合同管理模板

合同管理模板一、合同管理概述合同管理是企业运营中的重要环节，它贯穿于企业从合同订立到履行完毕的全过程。有效的合同管理能够保障企业合法权益，降低法律风险，提高经济效益，确保各项业务活动的顺利开展。合同管理的主要目标包括：1.确保合同的合法性、完整性和准确性，避免因合同瑕疵导致的法律纠纷和经济损失。2.对合同履行过程进行实时监控，及时发现和解决合同执行中的问题，保证合同双方按照约定履行义务。3.提高合同的执行效率，优化资源配置，实现企业利益最大化。4.积累合同管理经验，为企业制定战略决策、完善内部管理制度提供数据支持和参考依据。二、合同管理流程（一）合同订立阶段1.合同发起业务部门根据实际业务需求，填写《合同发起申请表》，详细说明合同的基本信息，包括合同名称、合同编号、对方当事人信息、合同标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式等。同时，附上与合同相关的业务背景资料、初步洽谈记录等，一并提交给合同管理部门。2.合同审查合同管理部门收到《合同发起申请表》后，首先对合同的形式和内容进行初步审查。检查合同格式是否符合公司规定，条款是否完整、明确，权利义务是否对等。法务部门对合同的合法性进行审查，重点关注合同条款是否符合法律法规要求，是否存在潜在的法律风险。例如，合同中的违约责任条款是否清晰合理，争议解决方式是否明确有效等。财务部门审查合同的财务条款，包括价款支付方式、结算周期、发票开具等，确保合同在财务上的可行性和合规性。例如，审查付款方式是否符合公司财务制度，是否存在财务风险隐患。其他相关部门根据各自职责对合同涉及的专业内容进行审查。如技术部门审查合同中的技术条款，确保技术要求明确、可行；质量部门审查与质量相关的条款，保证产品或服务质量符合标准。3.合同谈判根据审查意见，业务部门与对方当事人就合同条款进行谈判。谈判过程中，要明确双方的权利义务，争取有利的合同条件。谈判结果需及时反馈给合同管理部门和相关审查部门，对合同条款进行相应调整和完善。4.合同审批经修改后的合同草案提交给各级审批人进行审批。审批流程通常根据合同金额、重要性等因素设定不同的审批层级。审批人需对合同的必要性、可行性、合法性等进行全面评估，并签署审批意见。审批通过后，合同进入签订阶段。（二）合同签订阶段1.合同签署合同经审批通过后，由法定代表人或其授权代表与对方当事人签订合同。签订时，要确保合同文本与审批通过的版本一致，双方签字盖章齐全。合同管理部门负责对合同签订过程进行见证，留存相关签字盖章页的复印件等资料，作为合同归档的重要依据。2.合同编号与存档合同签订后，合同管理部门按照公司统一的编号规则为合同赋予唯一的编号。合同编号应体现合同类别、年份、顺序号等信息，便于查询和管理。合同管理部门负责将合同原件及相关附件进行归档保存。归档资料应包括合同文本、审批文件、谈判记录、往来函件等，确保合同档案的完整性。（三）合同履行阶段1.履行跟踪合同管理部门建立合同履行台账，对合同的履行情况进行实时跟踪。业务部门负责具体执行合同，定期向合同管理部门反馈合同履行进展。合同履行过程中，如出现对方未按时履行义务、合同条款变更等情况，业务部门应及时通知合同管理部门，并说明情况及处理建议。2.问题处理合同管理部门根据业务部门反馈的信息，对合同履行中出现的问题进行分析研究。对于一般性问题，协调双方通过协商解决；对于重大问题，及时组织相关部门召开专题会议，共同商讨解决方案。涉及法律纠纷的问题，法务部门应介入，提供法律支持和建议，必要时通过法律途径解决。3.变更管理合同履行过程中如需变更合同条款，业务部门应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响。按照合同订立时的审查和审批流程，对合同变更申请进行审查和审批。经批准后的合同变更内容应及时通知对方当事人，并签订补充协议或变更协议。（四）合同终止阶段1.终止通知合同履行完毕或提前终止时，业务部门应及时向合同管理部门发出《合同终止通知》，说明合同终止的原因和时间。2.结算与清理财务部门负责对合同的款项进行结算，确保双方的经济往来清晰准确。