旅游业服务材料采购制度及流程

旅游业服务材料采购制度及流程一、制定目的及范围为提升旅游业的服务质量，确保各项材料采购的规范化与高效化，特制定本制度。该制度适用于所有旅游相关的服务材料采购，包括但不限于交通工具、住宿设施、餐饮服务、游览设备及其他相关服务材料的采购。二、采购原则采购工作应遵循公正、公平、公开的原则，以质量与价格为主要考量标准，优先选择信誉良好的供应商。所有采购活动必须确保合法合规，确保所购材料均能开具正式发票。各部门需明确专人负责采购，避免申购人与采购人相同，以确保透明性与责任明确。三、采购流程1.采购需求确认每个部门需根据年度计划或项目需求，提前确认所需材料及服务。部门负责人需对需求进行审核，确保所需材料与服务符合实际使用要求。2.采购申请确认需求后，申购人填写《采购申请单》，并附上相关的需求说明及预算。申请单需由部门负责人签字确认，确保采购的必要性与合理性。3.预算审批所有采购申请需提交财务部门进行预算审批，确保每项采购活动符合公司的财务规划。财务部门在审核后将申请反馈给申购部门，必要时可要求调整预算或采购内容。4.询价与选择供应商经预算审批后，采购人负责对符合要求的供应商进行询价，至少收集三家供应商的报价及相关资质文件。报价应包括材料或服务的详细规格、价格及交货期等信息，以便进行比较。5.核价与评估采购人根据收集的报价及历史采购价格进行核价，对供应商的资质、信誉、售后服务等进行综合评估。核价结果需在《采购申请单》中详细记录，并附上相关报价单。6.审批流程核价及评估后，采购人将《采购申请单》连同报价及评估结果提交至部门负责人进行审批。部门负责人审核后，逐级上报至公司高层，最终由公司负责人进行审批。7.采购实施审批通过后，采购人立即与中标供应商签订采购合同，明确交货时间、质量标准及售后服务等条款。合同需由法务部门审核，以避免潜在的法律风险。8.验收入库材料或服务到货后，相关部门负责人及采购人需对采购物资进行现场验收，确保其符合合同约定的质量及数量。验收合格后，相关材料入库并填写《验收单》，记录存档。9.财务报销所有采购完成后，采购人需在一个月内将相关的采购单、合同、验收单及发票提交至财务部门进行报销。逾期未报销的，将不予受理。10.采购记录与反馈每次采购活动结束后，采购人需对过程进行记录和总结，形成采购报告，分析采购过程中的问题和不足，并提出改进建议。所有采购记录需保存备查，确保未来的采购活动能够借鉴。四、备案与档案管理所有采购文件需进行系统化管理，包括《采购申请单》、《报价单》、《合同》、《验收单》和相关发票等。采购部门需定期对档案进行整理，以便于随时查阅和审计。所有文件的保留期限不得少于五年。五、采购纪律与责任1.采购人员职责采购人员需保持职业操守，严禁接受供应商的任何形式的贿赂或回扣。任何违反采购纪律的行为都将受到严肃处理，情节严重者将被解除劳动合同。2.供应商管理建立供应商管理制度，对供应商进行定期评估，确保其服务质量与价格的合理性。对于表现不佳的供应商，应及时更换，确保采购渠道的稳定与高效。六、流程优化与改进机制在实施过程中，需定期对采购流程进行评估与优化。收集各部门的反馈意见，及时调整采购策略与流程，以适应市场变化和公司发展的需求。设立专门的评估小组，定期召开会议，回顾采购工作中的成功经验与教训，以持续改进