开会通知协议

开会通知协议编号：__________

甲方（以下简称“甲方”）名称：________________________

地址：________________________

乙方（以下简称“乙方”）名称：________________________

地址：________________________

鉴于甲方与乙方在会议通知事项上存在合作需求，双方本着平等、自愿、公平、诚信的原则，经友好协商，就甲方向乙方发送会议通知事项达成如下协议：

一、合同目的：本协议旨在明确甲方向乙方发送会议通知的相关事宜，确保双方在会议通知事项上的权利和义务得到充分保障。

二、合同背景：甲乙双方在业务往来中，为提高沟通效率，确保双方利益，甲方需向乙方发送会议通知，乙方需按时参加甲方组织的会议。

三、会议通知发送方式：甲方将通过以下方式向乙方发送会议通知：

1.电子邮件；

2.短信；

3.电话；

4.其他双方约定的方式。

四、乙方参会义务：乙方收到甲方会议通知后，应按时参加甲方组织的会议，如因特殊情况无法参加，应提前向甲方请假，并说明原因。

五、违约责任：如甲方未按时发送会议通知，导致乙方未能按时参加会议，甲方应承担相应责任；如乙方未按时参加会议，给甲方造成损失的，乙方应承担相应责任。

六、争议解决：本协议履行过程中如发生争议，双方应友好协商解决；协商不成的，可向甲方所在地人民法院提起诉讼。

七、其他：本协议未尽事宜，双方可另行协商解决。

双方的责任和义务：

甲方责任和义务：

1.甲方应确保会议通知内容的准确性，包括会议时间、地点、议程等信息。

2.甲方应在会议召开前合理时间内向乙方发送会议通知，确保乙方有充足的时间准备和安排参会。

3.甲方应提供必要的会议资料和设备，确保会议的顺利进行。

4.甲方应对乙方在会议过程中提出的问题和意见给予及时、认真的答复。

5.甲方应遵守国家有关法律法规，确保会议内容合法合规。

6.甲方应保护乙方的商业秘密和隐私，未经乙方同意不得泄露。

乙方责任和义务：

1.乙方应按时接收甲方发送的会议通知，并确保通知内容的完整性和准确性。

2.乙方应按时参加甲方组织的会议，如因特殊情况无法参加，应提前向甲方请假，并说明原因。

3.乙方应遵守会议纪律，尊重会议主持人和其他参会人员，保持会议秩序。

4.乙方应积极参与会议讨论，提出建设性意见和建议。

5.乙方应保守会议秘密，未经甲方同意不得泄露会议内容。

6.乙方应按照会议要求，提供必要的会议资料和设备。

7.乙方应按照会议决议执行相关任务，并及时向甲方反馈执行情况。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按时参加会议，并有权对乙方未按时参加会议的行为提出质疑。

2.甲方有权要求乙方遵守会议纪律，维护会议秩序。

3.乙方有权要求甲方提前发送会议通知，并有权要求甲方提供必要的会议资料和设备。

4.乙方有权在会议上提出意见和建议，并有权要求甲方对提出的意见和建议给予答复。

5.双方均有权要求对方遵守国家法律法规，确保会议内容合法合规。

双方义务：

1.双方均应遵守本协议的约定，履行各自的责任和义务。

2.双方均应尊重对方的合法权益，不得损害对方的利益。

3.双方均应保持良好的沟通，及时解决会议通知过程中的问题。

4.双方均应保守会议秘密，未经对方同意不得泄露会议内容。

5.双方均应按照国家法律法规，确保会议内容合法合规。

合同金额与支付方式：

一、合同金额：

本协议项下，甲方应向乙方支付会议通知服务费用，总额为人民币______元整（￥______元）。

二、支付方式：

1.支付比例：本合同金额分______期支付，具体支付比例为：

-首期支付：人民币______元整（￥______元），于本合同签订之日起______个工作日内支付；

-其余款项：人民币______元整（￥______元），根据实际会议通知服务的完成情况分阶段支付。

2.支付时间：

-首期支付：在合同签订后，甲方应在______个工作日内向乙方支付首期款项。

-其余款项：根据甲乙双方约定的会议通知服务完成进度，甲方应在每次服务完成后______个工作日内向乙方支付相应款项。

3.支付条件：

-甲方支付款项时，应附上付款通知，注明付款金额、款项用途及合同编号。

-乙方收到款项后，应在______个工作日内向甲方开具相应金额的正规发票。

-乙方提供的发票内容应与实际支付金额相符，如出现不符，甲方有权要求乙方重新开具。

4.额外费用：

-如因乙方原因导致会议通知服务延迟或需要额外服务，所产生的额外费用由乙方承担。

-额外费用的计算标准及支付方式，双方可根据实际情况另行协商确定。

5.付款方式：

-甲方可通过银行转账、支票或现金等方式支付款项。

-银行转账时，甲方应将款项转入乙方指定的银行账户。

6.逾期付款：

-如甲方未按约定时间支付款项，乙方有权要求甲方支付______%的逾期违约金，并有权采取法律手段追讨欠款。

7.退款条款：

-如因不可抗力或其他原因导致本合同解除，已支付的款项应根据实际服务完成情况按比例退还。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.违约行为：本协议履行过程中，如任何一方违反本协议的约定，均构成违约行为。

