档案实施细则

档案实施细则一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，特制定本实施细则。（二）适用范围本细则适用于本单位各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等不同形式和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则本单位档案工作实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理的规范化和标准化。2.真实性和完整性原则各部门应如实反映工作实际情况，确保档案内容真实可靠，同时要保证档案的全面性和系统性，涵盖各项工作活动的各个环节。3.便于利用原则档案管理应以便于档案的查阅、使用为出发点，科学分类、编号和排列，建立完善的检索工具，提高档案利用效率。二、档案管理体制与职责（一）档案管理机构成立综合档案室，作为本单位档案管理的职能部门，负责统筹协调和指导全单位的档案工作。（二）职责分工1.综合档案室职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。负责接收、收集、整理、保管本单位各类档案，定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全与完整。对档案进行分类、编号、编目，建立科学的检索体系，方便档案的查阅利用。开展档案的鉴定工作，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后进行相应处理。负责档案信息的开发利用，编制档案参考资料，为单位各项工作提供档案支持。组织开展档案业务培训，提高各部门档案管理人员的业务水平。监督、指导各部门的档案工作，对各部门档案管理情况进行检查和考核。2.部门档案管理人员职责负责本部门文件材料的收集、整理、归档工作，确保归档文件材料齐全、完整、准确。按照档案管理规定，定期将整理好的档案移交综合档案室。协助综合档案室做好档案的查阅利用工作，提供必要的档案信息和帮助。负责本部门档案的日常保管和安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关来文，包括政策性文件、指导性文件、批复、通知等。2.本单位形成的各类文件，如工作计划、总结、报告、决议、决定、规章制度、会议记录、统计报表等。3.本单位对外签订的合同、协议、意向书等。4.本单位的财务文件，如预算、决算、审计报告、会计凭证等。5.本单位的人事档案材料，包括员工入职、离职、晋升、奖惩等相关材料。6.本单位的业务档案，如项目文件、技术资料、科研成果、产品档案等。7.本单位的声像档案，如照片、录音、录像等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料及时、完整地收集齐全。2.收集的文件材料应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造。3.对于电子文件，应同时收集其元数据和相关软件，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合国家和行业有关档案整理的标准和规范。（四）整理方法1.分类将档案分为文书档案、业务档案、人事档案、财务档案、声像档案等大类。文书档案可按照年度保管期限机构（问题）进行分类。业务档案根据不同业务类型进行分类，如项目档案可按照项目阶段进行分类。2.编号对每一类档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。例如，文书档案的编号可采用"年度代码保管期限代码分类号"的形式。3.编目编制档案目录，包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。目录应打印或手写清晰，一式多份，分别存放于不同地点，方便查阅。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属装订物。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应具备专门的档案库房，库房应符合防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等要求。2.库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案保管环境的安全与稳定。（二）档案存放1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放于档案架或档案柜中，便于查找和管理。2.不同保管期限、不同类型的档案应分开存放，避免混淆。3.对于声像档案等特殊载体档案，应采用专门的存储设备进行保管，并建立相应的目录和索引。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括本单位制定的重要规章制度、年度综合计划和总结、重要会议文件、重大活动记录、机构演变、人事任免等。长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括一般业务文件、项目文件等。短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括一般性文件材料等。2.各部门应根据档案的实际情况，准确确定档案的保管期限，并在档案整理过程中进行标注。（四）定期检查1.综合档案室应定期对档案进行检查，一般每年不少于一次。2.检查内容包括档案的数量、保管状况、安全情况等，发现问题及时采取措施进行处理。3.对检查情况应进行详细记录，并存档备查。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定依据1.国家有关档案保管期限的规定。2.本单位制定的档案保管期限表。3.档案的现实利用价值和历史价值。（三）鉴定方法1.逐卷逐件审查档案内容，分析其重要性和保存价值。2.参考档案的形成背景、时间、来源等因素，综合判断档案的保管期限。3.征求相关部门和人员的意见，确保鉴定结果的准确性和客观性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案编制销毁清册，销毁清册应包括档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.销毁清册经单位领导审批后，由综合档案室负责组织销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁，防止档案流失。4.销毁工作完成后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁情况报告单位领导。六、档案的统计与移交（一）统计工作1.综合档案室应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应定期填报，统计数据应准确、及时，不得虚报、瞒报。3.统计结果应进行分析研究，为档案管理工作提供决策依据。（二）移交1.各部门应按照规定的时间和要求，将整理好的档案及时移交综合档案室。2.移交档案时，应填写档案移交清单，清单一式两份，双方签字确认后各执一份。3.综合档案室应对移交的档案进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本单位的档案管理制度，确保档案信息的安全与保密。2.服务大局原则档案利用工作应围绕本单位的中心工作，为各项业务活动提供有力支持。3.方便快捷原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便利。（二）利用方式1.查阅利用者可到综合档案室查阅档案，查阅时应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅对于确需借出档案的，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制根据利用者的需求，可为其提供档案复印件或电子副本。复制档案应经过审批，并注明复制用途。（三）利用登记1.综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、查阅（借阅）时间、查阅（借阅）档案内容、归还时间等。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用，提高档案管理的效率和水平。2.逐步实现档案信息资源的共享，为单位各部门提供便捷的档案服务。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案存储和利用的要求，一般不低于300dpi。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，确保图像清晰、完整。3.数据挂接将处理后的图像数据与档案目录数据进行挂接，建立准确的索引关系。4.存储备份将数字化档案数据存储于专用的存储设备中，并进行定期备份，确保数据的安全。（三）信息系统功能1.档案录入可实现档案目录信息的录入、修改、删除等功能。2.检索查询提供多种检索方式，如按关键词、题名、日期、保管期限等进行检索，方便快速查找档案。3.借阅管理对档案的借阅申请、审批、归还等流程进行管理，记录借阅情况。4.统计分析可生成各种档案统计报表，如档案数量统计、利用情况统计等，为档案管理决策提供依据。