结算完成后，出具结算报告。合同管理部门对合同履行过程中的资料进行清理，核实合同是否全部履行完毕，相关文件是否齐全。如无问题，将合同档案进行整理归档，注明合同终止状态。3.总结评估合同管理部门定期对已终止的合同进行总结评估，分析合同管理过程中的经验教训。评估内容包括合同签订的合规性、履行情况、风险防控效果等。根据总结评估结果，提出改进合同管理工作的建议和措施，不断完善合同管理制度和流程。三、合同管理制度（一）合同起草与审核制度1.合同起草规范合同文本应使用公司统一规定的格式，语言表达准确、清晰、简洁，避免歧义。合同条款应完整涵盖合同的主要内容，包括但不限于当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等。2.审核职责分工合同管理部门负责对合同的形式和内容进行初步审核，确保合同格式规范、条款完整。法务部门负责合同的合法性审查，重点审查合同是否符合法律法规要求，有无法律风险。财务部门负责合同的财务条款审查，保障合同在财务上的合理性和合规性。其他相关部门根据各自专业领域对合同涉及的内容进行审查。3.审核流程与时间要求合同管理部门收到合同发起申请后，应在[X]个工作日内完成初步审查，并将审查意见反馈给业务部门。法务部门、财务部门及其他相关部门应在收到合同草案后的[X]个工作日内完成各自的审查工作，并提交审查意见。业务部门根据审查意见对合同进行修改完善后，再次提交审核，直至审核通过。（二）合同签订制度1.签订权限规定公司法定代表人或其授权代表有权签订合同。授权代表应持有法定代表人签署的授权委托书，明确授权范围和期限。合同金额在[具体金额]以下的，由[授权层级]授权代表签订；合同金额超过[具体金额]的，需经法定代表人签字确认。2.签订程序合同签订前，业务部门应确保合同文本已通过各项审查，且双方对合同条款达成一致意见。合同签订时，应在合同文本上加盖公司公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。签字盖章应清晰、完整，符合公司印章使用管理规定。3.签订注意事项签订合同前，应仔细核对对方当事人的身份信息、资质证书等，确保对方主体资格合法有效。对于多页合同文本，应加盖骑缝章，防止合同被篡改。（三）合同履行与变更制度1.履行跟踪与报告业务部门作为合同履行的责任主体，应建立合同履行台账，详细记录合同履行的各个环节，包括货物交付、款项支付、服务提供等情况。业务部门应定期（每月/每季度）向合同管理部门提交合同履行报告，报告内容包括合同履行进展、存在的问题及解决方案等。2.变更审批流程合同履行过程中如需变更合同条款，业务部门应填写《合同变更申请表》，说明变更的原因、内容、对合同履行的影响及变更后的经济条款等。合同变更申请按照合同订立时的审批流程进行审批，审批通过后方可签订变更协议或补充协议。3.重大变更处理对于涉及合同标的、价款、履行期限等重大变更的合同，合同管理部门应组织相关部门进行专题研究，评估变更对公司利益的影响，并制定相应的应对措施。重大合同变更事项应及时向公司管理层汇报，经批准后方可实施。（四）合同终止与档案管理制度1.终止通知与结算合同履行完毕或提前终止时，业务部门应在[规定时间]内填写《合同终止通知》，提交给合同管理部门。财务部门负责对合同款项进行结算，结算完成后出具结算报告。结算报告应包括合同金额、已支付金额、未支付金额、结算依据等内容。2.档案整理与归档合同管理部门负责对合同档案进行整理归档。合同档案应包括合同文本、审批文件、谈判记录、往来函件、履行报告、变更协议、结算报告等相关资料。合同档案应按照年度、类别、编号等进行分类存放，便于查询和管理。同时，应建立电子档案，实现合同档案的信息化管理。3.档案查阅与借阅规定公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容等，经所在部门负责人和合同管理部门负责人审批后，方可查阅。如需借阅合同档案，借阅人应填写《合同档案借阅申请表》，经相关审批流程批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[规定天数]，借阅人应妥善保管档案，不得擅自转借、复印或涂改。