文书模板-报销油费金额调整情况说明

会计实操文库1/4文书模板-报销油费金额调整情况说明一、说明抬头说明对象：顶格写明接收此情况说明的对象，如公司财务部门、报销审核负责人等，格式为“[接收对象全称]”，例如“公司财务部”。说明日期：在说明对象下方，注明撰写此情况说明的具体年月日，格式为“XXXX年XX月XX日”，假设为“2025年09月20日”。二、调整背景阐述业务活动详情：在[业务活动开展时间段，如2025年8月1日至8月15日]，我因公司业务需要，频繁使用个人车辆执行[具体业务任务，如拜访客户、运输紧急物资、前往项目现场等]。期间，车辆行驶范围覆盖[具体地区范围，如本市多个县区、跨市往返等]，确保了各项业务的顺利推进。例如，多次前往[重要客户公司名称]洽谈合作细节，成功推动了[合作项目名称]的进度，为公司带来了潜在的业务增长机会。金额调整原因：初始计算误差：在最初提交的报销申请中，由于对部分加油记录的统计疏忽，导致油费金额计算有误。在整理加油票据时，发现遗漏了[具体日期1]在[加油站名称1]的加油票据，金额为[X1]元；同时，在[具体日期2]的加油费用计算中，因误读单价，少计算了[X2]元费用。额外行程增加：在业务执行过程中，临时接到公司紧急任务，需要前往[额外行程地点]，该行程未在原计划之内。此次额外行程导致车辆多消耗燃油，产生了额外油费[X3]元。此行程有公司的任务通知邮件以及与客户的沟通记录作为证明，任务紧急且重要，为及时响应公司需求，只能即刻前往，从而产生了这部分额外油费。三、油费明细调整说明调整前金额明细：原报销申请中，记录了[X]次加油行为，累计申报油费金额为[原报销金额]元。其中，[具体日期3]在[加油站名称2]加油，申报金额为[原金额1]元；[具体日期4]在[加油站名称3]加油，申报金额为[原金额2]元等。但如前文所述，存在计算误差和遗漏情况。调整后金额明细：经过仔细核对所有加油票据以及确认行程情况后，调整后的油费明细如下：新增[具体日期1]在[加油站名称1]的加油费用[X1]元，纠正[具体日期2]加油费用少算的[X2]元，加上额外行程产生的油费[X3]元。调整后，总加油次数变为[X+1]次（包含新增的一次加油记录），调整后的报销油费总金额为[原报销金额+X1+X2+X3]元。具体来说，调整后[具体日期1]在[加油站名称1]的加油金额为[X1]元，对应票据编号为[票据编号1]；[具体日期2]在[加油站名称4]（假设纠正后实际加油站点）的加油金额更正为[正确金额，即原金额2+X2]元，票据编号为[票据编号2]；额外行程产生的油费[X3]元，有[加油站名称5]开具的发票为证，发票编号为[票据编号3]，发票上清晰显示加油日期、油量、单价及金额等信息，且该加油时间与额外行程时间相匹配。四、相关凭证提供遗漏及纠正票据：为证明调整后的油费金额准确性，现附上遗漏的[具体日期1]在[加油站名称1]的加油发票原件，发票上明确显示加油日期、油量、单价及总金额[X1]元，发票代码为[具体发票代码1]；同时，提供[具体日期2]正确的加油凭证（可能是重新获取的发票或详细的加油记录单），以证明该次加油实际费用应为[正确金额，即原金额2+X2]元。额外行程证明材料：提供公司下达紧急任务的邮件截图，邮件中明确指示前往[额外行程地点]执行任务，发送时间为[邮件发送时间]；同时，附上与客户在额外行程期间的沟通记录（如微信聊天记录截图、电话通话记录详情等），证明此次行程的必要性和真实性，以及行程与业务的相关性。此外，额外行程产生的加油发票（[加油站名称5]开具，编号为[票据编号3]）也作为重要凭证一并提交。五、结尾表述特此说明此次报销油费金额调整的详细情况，所有调整均基于真实的业务