礼品领用制度

礼品领用制度一、总则1.目的为规范公司礼品的领用管理，确保礼品使用的合理性、合规性和透明度，充分发挥礼品在公司业务拓展、客户维护等方面的积极作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在因业务需要领用公司礼品的相关行为。3.礼品定义本制度所指礼品包括但不限于：商务礼品（如定制的办公用品、纪念品等）、促销礼品（用于市场推广活动的赠品）、节日礼品（在特定节日向员工或客户发放的礼品）等各类由公司统一采购或准备的物品。二、礼品管理职责1.行政部门负责礼品的统一采购、入库、保管和发放工作。建立礼品库存台账，详细记录礼品的种类、数量、出入库时间、领用情况等信息。根据各部门的需求申请，合理安排礼品的发放，并确保礼品发放过程的规范和准确。定期盘点礼品库存，确保账实相符。2.财务部门负责礼品采购费用的审核、报销和账务处理。对礼品领用情况进行财务监督，确保礼品领用符合公司财务制度。3.使用部门根据业务实际需要，提前向行政部门提交礼品领用申请。负责礼品的合理使用，确保礼品用于正当的业务目的，如客户拜访、市场推广等。对礼品使用效果进行跟踪和反馈，及时向行政部门提供相关信息。三、礼品采购1.采购计划行政部门应根据公司业务发展情况、节日安排以及以往礼品使用数据等，提前制定年度礼品采购计划。采购计划应明确礼品的种类、数量、预算等内容。对于临时性的礼品需求，使用部门应提前至少[X]个工作日向行政部门提出申请，行政部门根据实际情况纳入采购计划或进行紧急采购安排。2.供应商选择行政部门负责建立礼品供应商库，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估和筛选。优先选择具有良好口碑、产品质量可靠、价格合理且能提供优质售后服务的供应商合作。定期对供应商进行考核，对于不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。3.采购流程行政部门根据采购计划或审批通过的申请，向选定的供应商发送采购订单。采购订单应明确礼品的规格、数量、价格、交货时间等详细信息。供应商按照采购订单要求进行生产或备货，并在规定时间内将礼品送达公司。行政部门负责组织验收，确保礼品的数量、质量、规格等符合要求。验收合格后，行政部门办理入库手续，将礼品登记入账，并更新礼品库存台账。四、礼品领用1.领用申请使用部门如需领用礼品，应填写《礼品领用申请表》，详细说明领用礼品的种类、数量、用途、预计发放对象等信息。《礼品领用申请表》需经部门负责人签字审批，对于涉及重要客户或较大金额的礼品领用申请，还需报公司分管领导审批。申请人应确保领用礼品的用途真实、合理，符合公司业务需要。2.领用审批行政部门收到《礼品领用申请表》后，应进行审核。审核内容包括申请信息的完整性、合理性以及礼品库存情况等。如申请信息完整且符合规定，行政部门在[X]个工作日内完成审批，并通知申请人前来领用礼品。如申请信息存在问题或不符合规定，行政部门应及时与申请人沟通，要求其补充或修改相关信息，直至符合要求。3.礼品发放申请人凭经审批通过的《礼品领用申请表》到行政部门领取礼品。行政部门发放礼品时，应在礼品库存台账上记录领用日期、领用人、礼品种类及数量等信息，并由领用人签字确认。对于需要配送的礼品，行政部门应负责安排配送事宜，并确保礼品安全、及时送达指定对象。如因特殊情况需要代领礼品，代领人需出示本人有效身份证件及授权委托书，并在礼品领取记录上签字注明代领情况。五、礼品使用规范1.用途明确礼品应主要用于公司业务拓展、客户关系维护、市场推广等正当业务活动，不得挪作他用。在使用礼品时，应向接收礼品的对象清晰说明礼品的来源和公司的相关业务介绍，提升公司品牌形象。2.合规性要求礼品的使用应遵守国家法律法规以及公司的各项规章制度，不得进行不正当的利益输送或违反廉洁自律规定的行为。严禁将礼品用于商业贿赂或其他违法违规活动。3.效果跟踪使用部门在礼品发放后，应及时跟踪礼品的使用效果。例如，通过与客户沟通、收集市场反馈等方式，了解礼品对业务合作、客户满意度等方面的影响。定期向行政部门反馈礼品使用效果情况，以便行政部门对礼品采购和管理工作进行评估和改进。六、礼品库存管理1.库存盘点行政部门应定期对礼品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期为[具体周期，如每月、每季度等]。盘点时，应详细记录礼品的实际数量、存放位置、质量状况等信息，并与礼品库存台账进行核对。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《礼品库存差异报告》，报相关领导审批后进行调整。2.库存安全行政部门应确保礼品库存的安全，采取必要的防火、防盗、防潮、防虫等措施，防止礼品损坏、丢失或变质。对贵重礼品或有特殊保管要求的礼品，应单独存放，并指定专人负责管理。3.库存预警行政部门根据礼品库存情况和以往使用数据，设定库存预警线。当库存数量低于预警线时，及时提醒相关人员进行采购申请。同时，根据业务发展变化，适时调整库存预警线，确保礼品库存既能满足业务需求，又不会造成过多积压。七、礼品费用管理1.预算控制公司应制定年度礼品费用预算，对礼品采购、领用等相关费用进行总额控制。各部门在申请礼品领用时，应充分考虑预算情况，合理安排礼品使用，避免超预算领用。2.费用报销礼品采购费用由行政部门负责整理相关发票、采购订单、验收报告等报销凭证，并按照公司财务报销制度进行报销。报销凭证应真实、合法、有效，报销流程应严格按照公司规定执行。财务部门对礼品费用报销进行审核，对于不符合规定的报销申请予以退回，并说明原因。八、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对礼品领用和管理情况进行审计检查，包括礼品采购的合规性、领用流程的执行情况、库存管理的准确性、费用报销的合理性等方面。对于审计检查中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.违规处理对于违反本制度规定领用、使用礼品的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。对于因礼品领用和使用不当给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。九、附则1.本制度自发布之日起生效实施。如有未尽事宜，由