合同管理办法实施细则

合同管理办法实施细则一、总则1.目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据国家相关法律法规及公司实际情况，制定本实施细则。2.适用范围本细则适用于公司及所属各部门、子公司在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。3.基本原则依法合规原则：合同的签订、履行等应符合国家法律法规的规定。公平公正原则：保障合同双方的合法权益，遵循公平合理的原则确定双方权利义务。诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。风险防范原则：注重合同风险的识别、评估和控制，确保公司利益不受损害。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：审议合同管理制度、重大合同及合同管理中的重大事项。协调解决合同管理过程中的重大争议和问题。2.合同管理部门一般为公司法务部门或指定的综合管理部门。职责：制定和完善合同管理制度、流程和标准文本。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等全过程管理。监督检查合同执行情况，对合同风险进行预警和防控。负责合同纠纷的处理和诉讼工作。建立和维护合同台账、档案等。3.业务部门公司各业务部门。职责：负责本部门业务合同的谈判、起草、初审等工作。严格按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。配合合同管理部门做好合同纠纷的处理等工作。三、合同签订管理1.合同谈判业务部门负责合同谈判工作，应组建谈判团队，明确谈判目标、策略和分工。谈判前应收集对方主体资格、信用状况、经营情况等相关信息，做好充分准备。谈判过程中应记录重要事项和双方意见，形成谈判纪要。2.合同起草一般由业务部门起草合同初稿，合同内容应符合法律法规要求，条款明确、具体、完整。涉及技术、法律等专业问题的，可邀请相关专业人员参与起草。合同应使用公司统一的标准文本，特殊情况需使用非标准文本的，应经合同管理部门审核同意。3.合同审核业务部门将合同初稿提交合同管理部门审核。合同管理部门从合法性、合规性、条款完整性、风险防范等方面进行审核，提出修改意见。涉及重大事项或风险较高的合同，合同管理部门应组织相关部门进行会审，并提交合同管理委员会审议。4.合同签订经审核通过的合同，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。签订合同时应确保合同双方主体资格合法、有效，签字盖章齐全。合同签订后，业务部门应及时将合同副本提交合同管理部门备案。四、合同履行管理1.履行计划业务部门应根据合同约定制定详细的履行计划，明确各阶段的工作任务、时间节点和责任人。履行计划应报合同管理部门备案。2.履行跟踪业务部门负责合同履行的具体实施，应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现和解决问题。合同管理部门应不定期对合同履行情况进行抽查，监督业务部门履行合同义务。3.变更管理合同履行过程中如需变更合同内容，业务部门应及时与对方协商，达成一致后签订书面变更协议。变更协议应按合同签订流程进行审核、签订和备案。4.争议解决合同履行过程中发生争议，业务部门应及时与对方沟通协商，争取友好解决。协商不成的，应及时告知合同管理部门，由合同管理部门组织相关部门研究解决方案，必要时通过法律途径解决。五、合同结算管理1.结算依据合同结算应严格按照合同约定的结算方式、结算期限等进行。业务部门应在合同履行完毕后及时办理结算手续，提交结算申请及相关证明材料。2.结算审核合同管理部门对业务部门提交的结算申请进行审核，重点审核结算金额、结算方式、结算期限等是否符合合同约定。涉及财务、审计等专业问题的，可会同相关部门进行审核。3.结算支付经审核通过的结算申请，由财务部门按照公司财务制度办理支付手续。支付过程中应严格审核相关票据，确保支付安全。六、合同档案管理1.档案收集合同签订、履行过程中形成的各类文件、资料，包括合同文本、谈判纪要、变更协议、结算凭证等，由业务部门负责收集整理。业务部门应在合同履行完毕后[X]个工作日内将合同档案移交合同管理部门。2.档案整理合同管理部门对接收的合同档案进行分类、编号、装订等整理工作，确保档案资料完整、规范。合同档案应按照不同类别、年份、编号等进行存放，便于查阅和管理。3.档案保管合同管理部门应建立专门的合同档案室或档案柜，妥善保管合同档案。合同档案保管期限应符合国家法律法规及公司相关规定，一般为[X]年。4.档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写查阅申请表，经合同管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅人员应遵守档案管理制度，不得擅自复印、涂改、损毁合同档案。七、合同监督与考核1.监督检查合同管理部门定期对合同签订、履行、结算、档案管理等情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。公司内部审计部门可对合同管理情况进行专项审计，提出审计意见和建议。2.考核评价建立合同管理考核评价机制，对业务部门及相关责任人的合同管理工作进行考核评价。考核内容包括合同签订的规范性、履行的及时性和准确性、风险防控情况等。考核结果与部门及个人绩效挂钩，