频素材电子文件格式应采用AVI格式,刻录成数据光

盘，在光盘标签面和光盘盒正面喷打标签，标签内容包括:公司名称、工程名称、编制日

期等。

9.4.2.2卷内目录。视频素材光盘应根据录制内容制作卷内目录，将不同时段录制

的内容逐段反映到卷内目录中。卷内目录由序号、录制时间、内容、录制者、备注组成

附表:工程等级划分（房建）

二程

拍摄内容及数量归档内容备注

等级

照片及说明、照片光

房建:建造面积N10万

拍摄工程全过程。

盘；

照片N90张，录相素材带拍摄

一敏录相素材带、视频光

市政:工程造价N1000

时间N120XX,并制作项目专题

盘；

万元

片一部。

专题片。

照片及说明、照片光

拍摄工程全过程。房建：10万建造面

盘；积N1万m

二级照片数量N60张,录相素材带

录相素材带、视频九市政：1000万元〉工程

拍摄时间N60分钟。

盘

造价N100万元

重点拍摄竣工以后的工程现房建:建造面积VI万m

照片及说明、照片光

三级

状，每一个单位工程拍摄不少盘市政:工程造价V100万

于10张照片。元

10工程资料借阅制度

10.1借阅技术资料，须填写借阅申请单，经部门领导签字允许后方可借阅，借阅时

要填写借阅登记表，归还时部门资料员要对其检查之后方可归档。

10.2绝密文书、技术资料普通不借出、不复制、不摄影，如确因工作需要,应在借

阅单上注明范围、内容、用途，先经部门领导允许，剖门资料员只能按其范围、耍求、

内容提供利用。

10.3外单位人员借阅档案、资料者，凭单位介绍信，信上要注明查阅范围、内容、

用途,属机密、绝密档案或者资料,应主管领导允许方能借阅。

10.4借阅的资料要妥善保存，不得损坏、勾划、删改、加注、拆页等，借阅人必须

妥善保管，防止丢失和泄密，未经允许，不得复印、抄录和转借，不能将档案内容公开，

如遇丢失，要及时写出丢失报告，在没有做出处理前住手借阅.

