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会计实操文库1/3文书模板-报销餐费征用现金情况说明一、说明抬头说明对象：顶格写明接收此情况说明的对象，如公司财务部门、报销审核负责人等，格式为“[接收对象全称]”，示例：“公司财务部”。说明日期：在说明对象下方，注明撰写此情况说明的具体年月日，格式为“XXXX年XX月XX日”，例如“2025年08月15日”。二、征用背景阐述业务活动详情：在[具体业务活动开展日期]，公司开展了[业务活动名称，如重要客户接待活动、员工加班赶项目活动等]。该活动对于公司业务推进具有重要意义，如在重要客户接待活动中，旨在与[客户公司名称]洽谈[合作项目名称]，有望为公司带来每年[X]万元的业务增长；在员工加班赶项目活动中，为确保[项目名称]按时交付，员工连续加班多日。现金征用原因：在活动过程中，涉及到员工或客户的餐饮安排。由于活动地点较为偏远，周边可使用电子支付的餐饮场所较少，且部分小型餐饮商家仅支持现金支付。同时，为满足活动期间即时用餐需求，避免因支付方式受限导致延误，经活动负责人[负责人姓名]现场评估及请示上级领导[领导姓名]同意后，决定征用现金支付餐费。三、餐费明细说明费用支出情况：此次活动共产生餐费[X]元。其中，在[具体日期1]，为参与活动的[员工人数或客户人数1]人提供午餐，就餐地点为[餐厅名称1]，支付现金[X1]元，取得该餐厅开具的手写收据，收据编号为[收据编号1]，收据上注明了就餐人数、菜品及金额等信息。在[具体日期2]，为[员工人数或客户人数2]人提供晚餐，就餐于[餐厅名称2]，支付现金[X2]元，同样获得手写收据，收据编号为[收据编号2]。费用合理性说明：所支付的餐费标准符合公司对于此类业务活动的规定。例如，公司规定员工加班餐费标准为每人每餐[X]元以内，此次员工加班餐费实际支出均未超出该标准；对于客户接待餐费，根据客户级别及市场行情，此次接待餐费处于合理区间。且所选择的餐饮场所卫生条件良好，菜品质量能够满足活动需求，确保了活动的顺利进行。四、后续管理措施收据留存与整理：活动结束后，负责餐费支付的人员[支付人员姓名]及时将所有手写收据进行收集整理，确保收据完整无缺。对每张收据的信息进行核对，确保与实际用餐情况一致，并按照时间顺序排列，便于后续报销审核。报销申请流程：按照公司财务制度，已将整理好的收据及相关情况说明提交至部门负责人[部门负责人姓名]处进行初审。部门负责人对餐费支出的真实性、合理性及与业务活动的相关性进行审核后，签署了同意报销的意见。现随此情况说明，一并将报销申请提交至财务部门，期望能够按照公司规定完成餐费报销流程，将征用的现金予以报销。五、结尾表述特此说明此次报销餐费征用现金的情况，望贵部门予以审核批准。如有任何疑问，请随

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