工程文件管理制度

工程文件管理制度一、总则1.目的为加强工程文件管理，确保工程文件的完整、准确、系统、有效，便于工程建设过程中的查阅、使用和归档保存，依据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目策划、设计、施工、调试到竣工验收全过程中形成的各类文件的管理。3.职责分工项目经理：负责组织项目文件管理工作，确保项目文件的及时收集、整理和归档，协调解决文件管理过程中的问题。项目技术负责人：指导项目文件的分类、编号、编制等技术工作，审核重要文件的内容。各部门及岗位人员：负责本部门职责范围内工程文件的形成、收集、整理和提交工作，确保文件的质量和完整性。文件管理部门：负责制定和完善文件管理制度，对工程文件进行统一归口管理，指导、监督和检查项目文件管理工作，组织文件的归档和保管。二、工程文件的分类与编号1.分类原则工程文件按照其来源、形成过程、载体形式等进行分类，确保分类清晰、便于管理和检索。2.具体分类前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。设计文件：初步设计、施工图设计、设计变更等。施工文件：施工组织设计、施工方案、技术交底、施工记录、工程质量验收记录等。监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理通知等。设备文件：设备采购合同、设备安装说明书、设备调试记录等。竣工验收文件：竣工验收报告、竣工图、工程结算文件等。其他文件：与工程相关的会议纪要、来往函件、声像资料等。3.编号规则工程文件编号采用层次编码结构，由项目代码、文件类别代码、年份代码、顺序号组成。项目代码：根据公司项目编码规则确定，用于标识具体工程项目。文件类别代码：按照上述分类分别用不同字母表示，如前期文件用"Q"表示，设计文件用"S"表示等。年份代码：取文件形成年份的后两位数字。顺序号：按照文件形成的先后顺序依次编号，用三位数字表示。示例：某项目2023年形成的第5份施工文件编号为：[项目代码]S23005三、工程文件的形成与收集1.形成要求工程文件应内容真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。文件的格式应符合国家及行业相关标准要求，采用统一的纸张规格和字体字号。电子文件应采用通用格式存储，并确保其可读性和可编辑性。2.收集职责各部门及岗位人员负责及时收集本部门工作中形成的工程文件，并移交至项目文件管理责任人。项目文件管理责任人定期对各部门提交的文件进行检查和核对，确保文件的完整性和准确性。对于外来文件，如业主、设计单位、监理单位等发送的文件，由项目指定专人负责签收、登记，并及时分发给相关部门。3.收集时间工程文件应随工程进度同步收集，确保在文件形成后规定时间内提交至项目文件管理责任人。每月末，各部门应将当月形成的文件整理汇总后提交；工程项目关键节点完成后，相关部门应及时提交该节点对应的文件。四、工程文件的整理与编制1.整理原则遵循文件的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。分类科学、组卷合理，便于查找和利用。不同载体形式的文件应分别整理，相互对应。2.整理方法对纸质文件进行分类装订，每卷厚度不宜超过规定标准，采用软封面或硬封面装订，封面应填写卷内文件目录等相关信息。电子文件按照分类文件夹进行存储，文件夹命名应清晰反映文件内容和类别，文件命名应符合编号规则，并建立相应的索引目录。3.编制要求工程文件应编制目录，目录内容应包括文件编号、文件题名、日期、页次等，确保目录准确反映卷内文件情况。竣工图应根据工程实际完成情况进行绘制或修改，加盖竣工图章，并在图标栏内注明"竣工图"字样。竣工图编制应符合相关制图标准要求，做到图物相符。对于文件中的重要数据、关键内容等，应进行标注和说明，以便于理解和查阅。五、工程文件的审核与审批1.审核流程工程文件形成后，由文件编制部门负责人进行初审，重点审核文件内容的准确性、完整性和格式规范性。初审通过后，提交项目技术负责人进行审核，技术负责人应从技术角度对文件进行把关，提出审核意见。涉及重大技术问题、质量安全问题或对项目有重要影响的文件，需经项目经理审核批准。2.审批权限一般工程文件由项目技术负责人审核后即可生效；重要文件需经项目经理审批签字后生效。对于需上报公司总部或外部相关部门的文件，按照公司相关规定履行更高层级的审批手续。3.审核审批记录建立工程文件审核审批台账，记录文件名称、编号、编制部门、审核人、审核意见、审批人及审批结果等信息。审核审批过程中形成的书面意见应与文件一同保存，作为文件管理的重要依据。六、工程文件的传递与借阅1.传递要求工程文件在项目内部传递应采用专门的文件传递登记表进行记录，注明文件名称、编号、传递时间、传递部门、接收人等信息。涉及与外部单位之间的文件传递，应通过正式的函件、电子邮件等方式进行，并保留相关记录。紧急文件应通过专人或特快专递等方式优先传递，确保文件及时送达。2.借阅规定因工作需要借阅工程文件的，应填写借阅申请表，注明借阅文件名称、编号、借阅原因、预计归还时间等，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅期限一般不得超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的文件，不得擅自涂改、转借、复印或损坏文件，如发现文件有损坏或丢失情况，应及时报告并承担相应责任。借阅结束后，借阅人员应按时归还文件，文件管理部门应对归还的文件进行检查，确保文件完整无损。七、工程文件的存储与保管1.存储方式纸质文件应存放在专用的档案柜中，按照分类和编号顺序排列，便于查找和存取。电子文件应存储在服务器或移动存储设备上，建立备份机制，定期进行数据备份，防止数据丢失。备份存储介质应异地存放，确保数据安全。2.保管环境档案存放地点应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合国家规定标准，防止文件受潮、发霉、虫蛀等。配备必要的防火、防盗、防虫、防潮、防尘等设施设备，确保文件存储安全。3.定期检查文件管理部门应定期对工程文件进行检查，检查内容包括文件的完整性、准确性、存储状况等。每年至少进行一次全面检查，对于发现的问题应及时采取措施进行处理，如对受损文件进行修复、对丢失文件进行查找和补充等。八、工程文件的归档1.归档范围工程项目竣工验收合格后，应将项目全过程形成的各类文件进行归档，归档范围包括但不限于上述分类中的所有文件。归档文件应是经过审核、审批且具有法律效力的正式文件。2.归档时间工程项目竣工验收后[规定时间]内，项目文件管理责任人应完成文件的整理、审核和归档工作，向公司文件管理部门移交归档。如因特殊原因不能按时归档的，应经公司文件管理部门批准，并说明延期归档的原因和预计归档时间。3.归档要求归档文件应编制归档清单，清单内容应与卷内文件目录一致，一式两份，一份随文件移交，一份由文件管理部门留存。归档文件应按照规定的分类和编号顺序排列整齐，采用统一的档案盒进行装订，并在档案盒封面填写项目名称、文件类别、起止日期等信息。电子文件归档时，应确保其格式的通用性和可读性，同时提交电子文件的元数据信息，如文件题名、日期、作者等，建立电子档案数据库，便于检索和利用。九、工程文件的销毁1.销毁条件工程文件已超过保管期限且确无保存价值的，经文件管理部门鉴定并报公司领导批准后，可进行销毁。因机构撤销、项目终止等原因，相关工程文件不再需要保存的，应按照规定进行销毁。2.销毁程序文件管理部门编制工程文件销毁清单，清单内容包括文件名称、编号、数量、销毁原因等，经审核批准后执行。销毁工作应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括