广西创新港湾公司印章管理办法

广西创新港湾公司印章管理办法一、总则（一）目的为加强广西创新港湾公司（以下简称"公司"）印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，维护公司正常运营秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、各全资及控股子公司（以下统称"各单位"）印章的管理。（三）印章定义本办法所称印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及各单位自行刻制的其他业务专用章等具有法律效力的印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章由公司统一安排刻制。各单位如需刻制上述印章，应提前向公司行政管理部门提出书面申请，详细说明刻制印章的名称、用途、数量等信息，并附相关证明文件。2.公司行政管理部门审核同意后，报公司法定代表人批准，由行政管理部门统一委托具有资质的印章制作单位刻制。3.各单位自行刻制的其他业务专用章，应报公司行政管理部门备案，详细说明印章的名称、用途、使用范围等信息。刻制时应选择具有资质的印章制作单位，并确保印章的规格、样式符合公司要求。（二）印章启用1.新刻制的印章启用前，应在公司行政管理部门进行登记备案，记录印章的名称、编号、刻制时间、启用时间、保管人等信息。2.印章启用时，应进行印模留存。印模应包括印章的正面、侧面及背面，清晰显示印章的全貌，并加盖在专门的印模登记簿上。印模登记簿应妥善保管，以备查阅。3.印章启用后，应及时通知相关部门和人员，并在公司内部发布启用公告，明确印章的使用范围、使用流程等事项。三、印章的保管（一）保管原则1.印章保管实行专人负责制，确保印章安全、妥善保管。2.印章保管人应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人保管或使用。3.印章保管人因工作变动等原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续，确保印章交接清晰、责任明确。（二）保管职责1.公司公章：由公司行政管理部门指定专人保管。保管人负责公章的日常使用、登记、保管等工作，并按照公司规定的流程和审批权限进行用印。2.法定代表人章：由公司法定代表人指定专人保管，或由法定代表人本人保管。保管人应严格按照法定代表人的指示使用印章，并做好用印记录。3.合同专用章：由公司合同管理部门指定专人保管。保管人负责合同专用章的使用审核、登记等工作，确保合同用印符合公司合同管理制度的要求。4.财务专用章：由公司财务部门指定专人保管。保管人负责财务专用章的使用审批、登记等工作，严格按照财务制度和相关规定使用印章，确保财务资金安全。5.发票专用章：由公司财务部门指定专人保管。保管人负责发票专用章的使用管理，按照税务法规和公司发票管理制度开具发票时正确使用印章，并做好相关记录。6.各单位业务专用章：由各单位指定专人保管。保管人应根据本单位业务特点和印章使用范围，严格按照规定使用印章，并做好用印登记工作。（三）保管要求1.印章应妥善存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.严禁将印章携带外出使用，如因特殊情况确需携带外出的，必须经公司相关领导批准，并办理印章外借手续，指定专人负责携带和使用，确保印章安全。3.印章保管人应定期对印章进行检查，如发现印章有损坏、遗失等情况，应及时报告公司行政管理部门，并采取相应的措施进行处理。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议、证明等；代表公司签署的各类法律文件；公司内部的重要文件、报告、通知等。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权签署的文件、合同、协议等；银行预留印鉴等涉及法定代表人个人签字的业务。3.合同专用章：用于公司对外签订的各类合同、协议等具有法律效力的文件。4.财务专用章：用于公司财务核算、资金收付、税务申报等相关业务，如开具支票、汇票、办理银行结算业务等。5.发票专用章：用于公司开具各类发票时加盖。6.各单位业务专用章：用于本单位业务范围内的相关文件、凭证、报表等的盖章确认，具体使用范围由各单位根据业务需要确定，但不得超出公司规定的使用权限。（二）使用流程1.填写用印申请单：用印人应根据用印事项填写《广西创新港湾公司印章使用申请单》（以下简称"申请单"），详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印时间等信息，并签字确认。2.审批：一般事项用印：由用印部门负责人审核签字后，报公司行政管理部门负责人审批。重要事项用印：经用印部门负责人、公司行政管理部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批；涉及重大决策、重要合同、对外担保等事项的用印，还需报公司法定代表人审批。各单位业务专用章使用：由各单位负责人根据本单位印章使用规定进行审批。3.用印登记：印章保管人在收到经审批的申请单后，应对用印事项进行认真审核，确认无误后，按照申请单上的用印要求进行用印，并在《广西创新港湾公司印章使用登记簿》（以下简称"登记簿"）上详细记录用印日期、用印文件名称、用印份数、用印人、审批人等信息。4.用印盖章：印章保管人在用印时，应确保印章清晰、端正，与用印文件内容相符。用印后，应将印章妥善保管，防止印章被盗用或滥用。（三）特殊情况处理1.紧急情况下，如因不可抗力或其他特殊原因无法按照正常流程进行用印审批的，用印人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.涉及多部门联合用印的文件，应由主办部门负责填写申请单，并按照规定的审批流程进行审批。各部门应在申请单上签署意见，明确各自的责任和义务。3.对于空白合同、协议等文件需要加盖印章的，必须严格按照公司合同管理制度的规定进行审批，并在合同、协议的空白处注明"此页无正文"字样，防止他人擅自添加内容。五、印章的停用与销毁（一）停用情形1.因公司机构调整、名称变更、业务范围变化等原因，印章不再使用的。2.印章损坏、遗失或被盗用，无法继续使用的。3.根据公司规定需要停用的其他情形。（二）停用手续1.印章保管人在印章停用后，应及时将印章交回公司行政管理部门，并填写《广西创新港湾公司印章停用申请表》，详细说明印章停用的原因、时间等信息。2.公司行政管理部门对交回的印章进行审核确认后，在登记簿上注明印章停用日期，并将印章妥善保管。（三）销毁程序1.对于需要销毁的印章，由公司行政管理部门统一组织实施。销毁前，应填写《广西创新港湾公司印章销毁申请表》，报公司分管领导批准。2.销毁印章时，应至少有两名监销人在场，确保印章销毁彻底。监销人应在销毁记录上签字确认，销毁记录应包括印章名称、数量、销毁时间、销毁方式等信息。3.印章销毁后，应将销毁记录妥善保管，以备查阅。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对各单位印章管理情况进行监督检查，定期或不定期对印章的保管、使用等情况进行抽查。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节是否符合规定。2.印章使用申请单、登记簿等相关记录的填写是否完整、准确、规范。3.印章保管人的职责履行情况，是否存在擅自使用印章、违规用印等行为。（三）问题处理1.对于监督检查中发现的问题，公司行政管理部门应及时下达整改通知书，要求相关单位限期整改。2.对违反印章管理规定的单位和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、责令改正、经济处罚等；情节严重的，