10.5借阅时间在一周以内，如需继续使用可办续借手续，对特殊情况需较长期利

用的要经主管领导批准，但年末要将所借资料交回，进行清点、核对后重新借出。对长

期借阅不归还，又不说明原因，不办理续借手续的，部门资料员要通知借阅部门负责人

负责人催还。

10.6凡借有档案、资料者，在工作调动、单位撤销、退职、退休、生病住院或者借

后暂不使用者，必须将档案或者资料退回，否则不能办理调离手续。

11工程资料的归档移交

11.1工程资料移交前按项目所在地档案管理机构要求分类装订成册。

11.2工程前期规划审批资料在审批阶段完成后交公司档案室归档管理。

11.3工程资料在工程竣工验收备案后，交公司档案室归档管理。

12本制度由公司工程部负责解释。

13附表

《建设工程文件归档范围和保管期限表》

《工程档案接收记录》

《发文登记表》

《收文登记表》

《工程档案借阅登记表》

《工程档案借阅申请表》

《图纸资料发放领用登记表》

附录A建设工程文件归档范围和保管期限表

根存单位加保管期般

序号归档文件建设施匚设汁监理城建档

典单位案馆

工程柱济阶段.文件

立项文件

1项日建议书永久

2项目建议书审批意见及前期工作通知书

3可行性研究报告菠酎件永久

d

可行性研究报告申批意见永久V

关于立项有美的会议纪婆、璇导讲活永久V

专家业议史件永久7

7调在资料及顼片评估研窕材料长期J

—逮设用地、征地、拆迁文件

1选址申请及近址规划意见通知H永良d

用炮申爵摧普及县级以上人民政府城乡建

2松

沿田配卅准H

3拆迁安置意见.协设、方案等校期V

4地设用地舰划许可任及其附件永民V

5编拨建设用则文件/

6国有土地使用证

勘察,裙盘，设计文件

1工狸地质勘察报告永奴永良

2永久

水文地质勘察报告、自然条件、地震调查J

3律曲用地钉桩通知单｛弟）永久V

续附录A表

保存单位和抹管期限

序号、文柯：

n建设施工反沪监鲤^建档

单位单位掰a窥馆

增形剥鼠和故地测凰成果报告永久7

5中损的规划设计癌外和现削设计条件通知书孝久•悦期V

6初步反计期甑和说期3

7拽术悦让图依和说明K期快期

a申建设计/f案圆那书及卓在熊见&期长斯

有关行战主管部门5薪,环保、消防、交通、

9同林、市政、文物、通讯.保密、河州J、白蚊防承久

治、卓生等）批牲•更件或者取得的有关协议

/.

n施工同册其说明检期

,1设计计静B长拘长期

IZ水见长期

岐府右矢都门文寸施工图没汁文件韵审批意见

四招投借文件

1勘察设计招投标文件K期

2^_勘察设言十承包晋同悦期长期

施匚招投栋文件险期rH

施工承包合同长期长期V

工程监理招投标文件长期

长期'

