公司会议管理制度

公司会议管理制度一、总则1.目的为了规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于公司例会、部门会议、专项工作会议等。3.会议原则精简高效原则：会议应注重实效，精简不必要的环节和内容，提高会议效率。充分准备原则：会前应明确会议主题、目的、议程等，相关人员做好充分准备。明确责任原则：明确会议组织者、参会人员的职责，确保会议顺利进行。有效执行原则：会议决策应明确责任人和时间节点，确保有效执行。二、会议分类及组织1.公司例会定义：公司例会是公司定期召开的会议，旨在总结工作进展，部署下一阶段工作任务。组织：由总经理主持，公司各部门负责人参加。时间：每周[X]上午[X]点召开，如遇特殊情况提前或推迟。议程：各部门负责人汇报上周工作完成情况及本周工作计划。总经理对上周工作进行总结点评，对本周工作进行部署。其他需要讨论的事项。2.部门会议定义：部门会议由各部门自行组织召开，旨在传达公司会议精神，安排本部门工作。组织：由部门负责人主持，部门全体人员参加。时间：每周[X]下午[X]点召开，可根据工作需要灵活调整。议程：部门负责人传达公司会议精神。总结上周部门工作，分析存在的问题。安排本周部门工作任务，明确责任人及时间节点。其他需要讨论的事项。3.专项工作会议定义：专项工作会议是针对公司特定专项工作召开的会议，旨在协调解决专项工作中的问题。组织：根据专项工作需要，由相关部门或项目负责人组织召开，涉及的相关人员参加。时间：根据专项工作进展情况确定，提前通知参会人员。议程：介绍专项工作进展情况，分析存在的问题。讨论解决方案，明确责任人和时间节点。对下一步工作进行安排部署。三、会议准备1.确定会议主题和目的会议组织者应根据工作需要，明确会议的主题和目的，确保会议具有针对性。2.确定参会人员根据会议主题和目的，确定参会人员名单，并提前通知参会人员会议的时间、地点、议程等。3.准备会议资料会议组织者应提前准备好会议所需的资料，如汇报材料、文件、数据等。资料应简洁明了，重点突出，确保参会人员能够快速了解会议相关内容。4.布置会议场地根据会议规模和要求，合理布置会议场地，确保会议设施齐全、环境舒适。5.安排会议记录人员根据会议需要，安排专人负责会议记录，确保会议内容准确记录。四、会议召开1.准时开始会议应严格按照预定时间开始，参会人员应提前到达会议场地，做好准备工作。2.主持人开场主持人应简要介绍会议主题、目的、议程等，宣布会议开始。3.汇报与发言按照会议议程，参会人员依次进行汇报和发言，发言应简洁明了，重点突出。如有需要，可提供相关资料进行辅助说明。4.讨论与交流针对汇报和发言内容，参会人员进行充分讨论和交流，发表意见和建议。讨论应围绕会议主题和目的进行，避免偏离主题。5.决策与部署根据讨论结果，形成会议决策，并明确责任人和时间节点。会议主持人对会议决策进行总结和强调，确保参会人员明确工作要求。6.会议记录会议记录人员应认真记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、汇报发言内容、讨论结果、决策部署等。7.会议结束会议结束后，主持人宣布会议结束，参会人员有序离开会议场地。五、会议记录与纪要1.会议记录会议记录应真实、准确、完整，能够反映会议的全过程。记录人员应使用专用的会议记录簿，按照规范的格式进行记录。会议记录应在会议结束后及时整理，确保字迹清晰、内容完整。2.会议纪要会议纪要由会议组织者根据会议记录整理而成，应突出会议重点和决策结果。会议纪要应在会议结束后[X]个工作日内完成，并发送给参会人员及相关部门。会议纪要应明确会议主题、参会人员、会议主要内容、决策事项、责任人和时间节点等。六、会议决策执行与跟踪1.责任落实会议决策形成后，应明确责任人和时间节点，确保决策得到有效执行。2.执行跟踪责任部门应按照会议决策要求，认真组织实施，并及时向会议组织者汇报执行情况。会议组织者应对决策执行情况进行跟踪检查，及时发现问题并协调解决。3.反馈调整如在决策执行过程中发现问题或情况发生变化，责任部门应及时向会议组织者反馈，提出调整建议。会议组织者应根据反馈情况，及时组织相关人员进行研究讨论，对决策进行调整和完善。七、会议纪律1.按时参会参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假。2.遵守秩序参会人员应遵守会议秩序，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意走动、接听电话或从事与会议无关的事情。3.积极发言参会人员应积极参与会议讨论，发表真实、客观的意见和建议，不得推诿扯皮、敷衍了事。4.保守机密参会人员应对会议内容严格保密，不得泄露会议讨论的机密信息和决策结果。八、会议费用管理1.费用标准会议费用应严格按照公司相关规定执行，不得超标准支出。会议费用主要包括会议场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮等费用。2.费用报销会议结束后，会议组织者应及时整理会议费用报销凭证，并按照公司财务制度进行报销。报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、清单、审批单等。九、附则1.制度解释本制度由公司行政部