2025年度合同管理与采购作业规范

2025年度合同管理与采购作业规范正文第一条总则1.1为规范本单位2025年度合同管理与采购作业，确保各项经营活动合法、合规、有序进行，提高经济效益，规避法律风险，特制定本作业规范。1.2本规范适用于本单位及其下属机构在2025年度内进行的各类合同签订、履行以及采购活动。1.3本规范制定依据包括但不限于《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》等相关法律法规，以及本单位内部管理制度。1.4合同管理与采购作业应遵循合法性、公开性、公平性、效益性的原则。第二条合同管理第二章合同管理2.1合同管理的范围包括合同的签订、履行、变更、解除、终止以及档案管理等环节。2.2合同管理职责分工：2.2.1法务部：负责审核合同的合法性、合规性，提出法律意见；负责组织合同范本的制定和修订；参与重大合同的谈判。2.2.2采购部：负责合同需求的提出、供应商的筛选、合同条款的拟定与协商；负责合同履行过程中的协调工作。2.2.3财务部：负责合同款项的支付审核，确保支付符合合同约定及相关财务规定。2.2.4各业务部门：负责合同需求的提出、合同履行的具体执行，配合其他部门完成合同相关工作。2.3合同签订流程：2.3.1合同需求提出：各业务部门根据实际需求填写《合同需求申请表》，提交至采购部。2.3.2供应商选择：采购部根据需求进行市场调研，选择合适的供应商，并填写《供应商选择记录表》。2.3.3合同拟定：由采购部或法务部根据实际情况拟定合同文本，明确双方的权利义务、付款方式、违约责任等内容。2.3.4合同审核：合同文本需经法务部审核，必要时提交至管理层审批。2.3.5合同签署：经审核通过后，由授权代表签署合同，并加盖单位公章或合同专用章。2.4合同履行管理：2.4.1合同履行过程中，各业务部门应按照合同约定履行义务，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时报告。2.4.2合同履行过程中如需变更或解除，应由双方协商一致，并签订书面补充协议或解除协议。2.4.3合同履行完毕后，业务部门应填写《合同履行总结报告》，提交至采购部备案。2.5合同档案管理：2.5.1所有合同及其相关文件（包括但不限于合同文本、往来函件、验收证明等）应由采购部统一归档。2.5.2合同档案应当长期保存，保存期限不得少于合同履行完毕后五年。2.5.3合同档案借阅需经采购部负责人批准，并填写借阅记录。第三章采购作业规范3.1采购作业的范围包括物资采购、服务采购、工程采购等各类采购活动。3.2采购作业应遵循公开、公平、公正的原则，确保采购活动的透明性和竞争性。3.3采购方式选择：3.3.1采购金额在元以上的项目，应当采用招标采购方式；采购金额在元以下的项目，可采用比选、竞争性谈判或单一来源采购方式。3.3.2采用招标采购方式的，应当依法发布招标公告，邀请符合条件的供应商参与投标。3.3.3采用比选采购方式的，应当邀请不少于三家供应商参与比选。3.3.4采用竞争性谈判采购方式的，应当由采购部组织谈判小组，与供应商进行谈判。3.3.5采用单一来源采购方式的，应当确保供应商符合《中华人民共和国政府采购法》规定的条件，并经管理层审批同意。3.4供应商管理：3.4.1供应商的准入应当严格审查其资质、信誉、生产能力等条件。3.4.2供应商的评价应当包括履约能力、产品质量、售后服务等方面，并建立供应商评价档案。3.4.3对于多次违约或质量不合格的供应商，应当将其列入黑名单，禁止其参与后续采购活动。3.5采购流程：3.5.1采购需求提出：各业务部门根据实际需求填写《采购申请表》，提交至采购部。3.5.2采购计划制定：采购部根据采购需求制定采购计划，明确采购方式、时间安排等。3.5.3供应商选择：根据采购方式选择合适的供应商，并填写《供应商选择记录表》。3.5.4采购合同签订：根据选定的供应商，签订采购合同，并按照本规范第二章规定履行相关程序。3.5.5采购验收：物资到货后，由质量管理部门进行验收，并填写《验收报告》。3.5.6采购付款：验收合格后，由财务部按照合同约定进行付款，并保存相关凭证。3.6采购质量管理：3.6.1采购物资的质量应当符合国家相关标准或合同约定的标准。3.6.2质量管理部门应当对采购物资进行严格验收，发现问题及时报告并协商解决。3.6.3对于质量问题导致的损失，应当按照合同约定追究供应商的违约责任。3.7采购验收与付款：3.7.1采购物资到货后，应当在个工作日内完成验收。3.7.2验收合格后，应当在个工作日内完成付款手续。3.7.3付款应当严格按照合同约定进行，不得超出合同范围或支付未经验收的物资款项。第四章争议解决4.1合同履行过程中如发生争议，应当通过友好协商解决。4.2如果协商不成，可以向相关行业协会申请调解。4.3如调解不成，应当依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。第五章附则5.1本规范由本单位法务部负责解释。5.2本规范自年