凤凰谷水电站工程档案实施办法

凤凰谷水电站工程档案实施办法一、总则（一）目的为加强凤凰谷水电站工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统、有效，充分发挥档案在工程建设、运行管理、维护改造等方面的作用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合本工程实际情况，制定本实施办法。（二）适用范围本办法适用于凤凰谷水电站工程建设全过程中形成的各类文件、资料、图纸等档案的管理，包括项目前期、设计、施工、监理、调试、试运行及竣工验收等阶段。（三）基本原则1.真实性原则：工程档案应如实反映工程建设的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集工程建设各阶段形成的档案，涵盖工程建设的各个方面，保证档案的齐全完整。3.系统性原则：对工程档案进行科学分类、系统整理，使其层次分明、条理清晰，便于查找和利用。4.及时性原则：工程档案应随工程进度同步收集、整理、归档，确保档案的时效性。5.保密性原则：严格遵守国家保密规定，对涉及工程机密的档案进行妥善保管，防止泄密。二、管理职责（一）建设单位职责1.建立健全工程档案管理机构，配备专业档案管理人员，负责工程档案的日常管理工作。2.制定工程档案管理制度和工作流程，明确各部门及参建单位在档案管理中的职责。3.组织、协调和监督参建单位的工程档案管理工作，定期检查档案管理情况，对存在的问题及时提出整改要求。4.负责收集、整理、汇总工程建设过程中形成的各类档案，并按照要求进行归档和移交。5.组织工程档案的验收工作，确保工程档案符合验收标准。（二）设计单位职责1.按照合同要求和工程档案管理规定，负责收集、整理本单位形成的工程设计文件、图纸、变更通知等档案资料，并向建设单位移交。2.对工程设计变更进行及时记录和整理，确保设计变更文件的完整、准确，并及时提交建设单位。3.协助建设单位做好工程档案的整理和归档工作，提供相关技术支持和指导。（三）施工单位职责1.建立健全本单位的工程档案管理制度，配备专职档案管理人员，负责施工过程中档案资料的收集、整理、归档工作。2.按照工程档案管理要求，及时整理施工过程中形成的各类文件、资料、图纸、记录等，包括施工组织设计、施工技术方案、施工记录、质量检验报告、工程变更资料、材料设备质量证明文件等，并确保档案资料的真实、完整、准确。3.在工程竣工后，负责将本单位形成的工程档案资料进行系统整理，编制档案移交清单，向建设单位移交。4.接受建设单位和监理单位对工程档案管理工作的检查和监督，对存在的问题及时整改。（四）监理单位职责1.建立工程档案监理制度，配备档案监理人员，负责对工程档案管理工作进行全过程监理。2.审核施工单位报送的工程档案资料，确保档案资料的真实性、完整性、准确性和规范性。对不符合要求的档案资料，责令施工单位限期整改。3.定期检查施工单位工程档案管理情况，及时发现和解决档案管理中存在的问题，并向建设单位报告。4.参与工程档案的验收工作，对工程档案的质量进行评估，并出具监理意见。三、档案分类与编号（一）分类原则工程档案按照工程项目的内在联系和档案形成的规律进行分类，便于管理和查找利用。（二）分类方法1.前期文件：包括项目立项、可行性研究、环境影响评价、初步设计等文件。2.设计文件：涵盖初步设计图纸、施工图设计图纸、设计变更文件等。3.施工文件：按照施工阶段和专业进行分类，如土建工程、机电安装工程、金属结构安装工程等，包括施工组织设计、施工技术交底、施工记录、质量检验评定等文件。4.监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知、工程质量评估报告等。5.设备文件：设备采购合同、设备安装调试文件、设备质量证明文件等。6.竣工文件：工程竣工验收报告、竣工图、工程总结等。（三）编号规则为便于档案的标识和管理，对各类档案进行统一编号。编号采用层次编码法，由档案类别代码、项目代码、年份代码、顺序号组成。具体编号规则如下：1.档案类别代码：用大写字母表示，如"Q"代表前期文件，"S"代表设计文件，"G"代表施工文件，"J"代表监理文件，"E"代表设备文件，"Z"代表竣工文件。2.项目代码：采用工程批准文号或项目简称的首字母缩写。3.年份代码：用四位阿拉伯数字表示档案形成的年份。4.顺序号：按照档案形成的先后顺序依次编写，用三位阿拉伯数字表示。