仪器出入库制度

仪器出入库制度一、总则1.目的为加强公司仪器设备的出入库管理，确保仪器设备的安全、完整，保证公司科研、生产等各项工作的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有仪器设备的出入库管理，包括但不限于科研仪器、生产设备、检测设备、办公设备等。3.职责分工仓库管理部门负责仪器设备的出入库日常管理工作，包括仪器设备的验收、入库、存储、保管、发放、盘点等环节。建立健全仪器设备出入库台账，详细记录仪器设备的出入库时间、名称、型号、规格、数量、来源、去向等信息。定期对仓库进行清理和盘点，确保仪器设备账实相符，保持仓库环境整洁、有序。采购部门根据公司需求，负责仪器设备的采购工作，确保所采购的仪器设备符合公司要求，并及时通知仓库管理部门办理入库手续。负责与供应商沟通协调仪器设备的到货时间、运输方式等相关事宜，确保仪器设备按时、安全送达公司。使用部门根据工作需要，提前向仓库管理部门提交仪器设备领用申请，明确领用仪器设备的名称、型号、规格、数量、使用期限等信息。负责对领用的仪器设备进行妥善保管和正确使用，确保仪器设备的正常运行和使用寿命。在使用过程中如发现仪器设备出现故障或损坏，应及时通知仓库管理部门和相关维修部门进行处理，并配合做好维修记录。使用完毕后，应及时将仪器设备归还仓库管理部门，并办理归还手续。对于长期不用的仪器设备，应及时通知仓库管理部门进行妥善保管或处理。二、仪器设备入库管理1.入库申请采购部门在签订仪器设备采购合同后，应及时填写《仪器设备入库申请表》，详细注明仪器设备的名称、型号、规格、数量、预计到货时间、采购合同编号等信息，并提交给仓库管理部门。仓库管理部门根据采购部门提交的《仪器设备入库申请表》，提前做好接收准备工作，包括安排合适的存放位置、准备必要的验收工具等。2.到货验收仪器设备到货后，仓库管理部门应及时组织采购部门、使用部门等相关人员进行验收。验收内容包括仪器设备的数量、规格、型号、外观质量、技术性能、随机附件及资料等是否与采购合同一致。验收人员应按照采购合同和相关标准要求，对仪器设备进行逐一检查核对。对于大型、精密仪器设备，应邀请专业技术人员或厂家技术人员进行现场安装调试，并进行试运行，确保仪器设备能够正常运行。在验收过程中，如发现仪器设备存在数量短缺、规格不符、质量问题等，验收人员应及时填写《仪器设备验收报告》，详细记录问题情况，并要求供应商限期整改或更换。对于不合格的仪器设备，仓库管理部门应拒绝办理入库手续，并及时通知采购部门与供应商协商解决。3.入库手续办理经检验合格的仪器设备，仓库管理部门应及时办理入库手续。入库人员应根据验收结果，在《仪器设备入库登记表》上详细填写仪器设备的名称、型号、规格、数量、入库日期、存放位置、供应商名称等信息，并由验收人员、仓库管理人员签字确认。仓库管理部门应按照仪器设备的类别、型号、规格等进行分类存放，并建立相应的标识牌，注明仪器设备的名称、型号、规格、存放位置等信息，以便于查找和管理。对于贵重仪器设备、关键设备等，仓库管理部门应建立专门的档案，记录仪器设备的购置时间、使用情况、维护保养记录等信息，并实行重点监控管理。三、仪器设备出库管理1.出库申请使用部门因工作需要领用仪器设备时，应填写《仪器设备领用申请表》，详细注明领用仪器设备的名称、型号、规格、数量、使用期限、使用项目、申请人等信息，并提交给仓库管理部门。仓库管理部门接到使用部门提交的《仪器设备领用申请表》后，应及时对申请内容进行审核。审核内容包括使用部门的需求是否合理、仪器设备是否库存充足、是否已办理相关审批手续等。对于不符合要求的申请，仓库管理部门应及时与使用部门沟通协调，说明原因并要求其补充完善相关手续。2.出库审批《仪器设备领用申请表》经仓库管理部门审核通过后，应提交给相关部门负责人进行审批。