公司档案管理制度范本

公司档案管理制度范本一、总则1.目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。3.档案定义本制度所称档案是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构及职责1.档案管理部门公司设立综合档案室，负责集中统一管理公司的各类档案。2.档案管理人员职责负责档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。制定档案管理制度和业务规范，并组织实施。负责档案信息的开发利用，为公司各项工作提供档案支持。指导和监督各部门的档案管理工作。做好档案库房的安全管理工作，确保档案的安全与完整。三、档案的收集与整理1.收集范围公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件材料。公司股东会、董事会、监事会等会议文件材料。公司制定的各类规章制度、办法、规定等文件材料。公司的工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。公司签订的各类合同、协议、意向书等文件材料。公司的财务报表、审计报告、税务资料等文件材料。公司的人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等文件材料。公司的产品研发、生产、销售等业务活动中形成的文件材料。公司的对外宣传、广告、公关活动中形成的文件材料。公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等文件材料。其他具有保存价值的文件材料。2.收集要求各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整、准确。档案材料应按照规定的格式和要求进行整理，字迹清晰，签字盖章齐全。对于电子文件，应按照相关标准进行整理和存储，确保其可读性和可利用性。3.整理方法档案管理人员按照档案的形成时间、来源、内容等要素进行分类整理。对于纸质档案，应进行编号、编目、装订等处理，建立档案目录和检索工具。对于电子档案，应按照档案管理系统的要求进行分类存储，建立电子档案索引和数据库。四、档案的立卷与归档1.立卷原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。2.立卷方法按照档案的类别和年度进行立卷，每个年度的档案按照不同类别分别立卷。对于同一类别的档案，按照文件的形成时间顺序进行排列。对于具有保存价值的文件材料，应进行单份文件立卷。3.归档要求各部门应在每年的[具体时间]前，将上一年度形成的档案材料整理立卷后移交综合档案室。移交档案时，应填写档案移交清单，双方签字确认。综合档案室应对移交的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。五、档案的保管1.保管期限公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件材料，公司股东会、董事会、监事会等会议文件材料，公司制定的各类规章制度、办法、规定等文件材料，公司签订的各类合同、协议、意向书等文件材料，公司的财务报表、审计报告、税务资料等文件材料，公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等文件材料。长期保管的档案主要包括公司的工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料，公司的人事档案、员工培训记录、绩效考核资料等文件材料，公司的产品研发、生产、销售等业务活动中形成的文件材料，公司的对外宣传、广告、公关活动中形成的文件材料。保管期限为[X]年。短期保管的档案主要包括公司一般性的文件材料，保管期限为[X]年。2.保管方式档案管理人员应将档案存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。对于纸质档案，应采用密集架或档案柜进行存放，并按照类别和年度进行排列。对于电子档案，应采用磁带、光盘、硬盘等存储介质进行存储，并定期进行备份。3.保管期限的变更与销毁档案管理人员应定期对档案的保管期限进行审查，对于保管期限已满且无继续保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案销毁前，应填写档案销毁清单，报公司领导审批。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。六、档案的利用1.利用范围公司内部人员因工作需要可以查阅、借阅档案。外部单位或个人因特殊原因需要查阅、借阅档案的，应按照规定的程序办理审批手续。2.利用手续公司内部人员查阅、借阅档案时，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。外部单位或个人查阅、借阅档案时，应提交单位介绍信或个人身份证明，并填写档案查阅、借阅申请表，经公司领导签字同意后，到综合档案室办理查阅、借阅手续。查阅、借阅档案时，档案管理人员应按照规定的范围提供档案，并做好查阅、借阅记录。3.利用要求查阅、借阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得涂改、伪造、损毁档案。未经档案管理人员同意，不得擅自将档案带出档案库房。查阅、借阅档案后，应及时归还档案，如需延期使用，应办理续借手续。七、档案的保密1.保密措施档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。对于涉及公司机密的档案，应进行加密存储，并采取专人专管等措施。2.保密责任各部门应加强对档案保密工作的管理，对本部门形成的档案负责保密。档案管理人员因工作失误或故意泄露档案内容的，应承担相应的法律责任。八、档案管理的信息化建设1.信息化目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.信息化内容建立电子档案数据库，对各类档案进行分类存储和管理。开发档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等业务流程的信息化管理。建立档案信息共享平台，实现公司内部各部门之间的档案信息共享。3.信息化实施制定档案管理信息化建设规划，明确建设目标、任务和步骤。选择合适的档案管理软件和硬件设备，确保系统的稳定运行。对档案管理人员进行信息化培训，提高其信息化操作技能。九、档案管理的监督与检查1.监督检查部门公司设立档案管理监督检查小组，负责对公司各部门的档案管理工作进行监督检查。2.监督检查内容档案管理制度的执行情况。档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等工作情况。档案管理人员的工作情况。3.监督检查方式定期检查：每年组织一次全面的档案管理工作检查。不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的档案管理工作进行抽查。4.监督检查结果处理对档案管理工作成绩突出的部门和个人，给予