合同管理办法

合同管理办法一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同的签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行等活动应符合国家法律法规及政策的要求。平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方的合法权益。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责1.合同管理部门公司设立合同管理委员会，作为合同管理的决策机构，负责审议重大合同及合同管理中的重大事项。合同管理委员会由公司领导、相关部门负责人组成。公司法律事务部门为合同管理的归口部门，负责合同的审核、备案、监督检查等工作，指导和协助各部门处理合同纠纷。各业务部门负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作，并配合合同管理归口部门做好合同管理相关工作。2.职责分工合同管理委员会职责审议公司重大合同的签订、变更、终止等事项。研究解决合同管理中的重大问题。对合同管理工作进行监督和指导。法律事务部门职责制定和完善合同管理制度。对合同文本进行法律审核，提出法律意见和风险防范建议。参与重大合同的谈判、起草工作。负责合同的备案登记，建立合同管理台账。监督合同的履行情况，协调处理合同纠纷。业务部门职责根据业务需要，起草合同文本，进行合同谈判。负责合同的初步审核，确保合同条款符合业务要求。组织签订合同，并按照合同约定履行义务。及时向合同管理归口部门报告合同履行过程中的问题。三、合同的签订1.合同相对方的选择业务部门应通过多种渠道了解合同相对方的主体资格、经营状况、信誉等情况，选择具有良好信誉和履约能力的相对方签订合同。对于涉及重大利益或风险较高的合同，业务部门应进行尽职调查，必要时可委托专业机构进行调查。2.合同文本的起草合同文本一般由业务部门负责起草。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，符合法律法规及公司要求。合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的表述。3.合同的审核合同起草完成后，业务部门应将合同文本提交本部门负责人进行初步审核，重点审核合同条款是否符合业务要求、是否存在重大风险等。业务部门负责人审核通过后，将合同文本提交法律事务部门进行法律审核。法律事务部门应从法律角度对合同文本进行全面审查，提出法律意见和风险防范建议。对于重大合同或法律关系复杂的合同，法律事务部门可会同相关部门进行会审，必要时可聘请外部法律顾问提供专业意见。合同承办部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同合法合规、风险可控。4.合同的签订合同经审核通过后，由法定代表人或其授权的代理人签订。签订合同应使用公司统一的合同专用章，并严格按照公司印章管理制度进行盖章。签订合同前，合同承办人员应确保合同相对方已加盖公章或合同专用章，并核实签字人的身份和授权情况。合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送法律事务部门备案，并留存一份原件归档。四、合同的履行1.合同履行计划的制定合同签订后，业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等。履行计划应报本部门负责人审核，并送法律事务部门备案。2.合同履行的跟踪与监督业务部门应按照履行计划组织实施合同履行工作，并定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决问题。法律事务部门应定期对合同履行情况进行监督检查，重点检查合同履行是否符合法律法规及合同约定，是否存在违约行为等。对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，业务部门应及时向本部门负责人和公司领导报告，并会同法律事务部门等相关部门研究制定解决方案。3.合同变更与解除合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与合同相对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订的程序进行审核和签订。如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知合同相对方，并按照法律法规及合同约定办理相关手续。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况通知法律事务部门，并对合同管理台账进行更新。五、合同的归档与保管1.合同归档合同签订后，合同承办部门应按照公司档案管理制度的要求，及时将合同原件及相关资料整理归档。归档资料应包括合同文本、审批表、履行记录、变更协议、解除通知等。合同归档应确保资料完整、准确、清晰，便于查阅和使用。2.合同保管公司设立专门的合同档案室，指定专人负责合同的保管工作。合同档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施，确保合同档案的安全。合同保管期限应按照国家法律法规及公司档案管理制度的规定执行。保管期满后，如需销毁合同档案，应按照规定的程序进行审批和销毁。六、合同纠纷的处理1.纠纷的预防合同管理部门应加强对合同履行情况的监督检查，及时发现和解决潜在的纠纷隐患。业务部门在合同履行过程中应保持与合同相对方的良好沟通，及时了解对方的需求和意见，避免因沟通不畅引发纠纷。2.纠纷的处理程序合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，并向本部门负责人和法律事务部门报告。法律事务部门应会同业务部门等相关部门对纠纷进行分析研究，制定解决方案。解决方案应根据纠纷的具体情况，选择协商、仲裁或诉讼等方式解决。如需通过仲裁或诉讼方式解决纠纷，法律事务部门应及时聘请专业律师代理，并按照法律法规及仲裁机构、法院的要求办理相关手续。在纠纷处理过程中，业务部门应积极配合法律事务部门等相关部门的工作，提供必要的协助和支持。七、合同管理的信息化建设1.建立合同管理信息系统公司应建立合同管理信息系统，实现合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止、归档等全过程的信息化管理。合同管理信息系统应具备合同模板管理、流程审批、风险预警、统计分析等功能，提高合同管理的效率和水平。2.数据录入与维护合同承办部门应及时将合同相关信息录入合同管理信息系统，并确保数据的准确性和完整性。合同管理信息系统应定期进行数据备份，防止数据丢失。3.信息系统的使用与管理公司员工应按照权限使用合同管理信息系统，不得擅自修改、删除系统数据。合同管理部门应加强对信息系统的维护和管理，确保系统的正常运行。八、合同管理的考核与奖惩1.考核内容合同管理考核内容包括合同签订的合规性、履行情况、纠纷处理情况、档案管理情况等。考核指标应明确、具体，具有可操作性。2.考核方式合同管理考核采用定期考核与不定期抽查相结合的方式进行。定期考核每年进行一次，不定期抽查根据工作需要随时开展。考核结果应进行通报，并作为部门和员工绩效考核的重要依据。3.奖惩措施对于合同管理工作成绩突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励。对于合同管理工作存在问题的部门和个人，公司视情节轻重给予批评教育、责令整改、扣减绩