6腐理委轮合同女期-V

五开工审批文件

1略项目列入年度H划的申报丈杵永久

2正St顼目列入年庭计蛆的批堂丈件成年度永久

；+卸饰H零一

3规划谢批申报害艮报圾的文件和明纸水气1

4建设工袒烧划并可证及其附冉永久J

5燮（工朗开理摆表水人

域附录A表

促存为8位利保管贝月限

序号科文怦

in建设施工设监理城建档

枷单在电但案他

6建设工程施工许可旺水乳V

投宽评可证，审计证明、皴第母化建设

7柱期

・朝箸证明

工程限量监普手域K期7

六:财务文件

工程投费估算剧科折期

2「.程设计锹算材■料短期

3姓匚图覆鼻材由千短期

4禹工^算短期

七度波、施匚、监理视构及更贵人

「程工直口管理机枸（工直目经理部｝反现

1K川V

蒲■人夕的

「，程现目哇理机枸【项目监题部｝m

2长期何期J

由人之海

T程弟n施工骨理机构1施E单目^理

3V

图n乃知山人夕叶

脸理文怦

1监理规崩1

©球规划氏期规期V

②监理实施黜厦长期照期-7

值监理部总捽制开蝴等长期折期

2监理月报中的有关凰段何筮长期长期-7

3监理瓮说纪耍中的有关质st同题长期长期J

4进度控制

①L程开工，整工W批A长期任期J

工程开TJ爱「暂停令烷期V

5曲戟控制

不合格顼盲通卸V

竣5H漆A表

保存单技和保蓉明限

序身妇皆文件

建设设计城鹿椅

1单位单位Me单位案慎

1

原量聚故果告及处理怠延K峭长期7

6适所校制

（I）颈忖款担审与变付短期

月付款报中与关时蛆期

③企汁如更、种曲宣用毅审切■!裳从是期

工程Q决算审核意见书

7分包资研■

©分包毕位俺匝材料

S)供货隼位景成材料氏期

试熟等尊位资质指料长期

签强通知

俱期

有关进度控制的盟翊通IS_艮期

有美质策控制的监理姬知K期K期

③，有类造价的的整理通如晚期

19合同与其他事^管理

工程延期报告册审批永久_i

(2)1^用索赔报告及申批忸期I长期

③合同争议.隹约报告及处理意见永久V

合同建夏材料阪明悦期疽

1仲监理工作总站

■一

~0>专题总结长期^期

②月报忌辘&期钮期

(3)H悬螭T,鳄器舌怆期K期

长期

④质烦许忧席见报告长期r

施工文11

一建造安装工程

续附录A表

存尊忡和何限

JHHA建设施工设计整理城重档

攀&出椅装谗

(-土重｛邛筑与结牌｝匚程

1她工技术准指宾件

掩工规貌设计片期

V

②技术交底K期长期

③阕雄羹市记录晨期此翻核期V

心瀛的编制和南查拯期蚯期

,腐工日志铜期撕期

1施工现场帝备

KM"q

:①捽制网役黄资料牲期

工程定位概量资什检期.长期V

紧懵开挖蝶测量贤料长彻底期71

施工安莹惜推旬期

鹰工虾保措鹰偷期产期

3地站姓理记承

।增蓦轩探记承制钎探平面布威图i

①水久长期1J

晾槽记瀛和地基处理记冢永久长期7

③

桩珀鹰工记奈永久J

@言底椎^承长期悦期

4J••程图更变更以聚

役什金议管申记*永乳世期长期1、

②幽甘麦里肥录水队长期长期V

工程浩商记聚永久艮阙长期FJ

鞭丁渤辑预制构件质量证炸.民作及反试试

5

哈国生

砂、石.砖，水泥.钢筋，防水材料、隔热械

①&期J

沮、防胺材料、轻集料试KT总浅

续附录A表

保存单位和保管期限

庠导归档丈件

炬设iffir设厂监理城建若_

出a一哥单位玄，摘

砂、石、码、水泥、胡锄.防水材料X隔蒋

保温、防腐树髀、鞋集证明文件K期J

砂，石，码、水泥、讷筋，防永材料、鞋集

③任期/

利鹿名一斯古今1；#；井端梅去

预制构件（讷、遴晓七）出厂淼格证、试^

④V

'⑤匚梆物质选棹送审表短期

©避场物质批次it总^短期

1⑦工程物砥遂场报验拒埔期

6激£玩牌名白凰

'(D・上壤（素土，稣土）干霜度试勒报住长期J

土壕（素土，灰土）•击实试盼报告长期7

P砂浆合比通知单怆期

■④邮紫（半放）原压,髓度域验报告J

般SE上配☆比述知单氏期

混整土（■试焕）抗压强度试她报告怔期1J

©混熊土抗港试臆报告-J

成品混成土出厂合格证、堂眩报告长期J

钢筋接头（焊搓）试胸撮告检期V

0_防水工程^水检查记录片期

仰楼坷面.屋面埴度检查记录氏期

土墩、砂髯.爵^土、铜翳逢接、温勰上抗

长期

港备勤报告十忌我

7障蔽工程检查记录

基础和*体结构锹筋工程位期恍期V

②假|J醋构匚程feM也期V

防水J_程险期长期7

^附录A表

保存单位和倩骨期限

序号归档玉件

建做设计监理城邮

国在T单位W邺案信」

@高程.控制KM氐斯

8施匚已最

"©•「程定苞测堆检啬记世永久长期

■©成枪工禅松查记戒短期

③冬推程赋上授牌测福蛆就短期■

黑施混飙七辘担醐温记录捐期

—

©帼晒、姓城道檀春记录厢期

&抵辞晓测记琐长期T-

⑦畤成吊快记录长期

:M现场施工腋盛力记诚K期J■-

.一

曲「片殴工.树瓦总期

蹒型建造材料长期长荆V

Q统工新技戒长期长期V

P工卷亟量事枚处理记域永久J

10_L春原量妆爵言已翘

榔奥批旗债腕收纪燃K期K期悻期

分项工瑁牖故验收记埼长明长囿长期

萩长期'

