展会期间会议承办协议

展会期间会议承办协议编号：__________

甲方（会议主办方）名称：__________

地址：__________

乙方（会议承办方）名称：__________

地址：__________

鉴于甲方举办__________展会，为提高展会质量，丰富展会内容，特邀请乙方作为会议承办方，双方经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：本协议旨在明确甲乙双方在展会期间举办会议的相关事宜，确保会议的顺利进行。

二、合同背景：甲乙双方本着互惠互利、共同发展的原则，达成本协议。

三、会议名称：__________

四、会议时间：__________

五、会议地点：__________

六、会议内容：__________

七、会议费用：__________

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.负责提供会议场地，确保场地设施齐全、符合会议需求，并负责场地的清洁和安全维护。

2.提供会议所需的音视频设备、投影仪、电脑等硬件设施，并保证其正常运行。

3.指定专人负责会议的组织和协调工作，确保会议议程的顺利进行。

4.提前向乙方提供会议相关资料，包括参会人员名单、日程安排、参会须知等。

5.在会议期间，负责会议的秩序维护，确保会议的顺利进行。

6.按照约定向乙方支付会议承办费用。

7.协助乙方解决会议过程中可能出现的突发事件。

乙方责任和义务：

1.按照甲方提供的会议资料，制定详细的会议承办方案，包括会议日程、演讲嘉宾安排、现场布置等。

2.负责会议现场布置，确保会场氛围符合会议主题，并提供必要的会务服务。

3.指派专人负责会议接待，确保参会人员顺利签到、领取会议资料等。

4.提前与演讲嘉宾沟通，确保其按时出席并完成演讲任务。

5.配合甲方完成会议的宣传工作，提高会议的知名度和影响力。

6.在会议结束后，整理会议资料，并按要求提交给甲方。

7.按照约定时间完成会议承办工作，并确保会议质量。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按照约定完成会议承办任务，并确保会议质量。

2.乙方有权要求甲方提供必要的会议场地、设备和资料，以及合理的承办费用。

双方义务：

1.双方应严格按照本协议约定履行各自的权利和义务。

2.双方应保持沟通，及时解决会议过程中出现的问题。

3.双方应保守会议秘密，不得泄露会议内容和参会人员信息。

4.双方应遵守国家相关法律法规，不得违反国家政策。

如因不可抗力因素导致合同无法履行，双方应根据实际情况协商解决。如协商不成，任何一方均有权终止合同，并要求对方退还已支付的款项。

合同金额与支付方式：

一、合同总金额

本协议项下，甲方应向乙方支付会议承办费用，总金额为人民币__________元整（￥__________）。

二、支付方式

1.预付款：乙方在签订本协议之日起__________个工作日内，向甲方支付合同总金额的__________%作为预付款，即人民币__________元整（￥__________）。

2.会议举办前支付：乙方在会议举办前__________个工作日，向甲方支付合同总金额的__________%作为会议举办前的支付，即人民币__________元整（￥__________）。

3.会议结束后支付：乙方在会议结束后__________个工作日内，根据会议实际开销及双方确认的最终费用，向甲方支付剩余的合同金额，即人民币__________元整（￥__________）。

