某某公司档案管理细则

某某公司档案管理细则一、总则（一）目的为加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本细则。（二）适用范围本细则适用于公司总部及各分公司、子公司的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.分类管理原则：按照档案的来源、时间、内容和形式等进行分类，便于查找和利用。3.保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑公司各部门和员工对档案利用的需求，提供便捷的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立档案管理部门，负责公司档案的集中统一管理。其主要职责包括：1.制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。3.对公司各部门的档案管理工作进行指导、监督和检查。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的质量和安全。5.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。（二）各部门兼职档案员公司各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并定期将档案移交至公司档案管理部门。其主要职责包括：1.负责本部门日常工作中形成的各类文件材料的收集、整理和保管。2.按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交至公司档案管理部门。3.协助公司档案管理部门开展档案整理、编目、数字化等工作。4.及时向公司档案管理部门反馈本部门档案管理工作中存在的问题和建议。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下十大类：1.行政管理类：包括公司行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、证照等。2.人力资源类：包括员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等方面的文件。3.财务审计类：包括财务预算、决算、报表、审计报告、税务文件等。4.市场营销类：包括市场调研、销售合同、广告宣传、客户资料等。5.技术研发类：包括产品研发、技术方案、专利、商标等方面的文件。6.生产管理类：包括生产计划、工艺流程、质量控制、设备管理等。7.物资采购类：包括采购合同、供应商资料、物资库存等方面的文件。8.项目管理类：包括项目立项、可行性研究报告、项目进度、项目验收等方面的文件。9.企业文化类：包括公司文化建设、员工活动、企业荣誉等方面的文件。10.其他类：不属于以上九类的其他文件材料。（二）档案编号档案编号采用"分类号+年度+流水号"的方式，具体如下：1.分类号：根据档案分类确定，用大写字母表示，如"XZ"表示行政管理类。2.年度：用公元纪年的四位数字表示，如"2023"。3.流水号：按照档案形成的先后顺序编制，用阿拉伯数字表示，如"001"。例如，一份行政管理类档案，编号为"XZ2023001"。四、档案的收集与整理（一）收集范围公司各部门应按照本细则的要求，及时收集本部门在工作中形成的具有保存价值的文件材料，包括纸质文件、电子文件、照片、音像资料等。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应定期对本部门的文件材料进行清理，确保应归档的文件材料不遗漏。2.收集的文件材料应齐全完整、真实有效，字迹清晰，签字盖章手续完备。3.电子文件应采用通用格式保存，并确保其真实性、完整性和可读性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和信息检索。（四）整理方法1.纸质文件：按照分类方案进行分类，对每份文件进行编号、编目、装订，编制档案目录。2.电子文件：按照分类方案进行分类，建立电子文件文件夹结构，对每份电子文件进行命名、编号，编制电子文件目录。3.照片和音像资料：按照时间顺序或主题进行整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。五、档案的归档（一）归档时间1.各部门兼职档案员应在每年年底前，将本部门当年形成的档案整理完毕，并移交至公司档案管理部门。2.对于重大项目、重要活动等形成的档案，应在项目结束或活动完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员填写《档案移交清单》，一式两份，详细注明档案的名称、数量、年度、类别等信息。2.公司档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，无误后在《档案移交清单》上签字确认，双方各执一份。3.公司档案管理部门按照档案分类编号的要求，对接收的档案进行重新整理、编目，并上架保管。六、档案的保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。（三）电子档案保管1.建立电子档案存储系统，对电子档案进行集中存储和管理。2.定期对电子档案进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。3.采取有效的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或泄露。七、档案的利用（一）利用范围公司内部员工因工作需要，可以查阅、借阅公司档案。外单位因工作需要查阅公司档案的，须经公司领导批准，并办理相关手续。（二）利用手续1.公司内部员工查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、用途、时间等信息，经部门负责人签字同意后，到公司档案管理部门办理手续。2.外单位查阅公司档案，须持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经公司领导批准后，由公司档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好记录。3.借阅档案一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（三）利用方式1.档案查阅：档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，方便查阅人员查阅档案。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得将档案带出查阅场所。2.档案借阅：档案管理部门应按照借阅申请表的要求，将档案借给借阅人员，并办理借阅登记手续。借阅人员归还档案时，档案管理部门应进行检查，如发现问题，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。八、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光、效益原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对公司档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行全面审查，分析其历史价值、现实价值和保存价值。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限的档案进行鉴定，区分不同情况，分别作出继续保存、销毁或延长保管期限的决定。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，编制《档案销毁清单》，注明档案的名称、数量、年度、类别等信息。2.《档案销毁清单》经公司领导批准后，由档案管理部门负责组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认。4.销毁完毕后，《档案销毁清单》应永久保存。九、档案管理的信息化建设（一）建设目标建立公司档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）建设内容1.档案数字化：对公司现存的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息系统，实现档案的在线录入、分类编目、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。3.系统安全保障：采取安全防护措施，确保档案管理信息系统的安全稳定运行，防止数据泄露、丢失或被篡改。（三）实施步骤1.制定档案管理信息化建设方案，明确建设目标、内容、步骤和时间节点。2.开展档案数字化工作，按照相关标准和规范进行扫描、图像处理、数据挂接等操作。3.进行档案管理信息系统的选型、开发或定制，完成系统的安装、调试和测试。4.组织公司员工进行档案管理信息系统的培训，确保员工能够熟练使