归还时，合同管理部门应进行核对，确保档案完整无损。四、合同管理相关表单（一）合同发起申请表|序号|内容|说明||||||1|合同名称|填写合同的具体名称||2|合同编号|预留合同编号位置，由合同管理部门统一编号||3|对方当事人信息|包括对方单位名称、法定代表人、地址、联系方式等||4|合同标的|详细描述合同所涉及的交易内容||5|数量|明确合同标的的数量||6|质量|说明合同标的的质量标准||7|价款或报酬|填写合同约定的金额及支付方式||8|履行期限|注明合同开始履行和结束履行的时间||9|地点和方式|明确合同履行的地点及方式||10|业务背景资料|附上与合同相关的业务情况说明、初步洽谈记录等||11|申请部门|填写发起合同的业务部门名称||12|申请人|填写申请发起合同的人员姓名||13|申请日期|记录申请发起合同的日期|（二）合同审查意见表|序号|审查部门|审查意见|修改建议|审查人|审查日期|||||||||1|合同管理部门||||||2|法务部门||||||3|财务部门||||||4|其他相关部门（如有）|||||（三）合同变更申请表|序号|内容|说明||||||1|原合同编号|填写需要变更的原合同编号||2|变更事项|详细说明合同变更的具体内容，如条款修改、标的调整、履行期限变更等||3|变更原因|阐述合同变更的原因||4|对合同履行的影响|分析合同变更后对双方履行义务的影响||5|变更后的经济条款（如有）|填写变更后的价款、支付方式等经济相关条款||6|申请部门|填写提出合同变更申请的业务部门名称||7|申请人|填写申请合同变更的人员姓名||8|申请日期|记录申请合同变更的日期|（四）合同终止通知|序号|内容|说明||||||1|合同编号|填写需终止的合同编号||2|合同名称|填写合同的具体名称||3|终止原因|说明合同终止的原因，如履行完毕、提前解除等||4|终止日期|注明合同终止的具体时间||5|业务部门|填写负责该合同的业务部门名称||6|通知日期|记录发出合同终止通知的日期|（五）合同档案查阅申请表|序号|内容|说明||||||1|查阅人姓名|填写查阅合同档案的人员姓名||2|所在部门|填写查阅人所在的部门名称||3|查阅目的|说明查阅合同档案的用途||4|合同编号|填写需查阅的合同编号||5|查阅内容|具体列出需要查阅的合同档案资料范围||6|申请日期|记录申请查阅合同档案的日期||7|部门负责人审批意见|部门负责人签署是否同意查阅的意见及日期||8|合同管理部门负责人审批意见|合同管理部门负责人签署是否同意查阅的意见及日期|（六）合同档案借阅申请表|序号|内容|说明||||||1|借阅人姓名|填写借阅合同档案的人员姓名||2|所在部门|填写借阅人所在的部门名称||3|借阅目的|说明借阅合同档案的用途||4|合同编号|填写需借阅的合同编号||5|预计归还日期|注明借阅合同档案后预计归还的日期||6|申请日期|记录申请借阅合同档案的日期||7|部门负责人审批意见|部门负责人签署是否同意借阅的意见及日期||8|合同管理部门负责人审批意见|合同管理部门负责人签署是否同意借阅的意见及日期|五、合同管理案例分析（一）案例一：合同签订风险防控1.案例背景某公司与一家新合作的供应商签订采购合同，在签订过程中，未对供应商的资质进行严格审查。合同履行一段时间后，发现供应商提供的产品质量存在严重问题，给公司生产经营带来较大影响。2.问题分析合同签订前，对供应商的主体资格和履约能力评估不足，未核实其营业执照、生产许可证等相关资质文件。合同条款中关于产品质量的约定不明确，缺乏具体的质量标准和检验方法，导致在出现质量问题时难以界定责任。3.解决方案完善供应商资质审查制度，在签订合同前，要求供应商提供详细的资质证明文件，并进行实地考察或委托第三方机构进行调查。明确合同中的质量条款，详细规定产品质量标准、检验流程、验收方法及质量异议处理方式等内容，避免模糊不清的表述。4.经验教训合同签订环节的风险防控至关重要，必须严格审查对方当事人资质，确保其具备履约能力。合同条款应清晰明确