2.违约责任：

-甲方违约：

a.甲方未按时发送会议通知，导致乙方未能按时参加会议，甲方应向乙方支付______元人民币的违约金。

b.甲方未提供必要的会议资料和设备，导致会议无法正常进行，甲方应承担相应的赔偿责任。

-乙方违约：

a.乙方未按时参加会议，甲方有权要求乙方支付______元人民币的违约金。

b.乙方泄露会议秘密，甲方有权要求乙方承担相应的法律责任。

3.赔偿方式：违约方应赔偿守约方因违约行为所遭受的直接经济损失。

二、争议解决

1.争议解决方式：双方在履行本协议过程中发生的争议，应首先通过友好协商解决；协商不成的，可采取以下方式解决：

a.诉讼：任何一方均可向甲方所在地人民法院提起诉讼。

b.仲裁：双方可选择仲裁作为争议解决方式，并将争议提交至______仲裁委员会仲裁。

2.适用法律：本协议的订立、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

3.管辖法院：如双方选择诉讼解决争议，甲方所在地人民法院为管辖法院。

4.争议解决地点：如双方选择仲裁解决争议，仲裁地点为______。

5.争议解决程序：争议解决程序应遵循相关法律和仲裁规则的规定。

三、不可抗力

1.定义：本协议所称不可抗力是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况，包括自然灾害、战争、政府行为等。

2.处理：如发生不可抗力事件，导致本协议无法履行或履行困难，双方应立即通知对方，并协商解决。如不可抗力事件持续超过______个月，双方均有权解除本协议，并互不承担违约责任。

四、其他

1.本协议的违约与争议解决机制为本协议的不可分割部分，与协议的其他条款具有同等法律效力。

2.本协议的违约与争议解决条款的修改或补充，必须经双方书面同意。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效。本协议生效前，双方应各自履行协议约定的前置条件，包括但不限于甲方提供会议通知服务所需的必要条件，乙方提供参会所需的必要条件等。

二、有效期

本协议的有效期为______年，自协议生效之日起计算。协议期满后，如双方无异议，可另行签订协议以延续本协议的有效期。

三、变更

1.本协议的任何变更，必须以书面形式由双方共同签署，并注明变更日期。

2.未经双方书面同意，任何一方不得单方面变更本协议的内容。

四、终止

1.本协议可因以下原因终止：

a.双方协商一致；

b.本协议约定的期限届满；

c.因不可抗力导致本协议无法履行；

d.一方违约，且违约方在收到违约通知后______个工作日内未采取补救措施或未履行合同义务；

e.法律法规的变更导致本协议无法继续履行。

2.本协议终止后，双方应立即终止本协议约定的权利和义务，并按照协议约定处理未完成的事宜。

五、通知

1.本协议项下的通知，应以书面形式发送，并按照双方在协议中指定的地址进行送达。

2.通知自送达之日起视为送达完毕。如因地址变更等原因导致通知未能送达，视为未送达。

六、不可分割性

本协议的条款构成不可分割的整体，任何一方不得单独要求变更或删除任何条款。

七、法律适用与争议解决

本协议的订立、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。如发生争议，双方应首先通过友好协商解决；协商不成的，任何一方均可向甲方所在地人民法院提起诉讼。

八、其他

1.本协议的附件为本协议的组成部分，与本协议具有同等法律效力。

2.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。任何补充协议或附件均应与本协议具有同等法律效力。

附件：

一、需求文档

1.会议通知服务需求说明书，详细描述甲方对会议通知服务的具体要求和期望。

2.会议通知格式规范，包括通知模板、内容要求等。

二、设计方案

1.会议通知发送流程图，展示会议通知的发送步骤和流程。

2.会议通知系统设计方案，包括系统架构、功能模块、技术选型等。

三、技术规格

1.会议通知发送系统技术规格，包括硬件要求、软件要求、网络要求等。

2.会议通知发送系统性能指标，如发送速度、并发处理能力等。

四、各类证件复印件

1.甲方营业执照复印件，证明甲方合法经营资格。

2.乙方营业执照复印件，证明乙方合法经营资格。

3.双方法定代表人或授权代表身份证明文件，如身份证、护照等。

五、其他附件

1.双方