审批流程如下：对于一般仪器设备的领用，由部门负责人审批签字后即可办理出库手续。对于贵重仪器设备、关键设备以及价值较高的仪器设备的领用，除部门负责人审批外，还需经公司主管领导审批签字后方可办理出库手续。审批人员应根据公司实际情况和工作需要，认真审核领用申请，确保仪器设备的领用合理、合规，并在《仪器设备领用申请表》上签署审批意见。3.出库发放仓库管理部门根据审批通过的《仪器设备领用申请表》，办理仪器设备的出库发放手续。发放人员应按照申请表上注明的仪器设备名称、型号、规格、数量等信息，从仓库中取出相应的仪器设备，并与领用人员进行当面清点核对。在发放过程中，如发现仪器设备存在损坏、缺失等情况，发放人员应及时与仓库管理人员进行核实，并在《仪器设备领用申请表》上注明情况，由仓库管理人员负责处理。对于无法满足领用需求的仪器设备，发放人员应及时通知领用人员，并协助其与相关部门协调解决。领用人员确认仪器设备无误后，应在《仪器设备领用登记表》上签字确认。仓库管理人员应将《仪器设备领用申请表》和《仪器设备领用登记表》进行妥善保存，作为仪器设备出入库管理的重要依据。四、仪器设备借用管理1.借用申请公司内部各部门之间因工作需要借用仪器设备时，借用部门应填写《仪器设备借用申请表》，详细注明借用仪器设备的名称、型号、规格、数量、借用期限、借用用途、申请人等信息，并提交给仓库管理部门。仓库管理部门接到借用申请后，应按照仪器设备出库申请的审核流程进行审核，确保借用申请合理、合规。2.借用审批《仪器设备借用申请表》经仓库管理部门审核通过后，应提交给相关部门负责人进行审批。审批流程与仪器设备出库审批流程相同。审批人员应根据公司实际情况和工作需要，认真审核借用申请，确保仪器设备的借用符合公司规定，并在《仪器设备借用申请表》上签署审批意见。3.借用手续办理仓库管理部门根据审批通过的《仪器设备借用申请表》，办理仪器设备的借用手续。借用人员应按照申请表上注明的仪器设备名称、型号、规格、数量等信息，从仓库中取出相应的仪器设备，并与仓库管理人员进行当面清点核对。在借用过程中，如发现仪器设备存在损坏、缺失等情况，借用人员应及时与仓库管理人员进行核实，并在《仪器设备借用申请表》上注明情况，由仓库管理人员负责处理。对于无法满足借用需求的仪器设备，借用人员应及时通知仓库管理人员，并协助其与相关部门协调解决。借用人员确认仪器设备无误后，应在《仪器设备借用登记表》上签字确认。仓库管理人员应将《仪器设备借用申请表》和《仪器设备借用登记表》进行妥善保存，作为仪器设备借用管理的重要依据。4.借用归还借用期限届满前，借用人员应及时将借用的仪器设备归还仓库管理部门，并办理归还手续。归还时，借用人员应确保仪器设备完好无损，各项性能指标正常，并将仪器设备的随机附件、资料等一并归还。仓库管理人员应按照仪器设备入库验收的要求，对归还的仪器设备进行验收。如发现仪器设备存在损坏、缺失等情况，仓库管理人员应及时与借用人员进行核实，并按照相关规定进行处理。对于损坏严重无法修复或丢失的仪器设备，借用人员应按照公司规定进行赔偿。借用人员归还仪器设备并验收合格后，仓库管理人员应在《仪器设备借用登记表》上注明归还日期，并由借用人员和仓库管理人员签字确认。五、仪器设备报废管理1.报废申请当仪器设备因使用年限已久、技术落后、损坏严重无法修复等原因需要报废时，使用部门应填写《仪器设备报废申请表》，详细注明报废仪器设备的名称、型号、规格、购置时间、使用年限、报废原因、申请人等信息，并提交给仓库管理部门。仓库管理部门接到报废申请后，应组织相关技术人员对申请报废的仪器设备进行技术鉴定，确认其是否符合报废条件。2.报废审批《仪器设备报废申请表》经仓库管理部门和相关技术人员鉴定通过后，应提交给相关部门负责人进行审批。审批流程如下：对于价值较低的仪器设备报废，由部门负责人审批签字后即可办理报废手续。