例如：某份施工阶段的土建工程施工技术交底文件，编号为"G[项目代码]2023001"。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各参建单位应明确档案收集责任人，按照档案管理范围和要求，及时收集本单位在工程建设过程中形成的各类档案资料。2.档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，采用耐久性强的书写材料和载体。3.对电子文件的收集，应确保其格式通用、内容完整，并与纸质文件相对应。（二）整理要求1.施工单位应按照档案分类要求，对收集到的档案资料进行分类整理。同一类别的档案资料应按照形成时间顺序排列，不同类别的档案资料应分别装订成册。2.档案资料应编制目录，目录内容应包括序号、文件题名、日期、页号等，确保目录与档案内容相符。3.竣工图应加盖竣工图章，竣工图章应具有明显的"竣工图"字样，并包含编制人、审核人、技术负责人等签字信息。竣工图应与工程实际相符，如有变更，应在竣工图上准确标注变更内容。五、档案归档（一）归档时间1.前期文件应在项目完成审批后及时归档。2.设计文件应在设计任务完成后，按照合同约定的时间向建设单位归档。3.施工文件应随工程进度同步归档，每月末集中整理一次，在工程竣工后三个月内完成全部归档工作。4.监理文件应按照监理工作进度及时归档，工程竣工后一个月内完成归档。5.设备文件应在设备到货验收合格后，及时整理归档。设备安装调试完成后，补充完善相关档案资料。6.竣工文件应在工程竣工验收合格后三个月内归档。（二）归档程序1.各参建单位在档案资料整理完成后，填写档案移交清单，一式两份，一份自存，一份交建设单位。2.建设单位档案管理人员对移交的档案资料进行核对，核对无误后办理签收手续，并将档案资料纳入工程档案管理系统。3.对于不符合归档要求的档案资料，建设单位应退回参建单位重新整理，直至符合要求为止。六、档案保管与利用（一）保管要求1.建设单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对纸质档案应进行分类存放，建立档案索引，便于查找和利用。对电子档案应进行备份存储，定期检查电子档案的可读性和完整性。4.档案管理人员应定期对档案进行清点、核对，发现问题及时处理，并做好记录。（二）利用要求1.本工程各参建单位因工作需要查阅工程档案的，应填写档案查阅申请表，经本单位负责人批准后，到建设单位档案管理部门办理查阅手续。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。如需复制档案资料，应经建设单位档案管理部门负责人批准。3.外单位因工作需要查阅工程档案的，应持单位介绍信和查阅申请表，经建设单位主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中应严格遵守档案查阅规定。4.档案管理人员应做好档案查阅记录，记录查阅时间、查阅人、查阅内容、查阅用途等信息。七、档案验收（一）验收组织工程档案验收由建设单位组织，设计单位、施工单位、监理单位等参建单位参加。（二）验收内容1.档案的完整性：检查档案资料是否齐全，涵盖工程建设的各个方面。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实反映工程实际情况，数据是否准确无误。3.档案的系统性：审查档案分类是否合理，编号是否规范，整理是否有序。4.档案的质量：检查档案的书写材料、载体、装订等是否符合要求。（三）验收程序1.工程竣工验收前，建设单位应组织档案预验收。各参建单位应提交本单位形成的工程档案资料，由建设单位档案管理部门进行初步审查。2.对预验收中发现的问题，建设单位应及时通知参建单位进行整改。整改完成后，重新提交档案资料进行复查。3.工程竣工验收时，档案验收组对工程档案进行全面审查，形成档案验收意见。档案验收意见作为工程竣工验收的重要组成部分。4.工程档案经验收合格后，方可进行工程竣工验收备案。如档案验收不合格，工程不得通过竣工验收。八、奖励与处罚（一）奖励对在工程档案管理工作中表现突出的单位和个人，建设单位给予表彰和奖励。奖励方式包括通报表扬、颁发荣誉证书、给予一定的物质奖励等。（二）处罚1.对违反本办法规定，未按照要求及时收集、整理、归档工程档案资料的参建单位，建设单位责令其限期整改。整