三、支付条件

1.甲方在收到乙方提交的符合协议要求的会议承办方案和预算后，支付预付款。

2.甲方在会议成功举办，且乙方提供的服务符合合同约定后，支付会议举办前的款项。

3.甲方在收到乙方提供的会议总结报告和财务报告，确认无误后，支付会议结束后剩余的款项。

四、额外费用

1.如因乙方原因导致会议延期、费用增加，乙方应承担相应的额外费用。

2.如因不可抗力导致会议取消或延期，双方应根据实际情况协商解决额外费用问题。

五、违约责任

1.若甲方未按约定支付款项，应向乙方支付_____%的违约金。

2.若乙方未按约定提供会议服务，应向甲方支付_____%的违约金。

六、结算方式

双方同意采用银行转账方式进行款项结算，具体账户信息由甲方提供。

本协议项下的所有支付均以人民币结算，并按照中国人民银行规定的汇率执行。

违约与争议解决机制：

一、违约行为及处理

1.甲方违约行为：

a.未按约定时间支付款项；

b.未提供符合协议要求的会议场地、设备和资料；

c.未按约定完成会议的组织和协调工作；

d.违反国家法律法规，导致合同无法履行。

2.乙方违约行为：

a.未按约定时间完成会议承办任务；

b.未提供符合协议要求的会议服务；

c.提供的服务不符合合同约定；

d.违反国家法律法规，导致合同无法履行。

对于违约行为，违约方应承担以下责任：

a.向守约方支付违约金，违约金为合同总金额的_____%；

b.按照守约方的实际损失，赔偿守约方损失；

c.按照法律法规和合同约定承担其他责任。

二、争议解决

1.双方在履行本协议过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决。

2.如协商不成，任何一方均有权将争议提交至__________仲裁委员会仲裁。

3.仲裁委员会应按照《中华人民共和国仲裁法》的规定进行仲裁。

4.仲裁裁决是终局的，对双方均有约束力。

5.如任何一方不履行仲裁裁决，另一方有权向人民法院申请强制执行。

三、适用法律

本协议的订立、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

四、管辖法院

如双方未达成仲裁协议或仲裁协议无效，任何一方均可向合同签订地或甲方所在地的人民法院提起诉讼。

五、不可抗力

如因不可抗力导致合同无法履行或部分履行，双方应及时通知对方，并根据不可抗力的影响程度协商解决。如不可抗力持续超过__________天，任何一方均有权解除合同，并免除其在此期间的责任。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效。本协议的生效需满足以下条件：

1.甲方和乙方均具备完全民事行为能力；

2.双方对本协议的内容充分了解并同意；

3.双方在本协议上签字盖章。

二、有效期

本协议的有效期为自生效之日起至会议结束后__________个工作日止。在协议有效期内，双方应严格遵守本协议的约定。

三、变更

1.本协议的任何变更，必须以书面形式进行，并经双方签字盖章后生效。

2.未经双方书面同意，任何一方不得擅自变更本协议的任何条款。

四、终止

1.本协议在以下情形下终止：

a.会议成功举办，且双方履行完毕各自义务；

b.双方协商一致，决定终止本协议；

c.因不可抗力导致本协议无法履行；

d.一方违约，另一方根据本协议约定解除合同。

2.本协议终止后，双方应按照约定处理剩余事宜，包括但不限于费用结算、资料交接等。

五、通知

1.双方应通过书面形式相互通知，包括但不限于地址变更、联系方式变更等。

2.通知应以挂号信、特快专递或双方认可的电子方式发送，自发送之日起第三个工作日视为送达。

六、争议解决

本协议的争议解决方式、适用法律和管辖法院等事项，均按照本协议“违约与争议解决机制”部分的规定执行。

七、其他

1.本协议未尽事宜，双方可另行协商签订补充协议，补充协议与本协议具有同等法律效力。

2.本协议一式两份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本协议自双方签字盖章之日起生效，自终止之日起失效。

甲方（会议主办方）签字：__________

乙方（会议承办方）签字：__________

签订日期：__________年__________月__________日

附件：

一、需求文档

1.会议主题及目标；

2.参会人员构成及规模；

3.会议日程安排；

4.会议场地及设施要求；

5.会议宣传及推广方案；

6.会议预算及费用分配。

二、设计方案

1.会议场地布置方案；

2.会议宣传物料设计；

3.会议资料及礼品设计。

三、技术规格

1.会议场地设备清单；

2.会议音视频设备技术参数；

3.会议网络及通讯设备技术参数。

四、各类证件复印件

1.甲方营业执照复印件；

2.乙方营业执照复印件；

3.甲方法定代表人身份证明复印件；

4.乙方法定代表人身份证明复印件；

5.双方授权代表身份证明复印件。

五、其他相关文件

1.会议举办地政府相关部门的批准文件；

2.会议举办地安全保障措施；