对于价值较高的仪器设备报废，除部门负责人审批外，还需经公司主管领导审批签字后方可办理报废手续。审批人员应根据公司实际情况和相关规定，认真审核报废申请，确保仪器设备的报废合理、合规，并在《仪器设备报废申请表》上签署审批意见。3.报废处理经审批同意报废的仪器设备，仓库管理部门应按照公司规定进行处理。对于有利用价值的零部件，可以进行拆卸留存备用；对于无利用价值的仪器设备，可以按照公司规定进行变卖、捐赠或报废销毁等处理。在报废处理过程中，仓库管理部门应做好记录，详细记录报废仪器设备的名称、型号、规格、数量、处理方式、处理时间、处理去向等信息，并将相关记录作为仪器设备报废管理的重要档案保存。六、仪器设备盘点管理1.盘点计划制定仓库管理部门应定期对仪器设备进行盘点，确保仪器设备账实相符。盘点计划应包括盘点时间、盘点范围、盘点人员、盘点方法等内容，并提前通知相关部门和人员做好准备工作。盘点时间应根据公司实际情况确定，一般每季度或每半年进行一次全面盘点，对于贵重仪器设备、关键设备等应增加盘点频次。2.盘点实施盘点人员应按照盘点计划，对仓库内的仪器设备进行逐一清点核对。在盘点过程中，应认真记录仪器设备的名称、型号、规格、数量、存放位置等信息，并与仪器设备出入库台账进行核对。对于盘点中发现的账实不符情况，盘点人员应及时查明原因，并填写《仪器设备盘点差异表》，详细记录差异情况、差异原因、处理建议等信息。3.盘点结果处理仓库管理部门应根据盘点结果，及时对仪器设备出入库台账进行调整，确保账实相符。对于盘点中发现的盘盈、盘亏等情况，应按照公司规定进行处理。对于盘盈的仪器设备，应查明原因，并及时办理入库手续，调整仪器设备出入库台账。对于盘亏的仪器设备，应查明原因，属于正常损耗的，应按照公司规定进行核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任，并要求其按照公司规定进行赔偿。仓库管理部门应将盘点结果和处理情况及时上报公司领导和相关部门，以便公司领导及时掌握仪器设备的管理情况，做出相应的决策。七、仪器设备档案管理1.档案建立仓库管理部门应对每台仪器设备建立独立的档案，档案内容应包括仪器设备的购置合同、发票、验收报告、使用说明书、维护保养记录、维修记录、报废申请及审批文件等相关资料。仪器设备档案应按照档案管理的相关规定进行分类、编号、装订，并妥善保存。对于电子档案，应进行备份存储，确保档案数据的安全、完整。2.档案更新随着仪器设备的使用和管理，仓库管理部门应及时更新仪器设备档案内容。对于仪器设备的维护保养记录、维修记录等，应定期进行整理归档，并及时录入档案系统。当仪器设备发生变更情况，如名称、型号、规格、存放位置、使用部门等发生变化时，仓库管理部门应及时更新档案内容，并在相关文件上进行标注说明。3.档案查阅公司内部各部门因工作需要查阅仪器设备档案时，应填写《仪器设备档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、查阅原因、查阅人员等信息，并提交给仓库管理部门。仓库管理部门接到查阅申请后，应按照档案管理的相关规定进行审核。对于符合查阅条件的申请，仓库管理部门应安排专人负责提供档案查阅服务，并做好查阅记录。查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还仓库管理部门，并在查阅记录上签字确认。八、监督与考核1.监督检查公司应建立健全仪器设备出入库管理制度的监督检查机制，定期对仓库管理部门、采购部门、使用部门等相关部门的仪器设备出入库管理工作进行监督检查。监督检查内容包括仪器设备出入库手续是否齐全、审批流程是否规范、台账记录是否准确、仪器设备存放是否合理、维护保养是否到位等方面。2.考核评价根据监督检查结果，公司应对相关部门和人员的仪器设备出入库管理工作进行考核评价。