从业人员档案管理制度

从业人员档案管理制度一、总则1.目的为加强本单位从业人员管理，规范从业人员档案建设，全面、准确地记录从业人员的基本情况、工作表现、培训经历、职业技能等信息，为单位的人力资源管理、绩效考核、培训发展、职业规划等提供有力依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位全体从业人员，包括正式员工、试用期员工、劳务派遣人员等。3.基本原则真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映从业人员的实际情况。完整性原则：全面收集从业人员各方面的相关信息，确保档案资料完整无缺。保密性原则：严格遵守保密规定，妥善保管从业人员档案，防止信息泄露。动态管理原则：根据从业人员的工作变动、培训学习、绩效考核等情况，及时更新档案内容，保持档案的时效性。二、档案管理职责分工1.人力资源部门负责制定和完善从业人员档案管理制度，并组织实施。集中管理从业人员档案，建立档案目录和索引，确保档案资料的有序存放和查询。负责档案的收集、整理、归档、保管、借阅、转递等日常管理工作。根据档案信息，为单位的人力资源决策提供支持，如人员招聘、晋升、调配、培训等。定期对档案进行清查和核对，确保档案的准确性和完整性。2.各部门负责本部门从业人员档案材料的收集、整理和初步审核，并及时移交人力资源部门。配合人力资源部门做好档案信息的更新和维护工作，提供相关资料和信息。根据工作需要，按照规定程序借阅本部门从业人员档案。3.档案管理人员具体负责从业人员档案的日常管理操作，严格执行档案管理制度。对档案资料进行分类、编号、装订，确保档案的整齐规范。做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏、泄密等情况发生。协助人力资源部门和各部门做好档案相关工作，提供必要的档案信息服务。三、档案内容1.个人基本信息姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌。身份证号码、联系方式（包括手机号码、电子邮箱等）。户籍地址、现居住地址。婚姻状况、家庭成员信息。2.入职信息应聘登记表（包括求职意向、教育背景、工作经历、技能证书等）。面试评估表、录用审批表。入职体检报告。劳动合同或劳务协议。3.工作经历工作岗位变动记录，包括岗位名称、任职时间、离职时间。工作业绩考核记录，如年度、季度绩效考核结果。工作奖惩记录，包括奖励原因、奖励名称、颁发部门和时间；处罚原因、处罚种类、执行部门和时间。培训经历，包括培训课程名称、培训时间、培训机构、培训效果评估等。项目参与情况，包括项目名称、担任角色、项目起止时间、项目成果等。4.职业技能专业技术资格证书，如职称证书、职业资格证书等，注明取得时间和证书等级。岗位技能证书，如操作证书、认证证书等，同样注明取得时间和证书等级。语言能力水平证明，如英语等级考试证书、其他外语能力证书等。计算机技能水平证明，如计算机等级考试证书、相关软件操作认证等。5.教育培训学历学位证书，包括最高学历、学位证书复印件及验证报告（如有）。参加内部培训和外部培训的记录，包括培训通知、培训教材、培训总结等。学习进修情况，如参加学术研讨会、课程进修、在线学习等相关证明材料。6.其他信息个人荣誉证书，如获得的各类先进个人、优秀员工、行业奖项等证书复印件。健康状况记录，如定期体检报告、重大疾病诊断证明等。其他与从业人员相关的重要信息，如工作创新成果、合理化建议等资料。四、档案建立与收集1.档案建立新员工入职时，人力资源部门应指导其填写个人基本信息表格，并收集相关证明材料，如身份证、学历证书、资格证书等复印件。根据新员工提供的信息和资料，建立个人档案，并为每个档案编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查询。2.档案收集各部门应指定专人负责定期收集本部门从业人员的档案材料。对于新产生的档案材料，如绩效考核结果、培训证书、奖惩文件等，应在规定时间内整理后移交人力资源部门。人力资源部门在收到各部门移交的档案材料后，应及时进行审核，确保材料真实、完整、有效。对于不符合要求的材料，应退回原部门补充或更正。档案管理人员应定期对档案材料进行清查，发现缺少的材料及时通知相关部门和人员进行补充。五、档案整理与归档1.档案整理档案管理人员按照档案内容分类标准，对收集到的档案材料进行分类整理。同一类别的材料应按照时间顺序排列，确保材料的连贯性和逻辑性。对每份档案材料进行编号，编号应与档案编号相对应，便于查找和核对。去除档案材料中的金属物品（如订书钉、回形针等），防止对档案造成损坏。对于破损、褪色的材料，应进行修复或复制。2.档案归档整理好的档案材料应及时归档到相应的档案盒或档案柜中。每个档案盒或档案柜应标明存放的档案类别和范围，便于快速定位和查找。在档案盒或档案柜上建立档案索引目录，注明档案编号、姓名、档案内容摘要等信息，方便查阅档案时快速了解档案大致内容。定期对档案进行全面清查，检查档案的整理和归档情况，确保档案资料的存放有序、查找方便。六、档案保管1.保管方式设立专门的档案库房，配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存放。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应控制在适宜的范围内，防止档案因环境因素受损。采用电子档案和纸质档案相结合的方式进行保管。对于电子档案，应进行备份存储，并定期进行数据维护和更新，确保数据的安全性和完整性。2.保管期限从业人员档案应长期保管，直至员工离职后按照国家相关规定进行妥善处理。对于一些具有时效性的档案材料，如试用期考核材料、年度绩效考核材料等，应在规定的保管期限届满后，按照档案销毁程序进行销毁。