采购部管理制度与工作流程

采购部管理制度与工作流程一、总则1.目的为了规范采购部的工作流程，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保公司生产经营活动的顺利进行，特制定本管理制度与工作流程。2.适用范围本制度适用于公司采购部所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等的采购。3.职责采购部负责公司各类物资的采购工作，包括供应商开发、采购计划制定、采购订单下达、采购合同签订、采购物资验收等环节。采购部应严格按照公司的采购政策和流程进行采购活动，确保采购物资的质量、价格、交货期等符合公司要求。采购部应定期对供应商进行评估和管理，建立供应商档案，维护良好的供应商关系，确保供应商能够按时、按质、按量供应物资。二、采购流程（一）采购需求申请1.各部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途、预计交货日期等信息，并提交给采购部。2.《采购需求申请表》需经部门负责人审核签字后生效，对于金额较大或重要的采购需求，还需经公司相关领导审批。（二）采购计划制定1.采购部收到各部门提交的《采购需求申请表》后，进行汇总和分析，结合公司库存情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、预计采购日期、采购预算等信息，并报采购部负责人审核。3.采购部负责人根据公司的采购政策和实际情况，对采购计划进行审核和调整，确保采购计划的合理性和可行性。（三）供应商选择与评估1.根据采购计划，采购部通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证书、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料，建立供应商信息库。3.采购部组织相关人员对符合要求的供应商进行实地考察，评估供应商的实际情况，如生产设备、生产工艺、质量管理体系、人员素质等。4.根据实地考察结果，对供应商进行综合评估，评估指标包括质量、价格、交货期、售后服务等方面。采购部根据评估结果，选择合格的供应商，并将其列入《合格供应商名录》。5.采购部定期对供应商进行评估和管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于出现质量问题、交货延迟、价格不合理等情况的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作等措施。（四）采购合同签订1.采购部与选定的供应商进行商务谈判，确定采购物资的价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.根据商务谈判结果，采购部起草采购合同，合同内容应符合国家法律法规和公司的相关规定，明确双方的权利和义务。3.采购合同需经采购部负责人审核签字后，提交公司法务部门审核。法务部门对合同条款进行合法性审查，确保合同的有效性和可操作性。4.经法务部门审核通过的采购合同，报公司相关领导审批。领导审批通过后，采购部与供应商签订采购合同。5.采购合同签订后，采购部应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部、仓库管理部等，以便各部门做好相应的准备工作。（五）采购订单下达1.采购部根据采购合同，填写《采购订单》，明确采购物资的名称、规格、型号、数量、交货日期、交货地点、收货人等信息。2.《采购订单》需经采购部负责人审核签字后，加盖公司公章或合同专用章，传真或邮件发送给供应商。3.采购部应及时跟踪采购订单的执行情况，与供应商保持沟通，确保供应商按时、按质、按量供应物资。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施，要求供应商整改或承担相应的违约责任。（六）采购物资验收1.采购物资到货前，采购部应提前通知仓库管理部做好验收准备工作。仓库管理部应安排专人负责验收，并根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格、型号等进行检验。2.对于重要物资或价值较高的物资，采购部应会同质量控制部门、使用部门等相关人员共同进行验收。验收合格后，验收人员应在《采购物资验收单》上签字确认。3.如发现采购物资存在数量短缺、质量不合格、规格型号不符等问题，验收人员应及时与供应商联系，要求供应商进行补货、换货或退货处理。同时，采购部应将相关情况记录在案，并跟踪处理结果。4.采购物资验收合格后，仓库管理部应及时办理入库手续，将采购物资入库存储。入库单应注明采购物资的名称、规格、型号、数量、入库日期等信息，并由仓库管理人员签字确认。（七）采购付款1.采购物资验收合格且入库后，采购部应及时整理相关发票、合同、验收单等资料，填写《付款申请单》，提交给财务部。2.《付款申请单》应注明采购物资的名称、规格、型号、数量、采购金额、付款方式、付款日期等信息，并经采购部负责人审核签字。3.财务部收到《付款申请单》后，按照公司的财务管理制度和采购合同的约定，对付款申请进行审核。审核无误后，报公司相关领导审批。4.经公司领导审批通过后，财务部办理付款手续，将款项支付给供应商。付款后，财务部应及时将付款凭证反馈给采购部。三、采购部管理制度（一）采购人员行为规范1.采购人员应遵守国家法律法规和公司的各项规章制度，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。2.采购人员应具备良好的职业道德和职业素养，保守公司商业机密，不得泄露公司采购信息和供应商信息。3.采购人员应积极主动地开展采购工作，不断提高采购业务水平和工作效率，确保采购任务的顺利完成。4.采购人员应与供应商保持良好的沟通和合作关系，尊重供应商的合法权益，不得故意刁难供应商。（二）采购成本控制制度1.采购部应建立采购成本控制体系，通过合理选择供应商、优化采购批量、谈判降低价格等方式，降低采购成本。2.采购人员应定期对市场价格进行调研和分析，掌握市场价格动态，及时调整采购策略，争取最优惠的采购价格。3.采购部应加强与供应商的谈判技巧，通过与供应商协商，争取更有利的付款方式、交货期、售后服务等条款，降低采购成本。4.采购部应定期对采购成本进行核算和分析，对比采购预算和实际采购成本，找出成本差异的原因，采取有效措施进行改进。（三）采购风险管理1.采购部应识别和评估采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、质量风险、价格波动风险、市场风险等，并制定相应的风险应对措施。2.采购部应加强对供应商的管理，建立供应商信用评估体系，定期对供应商进行信用评估，选择信用良好的供应商合作，降低供应商违约风险。3.采购部应加强对采购物资的质量控制，与质量控制部门密切配合，严格按照采购合同和相关标准进行验收，确保采购物资的质量符合要求，降低质量风险。4.采购部应关注市场价格波动情况，合理安排采购计划，采取适当的采购策略，如套期保值、签订长期合同等，降低价格波动风险。5.采购部应加强对市场动态的监测和分析，及时了解市场变化情况，调整采购策略，应对市场风险。（四）采购文档管理1.采购部应建立完善的采购文档管理制度，对采购过程中产生的各类文档进行分类、整理、归档和保管。2.采购文档包括采购需求申请表、采购计划、供应商信息、采购合同、采购订单、采购物资验收单、发票、付款申请单等。3.采购文档应按照时间顺序和类别进行整理，确保文档的完整性和准确性。采购部应定期对采购文档进行备份，防止数据丢失。4.采购文档的查阅和使用应遵循公司的相关规定，经授权的人员方可查阅和使用采购文档。查阅和使用采购文档时，应做好记录，确保文档的安全和保密。四、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购部的采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否规范、采购成本是否合理等。2.采购部应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，接受公司管理层的监督和指导。3.采购部内部应建立相互监督机制，采购人员之间应相互监督，发现问题及时向上级报告。（二）绩效考核1.公司制定采购部绩效考核制度，对采购部及采购人员的工作业绩进行考核评价。2.绩效考核指标包括采购任务完成率、采购成本降低率、采购物资质量合格率、供应商满意度、合同执行率等。3.采购部应定期对采购人员的工作进行考核评价，根据考核结果进行奖惩。对于工