某公司采购管理制度

某公司采购管理制度一、总则1.目的为规范公司采购管理工作，确保采购活动合法、合规、高效，满足公司生产经营需求，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有物资及服务的采购活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、办公用品、劳务外包等。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规定。效益性原则：在保证质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购过程中应公平对待所有供应商，确保竞争环境公正透明。质量优先原则：所采购的物资和服务应符合公司生产经营要求的质量标准。二、采购组织与职责1.采购部门职责负责制定和执行采购计划，确保物资和服务按时、按质、按量供应。开发、评估、选择合格供应商，建立供应商档案，并进行动态管理。组织采购谈判，签订采购合同，跟踪合同执行情况。负责采购成本控制，进行市场调研，分析价格走势，争取有利采购条件。协调处理采购过程中的各种问题和纠纷。2.需求部门职责根据公司生产经营计划，及时准确地提出物资和服务需求申请。参与采购项目的技术要求制定和供应商选择评估工作。负责对采购物资和服务进行验收，反馈质量问题并协助处理。3.财务部门职责审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，监督采购资金的支付。定期对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持。4.审计部门职责对采购活动进行审计监督，检查采购流程的合规性和采购结果的合理性。对采购项目进行专项审计，提出审计意见和建议，督促整改。三、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营计划、库存情况等，填写《采购申请表》，详细注明物资或服务的名称、规格型号、数量、需求时间、技术要求等信息。《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购审批采购部门收到《采购申请表》后，对申请内容进行初步审核，包括需求的合理性、库存情况等。对于金额较大或重要的采购项目，采购部门应组织相关部门进行会审，会审通过后报公司领导审批。审批通过的采购申请进入采购执行环节。3.供应商选择与评估采购部门根据采购项目的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、业绩情况等，筛选出合格供应商名单。采购部门组织相关人员对合格供应商进行实地考察或样品评估，评估内容包括生产能力、技术水平、质量控制、价格水平、售后服务等。根据评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，并确定优先合作供应商名单。4.采购谈判与合同签订采购部门与选定的供应商进行采购谈判，明确采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。谈判过程中应充分了解市场行情，争取有利的采购条件，必要时可邀请技术、财务等部门人员参与。谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，合同内容应符合法律法规要求，明确双方权利义务。采购合同经法律部门审核、公司领导审批后，由采购部门与供应商签订。5.采购执行与跟踪采购部门按照采购合同要求，及时向供应商下达订单，跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。对于重要物资或紧急采购项目，采购部门应定期与供应商沟通协调，及时解决出现的问题。供应商交货前，采购部门应通知需求部门做好验收准备工作。6.验收需求部门按照合同约定和相关标准对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格型号、质量、外观等，必要时可进行性能测试或试用。验收合格后，需求部门填写《验收报告》，并签字确认。如发现质量问题或其他不符合合同要求的情况，应及时通知采购部门与供应商协商解决。7.付款采购部门根据合同约定和验收情况，填写《付款申请单》，附上采购合同、发票、验收报告等相关资料。《付款申请单》经采购部门负责人、财务部门审核、公司领导审批后，财务部门办理付款手续。四、采购预算管理1.采购部门应根据公司年度生产经营计划和财务预算，编制年度采购预算，明确各类物资和服务的采购金额、采购时间等。2.采购预算经财务部门审核、公司领导审批后执行。在预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和金额，按原预算审批流程进行审批。3.财务部门应定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行偏差并采取措施进行纠正。采购部门应配合财务部门做好预算执行分析工作，提供相关数据和信息。五、采购风险管理1.市场风险采购部门应密切关注市场动态，及时掌握物资和服务的价格波动、供应情况等信息，通过市场调研、与供应商协商等方式降低市场风险。建立采购价格预警机制，设定价格波动阈值，当市场价格波动超过阈值时，及时调整采购策略。2.供应商风险加强对供应商的管理和评估，定期对供应商进行业绩考核，对于出现质量问题、交货延迟等情况的供应商，及时采取警告、暂停合作、取消合作等措施。建立供应商备份机制，对于关键物资或服务的供应商，选择至少两家以上的合格供应商，以降低因单一供应商出现问题而导致的供应中断风险。3.合同风险采购合同签订前，必须经过法律部门审核，确保合同条款合法合规，明确双方权利义务，避免合同纠纷。加强对采购合同执行情况的跟踪和监督，及时发现并解决合同执行过程中出现的问题，确保合同顺利履行。4.内部风险加强采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务素质和职业道德水平，防止采购人员出现违规操作、谋取私利等行为。建立健全采购内部监督机制，审计部门定期对采购活动进行审计，发现问题及时整改，防范内部风险。六、采购绩效评估1.建立采购绩效评估指标体系，包括采购成本、采购质量、交货期、供应商管理等方面的指标。2.采购部门定期对采购绩效进行自我评估，分析采购工作的成效与不足，提出改进措施和建议。3.公司定期组织对采购部门的绩效评估，评估结果与采购部门及采购人员的绩效考核挂钩，作为奖惩、晋升等的