档案管理实施细则

档案管理实施细则一、总则1.目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本实施细则。2.适用范围本细则适用于本单位各部门在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。3.基本原则档案管理遵循集中统一管理、维护档案的真实性和完整性、便于利用的原则。二、档案管理体制与职责1.管理体制本单位档案工作实行统一领导、分级管理的体制，设立综合档案室，负责集中管理本单位各类档案。2.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁本单位各类档案。开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案利用服务。指导和监督本单位各部门的档案工作。3.部门兼职档案员职责负责本部门文件材料的收集、整理、立卷和归档工作，确保归档文件材料的齐全、完整、准确。按时向综合档案室移交档案，并办理交接手续。协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理1.收集范围本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。上级机关下发的与本单位有关的文件、指示、规定等。本单位对外交往中形成的合同、协议、信函等文件材料。本单位人员在工作中形成的个人业务档案等。2.收集要求各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集上来。收集的文件材料应真实、准确、系统，字迹清晰，载体符合要求。3.整理原则与方法遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。采用年度机构（问题）保管期限的分类方法进行整理。归档文件应进行装订、分类、编号、编目等工作，编制归档文件目录。四、档案的分类与编号1.分类方案文书档案：按年度、机构（问题）、保管期限分类。科技档案：按项目、专业、阶段等分类。会计档案：按会计年度、类别分类。声像档案：按载体形式、内容分类。实物档案：按类别、时间等分类。2.编号规则文书档案编号：采用"年度保管期限件号"的结构，如"2023长期001"。科技档案编号：根据项目特点和管理需要制定编号规则，确保编号的唯一性和系统性。会计档案编号：按照会计档案管理规定进行编号。声像档案编号：采用"形成时间内容主题序号"的方式编号。实物档案编号：根据实物类别和特点进行编号。五、档案的保管1.保管场所综合档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件的专用库房，并配备必要的保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器等。2.档案上架排列档案应按照分类编号顺序上架排列，便于查找和管理。不同载体的档案应分开存放。3.库房管理严格控制库房温湿度，温度保持在14℃24℃，相对湿度保持在45%60%。定期对档案进行检查，发现问题及时处理，并做好记录。保持库房清洁卫生，定期进行清扫。六、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作成立档案鉴定小组，定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。鉴定工作应根据国家有关规定和本单位实际情况，从档案的内容、来源、时间等方面进行全面分析。2.销毁程序对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核，报单位领导批准后进行销毁。销毁档案应填写销毁清册，注明档案名称、数量、销毁时间等，由专人负责监销。监销人员应在销毁清册上签字，销毁清册应永久保存。七、档案的查阅与利用1.查阅规定本单位人员因工作需要查阅档案，需填写档案查阅登记表，经部门负责人签字同意后，到综合档案室查阅。外单位人员查阅档案，需持有单位介绍信，经本单位主管领导批准，办理查阅手续后，方可查阅。查阅档案应在综合档案室指定地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。2.利用服务综合档案室应积极为单位各项工作提供档案利用服务，根据查阅人员的需求，及时准确地提供档案资料。对重要档案的查阅利用情况，应进行登记和统计，以便掌握档案利用动态。八、档案信息化建设1.信息化目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理效率和服务水平。2.数字化加工对重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和共享。3.系统管理建立档案管理信息系统，对档案的收集、整理、保管、鉴定、查阅等环节进行信息化管理。九、档案管理监督与检查1.监督机制建立档案管理监督检查制度，定期对各部门档案工作进行检查和指导。2.检查内容档案管理制度的执行情况。档案的收集、整理、保管等工作质量。档案信息化建设情况。3.结果处理对检查中发现的问题，及时下达整改通知书，