3.安全保密档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案内容。未经单位批准，任何人不得查阅、复制、传播从业人员档案信息。档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案管理人员离开库房时，应确保门窗关闭，保管设备正常运行。定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时报告并采取措施解决。如发生档案丢失、损坏、泄密等情况，应立即启动应急预案，进行调查处理，并追究相关人员的责任。七、档案借阅1.借阅范围单位内部因工作需要查阅从业人员档案的部门和人员，包括人力资源部门、各用人部门负责人、单位领导等。外单位因工作需要查阅从业人员档案的，须按照国家有关规定和单位相关程序办理审批手续，并严格遵守保密规定。2.借阅审批内部人员借阅档案，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅档案内容、借阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。外单位借阅档案，须提交正式的借阅公函，说明借阅理由和用途，经单位分管领导批准后，由人力资源部门办理相关手续。3.借阅登记档案管理人员应对借阅申请进行审核，批准后进行借阅登记。登记内容包括借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅档案编号、归还时间等信息。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应重新办理审批手续。4.借阅要求借阅人应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。借阅人如需复印档案材料，应经人力资源部门同意，并在指定地点进行复印，复印件应与原件核对无误后加盖单位公章。借阅人归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和真实性，如有损坏或丢失，借阅人应承担相应责任。八、档案转递1.转递范围从业人员因离职、调动、退休等原因需要转移档案的。根据国家有关规定，需要将档案转至其他单位或机构的。2.转递程序人力资源部门在收到从业人员离职、调动等通知后，应及时整理其档案，并填写《档案转递通知单》，注明档案转递的原因、接收单位名称、地址、联系人及联系方式等信息。将档案材料密封包装，并在封口处加盖单位公章。通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给接收单位，并要求接收单位在《档案转递回执》上签字确认。3.转递记录档案管理人员应对档案转递情况进行详细记录，包括转递时间、转递方式、接收单位名称、接收人签字等信息。定期对档案转递记录进行清查和核对，确保档案转递工作的准确性和规范性。九、档案信息化管理1.信息化建设目标建立从业人员档案信息管理系统，实现档案信息的电子化录入、存储、查询、统计和分析等功能，提高档案管理工作的效率和质量。通过信息化手段，实现档案信息的共享和协同，为单位的人力资源管理决策提供及时、准确、全面的支持。2.信息录入与维护档案管理人员应按照档案内容分类标准，将纸质档案中的信息准确录入到档案信息管理系统中。录入过程中应认真核对信息，确保数据的准确性和完整性。定期对档案信息管理系统中的数据进行维护和更新，根据从业人员的实际情况变化，及时修改相关信息，如岗位变动、联系方式变更等。3.信息安全与保密加强档案信息管理系统的安全防护，设置不同级别的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关信息。采取数据备份、加密存储等措施，防止数据丢失和泄露。定期对系统进行安全检查和漏洞修复，保障系统的稳定运行。十、档案销毁1.销毁范围已过保管期限且无保存价值的档案材料。因其他原因需要销毁的档案材料，如重复或错误的档案资料等。2.销毁审批档案管理人员定期对档案进行清查，确定需要销毁的档案清单，并填写《档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息。将《档案销毁申请表》提交人力资源部门审核，经单位分管领导批准后，方可进行销毁操作。3.销毁方式档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如粉碎、焚烧等。对于涉及国家机密或敏感信息的档案，应按照国家相关规定进行特殊处理。在销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作彻底、无误。4.销毁记录档案管理人员应对档案销毁情况进行详细记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁档案清单、监督人员签字等信息。销毁记录应妥善保存，以备查阅和审计。十一、监督与检查1.监督机制单位设立档案管理监督小组，由人力资源部门负责人担任组长，成员包括各部门代表和档案管理人员。监督小组负责对档案管理制度的执行情况进行定期检查和不定期抽查。各部门应配合监督小组的工作，及时提供相关资料和信息，协助开展监督检查工作。2.检查内容档案管理制度的执行情况，包括档案建立、收集、整理、归档、保管、借阅、转递、销毁等环节是否符合规定程序。档案资料的完整性和准确性，检查档案内容是否齐全、真实，有无遗漏或错误信息。档案安全保密措施的落实情况，如档案库房管理、信息系统安全防护、人员保密教育等方面是否存在漏洞。3.问题整改监督小组在检查过