基础、主体「程验收记录憧期7

■@!悟虹网1收已承永久KJE期-f

水我

成分部（子分郁）匚程度雄励收记录r岐期长期J一

电气.培排水.料防.果暖.通风.空

圈、憨弋.建弱曾经能此、电辟r程

1I

一木兄憩，记录

①倦匚^税设计冷期长期

②技木交底w咽

^附录A表

③筒T日击旬期

统附篥附爨A表

保存单位问保牝期限

序号归档大丹

建设魏T设计^珅城建档

单位蔚唇隼但中也案怕

-2图散燮更记录

覆图械会审换期

设计乖更AX长期<■

©工程治商永久长期J

没昏、严品质段检查、安装氾录

设备、产品原厩舍格证、质瓢保亚仁氏期1J

长期

设备装箱单.商枪证例和幌明书.开精报告

设备安装氾承苗期任期7

④设器试运行记录腔期J

⑤既器明蛔走长期V

4酬检记录短期

5陂敞工程榆查£承长期产期J

6雕工试验幺已录

电气接她电阻、靖嫌电配、怂含布貌、有级旧

©氏期J

斑末端等陶武记录

楼宇自控、整,视、安装、祝听’屯话等墓统冏侦■

②

试记录

变布电没备安装、检查、通电.•满启卷醐试

竟期V

记录

始排水♦需防、果暖.通风、空喝燃气等管道

强度，产塞性、械水、通水.畋洗.遇风，试压.甥上朔V

虬同门等之雎记皂

电气照明、曲力、饴傍.水、消防、采瞋、通位期J

峋、室曲、器气罪系量调试、试运行记录

虺梯搂增旭阻、绝嫌电阻测试记录*空盛半

r

।舞、成斜模建试运行记录彳平僮i,通速.噪声调隹期7

整试费报告

「保存单位和保也期限

序号归档文呼ftT设计盛鼻城建档

单位理待单位单位案博

7康腐事故处理记录永久长期7

8工程限Jft检验记址

@枪野批质量验收记承氏期氏期

②分项工程菌^股收记录长期长期长期

分带（于分部）工程匝鼠验收纪策永久隹期长期

《三）宰外工程

室奸安装（身水、雨水’污水、处力、燃

1气.电讯、电方、照峭.电极.消防等］靶匚文艮勤V

付

紊耳型筑环境（也荒小电-水景.道剧园林峰

2:V

化等）施工丈件

市政基础的施工^

(■)施工技术摧■&

1械工蛆机^计属期短期

2技系文底艮期长期

3囹纸会审记录长期做V

4械工城W的编制和卅膂每聊短期

【二）筋工现场濮备

,L工程定位剥里资聘长期虻朔V

2工程定位测扯寇桂记斌坂期鞋期j

?

3导绶点、,水搭&测鼠复核见录V

工昊轴级、定位桩、高壁1M理纪录K期

5施工安全措跑短期短明1

6施工环保措施痢期J

㈢，没汗变更、着商记录

1设计变更施卸单K期氏期J

商记录KSf艮物1

保彳字单位，和保储期限

序号H椅文件

建梗施工役汁监理城瞠档

单位单位i单位单位案馆

泌）蜂材料、成品、半成品，构配件、没备出厂匝般

合格证度试骗报轻

眇、石.彻域、水泥、1M而（村）、布灰•、脑

1叶、谕机、很祉土外加制，防水材料、粘叶材料.是邺«

的图保涮剧村.州接材料等试^汇总表

砂.石•副块，水泥.钢篮（材）、石次、函肯，

潦料、温赫1:外加剂、防水材梆，粘接剧料、防阮期

-肪促温材1+、牌接材料谆西城合格社囚和招厂

柱£道）骗推告攻即始圉炎报告

水怩、杏换、榆燃条淮合符；锄打福台料、商

3长期

品淮冰土等武励汇总表J

水裾•吾族.椅烘族能音料；沥青混含料、^品

4V

混雄七等也一合格证郎忒嗡报告、理骗堂试报法

，尺择上映制构件・管棘、管件.豳备吉枸构件等试长期J

验if：总*

混就土的制何件.育材、管件、钢靖构构件等出

6厂令祁盛书和拘曲的施T技术资长捆V

r站工污！的成囊设备,侦应力混凝十，张莉设

长期

各受地下瞥残井宰设食官•产品等汇^表

厂站工程的成场设备、顶必力很疑匕张拉祛嬴

若矣地F作鞋井宰设锄.产勘等出厂台箱hE书度长期7

安装便用说明

短

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