公司采购管理规定

公司采购管理规定一、总则1.目的为规范公司采购行为，加强采购管理，降低采购成本，保证采购质量，提高采购效率，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司内所有采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、服务等的采购。3.采购原则公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商都有平等的机会参与竞争。质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。成本效益原则：通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。诚信合作原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，诚实守信，共同发展。二、采购组织与职责1.采购部门负责公司采购政策的制定和执行。组织采购计划的编制、执行和监控。供应商的开发、评估、选择和管理。采购合同的签订、执行和跟踪。采购成本的控制和分析。处理采购过程中的各种问题和纠纷。2.需求部门提出采购需求，填写采购申请单。参与采购供应商的评估和选择。协助采购部门进行采购合同的签订和验收。对采购物品的质量和使用效果进行反馈。3.财务部门审核采购预算和采购合同。负责采购资金的支付和核算。对采购成本进行分析和监督。4.质量部门参与采购物品的质量标准制定。对采购物品进行检验和验收。对采购物品的质量问题进行处理和跟踪。三、采购流程1.采购申请需求部门根据业务需要，填写采购申请单，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。采购申请单需经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请单后，对采购需求进行审核，确认是否符合公司采购政策和预算。对于金额较大或重要的采购项目，采购部门需组织相关部门进行会审，会审通过后报公司领导审批。采购申请单经审批通过后，采购部门方可开展采购活动。3.供应商选择与评估采购部门根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，筛选内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等。对筛选后的供应商进行实地考察或样品测试，进一步了解供应商的实际情况。根据考察和测试结果，对供应商进行综合评估，建立供应商评估档案。采购部门根据供应商评估结果，选择合适的供应商进行采购谈判。4.采购谈判采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物品的价格、质量、交货期、售后服务等条款。在谈判过程中，采购部门应充分了解供应商的成本结构和利润空间，争取有利的采购条件。采购谈判达成一致后，双方签订采购合同。5.采购合同签订采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。采购合同需经采购部门负责人、法务部门审核签字后，报公司领导审批。采购合同经审批通过后，由采购部门负责与供应商签订合同。6.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单，明确采购物品的具体要求和交货时间。采购订单需经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商。7.采购跟踪与催货采购部门应定期跟踪采购订单的执行情况，及时了解供应商的生产进度和交货情况。如发现供应商可能无法按时交货，采购部门应及时与供应商沟通，了解原因，并要求供应商采取措施确保按时交货。对于重要的采购项目，采购部门应安排专人进行催货，确保采购物品按时到货。8.采购验收采购物品到货后，采购部门应及时通知质量部门进行验收。质量部门根据采购合同和质量标准，对采购物品进行检验和验收。验收合格的采购物品，质量部门应出具验收报告；验收不合格的采购物品，质量部门应及时通知采购部门与供应商协商处理。9.采购付款采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，经采购部门负责人、财务部门审核签字后，报公司领导审批。财务部门根据审批通过的付款申请单，办理采购付款手续。10.采购档案管理采购部门应建立采购档案，对采购活动的相关文件和资料进行整理和归档。采购档案包括采购申请单、采购审批文件、采购合同、采购订单、验收报告、付款凭证等。采购档案应妥善保管，以备查阅和审计。四、采购预算管理1.采购预算编制采购部门应根据公司年度经营计划和实际需求，编制年度采购预算。采购预算应包括采购项目、采购金额、采购时间等内容，并经公司领导审批后执行。2.采购预算执行采购部门应严格按照采购预算执行采购活动，不得擅自超预算采购。如因业务需要确需调整采购预算，采购部门应提出书面申请，经公司领导审批后调整采购预算。3.采购预算控制财务部门应定期对采购预算的执行情况进行监控和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。采购部门应每月向财务部门报送采购预算执行情况报表，以便财务部门进行监控和分析。五、供应商管理1.供应商开发采购部门应根据公司业务发展需要，定期开展供应商开发工作。供应商开发的渠道包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等。采购部门在开发供应商时，应充分了解供应商的基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等信息，并进行实地考察或样品测试。2.供应商评估采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面。供应商评估可采用定期评估和不定期评估相结合的方式进行。采购部门应根据供应商评估结果，建立供应商评估档案，并将评估结果反馈给供应商。3.供应商选择采购部门应根据供应商评估结果，选择合适的供应商进行采购合作。在选择供应商时，应综合考虑供应商的质量、价格、交货期、售后服务等因素，确保选择的供应商能够满足公司的采购需求。4.供应商管理采购部门应与供应商建立长期稳定的合作关系，定期与供应商沟通，了解供应商的经营情况和合作需求。采购部门应要求供应商提供优质的产品和服务，对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行监督和考核。如发现供应商存在问题或违约行为，采购部门应及时与供应商协商解决，如协商不成，可采取更换供应商、终止合作等措施。六、采购风险管理1.风险识别采购部门应定期对采购活动进行风险识别，识别内容包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等。采购部门应建立风险识别机制，及时发现和识别采购活动中存在的风险。2.风险评估采购部门应定期对识别出的采购风险进行评估，评估风险的可能性和影响程度。采购部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。3.风险应对采购部门应根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，确保风险应对措施的有效性。七、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门应定期对采购活动进行审计，检查采购活动是否符合公司采购政策和流程。公司内部审计部门应及时发现和纠正采购活动中存在的问题，对违规行为进行严肃处理。2.供应商监督采购部门应定期对供应商进行监督和考核，检查供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面是否符合合同要求。采购部门应及时发现和解决供应商存在的问题，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行警告或处罚。3.考核指标采购部门的考核指标包括采购成本控制、采购质量保证、采购交货期、供应商管理、采购合同执行等方面。采购人员的考核指标包括工作业绩、工作态度、团队协作等方面。4.考核方式采购部门和采购人员的考核采用定期考核和不定期考核相结合的方式进行。定