信息档案管理监理实施细则

信息档案管理监理实施细则一、工程概况1.工程名称：[具体工程名称]2.工程地点：[详细地点]3.工程规模：[建筑面积、层数、结构形式等]4.工程内容：涵盖建筑工程、安装工程等，具体包括[列举主要工程子项]二、监理依据1.《中华人民共和国档案法》2.《建设工程文件归档规范》GB/T50328[具体年份]3.《信息系统项目管理知识体系指南》（PMBOK(r)Guide）4.工程建设监理合同及相关协议5.工程设计文件、施工图纸及技术要求6.建设单位关于信息档案管理的相关规定和要求三、监理工作目标1.档案完整性目标：确保工程建设过程中形成的各类文件资料齐全、完整，无遗漏。2.档案准确性目标：保证档案内容真实、准确，与工程实际情况相符，数据可靠。3.档案规范性目标：使档案整理符合国家及行业标准规范，分类科学、编号有序、装订整齐。4.档案及时性目标：督促各参建单位及时整理、移交档案，保证档案资料的形成与工程进度同步。四、监理工作流程1.档案管理准备阶段组建监理档案管理小组，明确人员职责分工。熟悉工程建设相关文件，制定档案管理监理工作方案。检查施工单位、建设单位等相关部门的档案管理体系和人员配备情况。2.档案形成过程监理定期巡查施工现场，检查文件资料的形成、积累情况。对工程建设中的重要会议、关键工序、隐蔽工程等进行旁站监督，确保相关资料真实、准确记录。审核施工单位、监理单位等提交的各类文件资料，提出修改意见并跟踪整改情况。3.档案整理阶段监理督促各参建单位按照档案管理规范要求对已形成的文件资料进行分类、组卷、编目等整理工作。定期检查整理进度和质量，对不符合要求的部分责令返工。4.档案验收与移交阶段监理组织档案预验收，对档案的完整性、准确性、规范性等进行全面检查，形成预验收意见。监督各参建单位根据预验收意见进行整改，直至达到验收标准。协助建设单位组织档案正式验收，并监督验收过程。督促各参建单位在规定时间内完成档案移交工作，办理移交手续。五、监理工作内容与措施档案管理准备阶段工作内容与措施1.组建监理档案管理小组监理单位成立以总监理工程师为组长，专业监理工程师为成员的档案管理监理小组。明确小组各成员职责，包括档案收集、审核、整理、保管、移交等工作的具体分工。2.熟悉工程建设相关文件组织监理人员学习工程建设监理合同、工程设计文件、施工图纸及技术要求等相关资料。了解工程建设的总体目标、建设内容、施工工艺及质量要求等，为档案管理监理工作奠定基础。3.制定档案管理监理工作方案根据工程特点和监理合同要求，编制详细的档案管理监理工作方案。工作方案包括档案管理目标、工作内容、工作流程、监理措施、档案验收标准等内容。经总监理工程师审批后实施，并报建设单位备案。4.检查相关部门档案管理体系和人员配备情况要求施工单位、建设单位等建立健全档案管理制度，明确档案管理部门职责、人员岗位职责、档案收集范围及整理要求等。检查各单位档案管理人员的配备情况，确保其具备相应的档案管理知识和技能。对不符合要求的单位，下达整改通知，要求限期整改完善。档案形成过程监理工作内容与措施1.定期巡查施工现场监理人员定期对施工现场进行巡查，检查施工单位、监理单位等文件资料的形成、积累情况。重点检查施工过程中的各类原始记录、检验报告、质量验收资料、技术交底资料等是否及时、准确填写，签字盖章是否齐全。对巡查中发现的问题，及时要求相关单位整改，并做好记录。2.旁站监督重要环节对于工程建设中的重要会议、关键工序、隐蔽工程等，监理人员进行旁站监督。在重要会议召开时，监督会议记录的准确性和完整性，确保会议内容、决议等得到如实记录。在关键工序施工过程中，监督施工单位做好施工记录，包括施工时间、施工工艺、质量控制指标等信息。在隐蔽工程验收前，监督施工单位整理好隐蔽工程记录、影像资料等，并在验收合格后及时签字确认。3.审核各类文件资料对施工单位提交的施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更申请、工程计量报表、质量检验报告等文件资料进行审核。审核内容包括文件的完整性、准确性、合规性等，检查文件格式是否符合要求，签字盖章是否齐全，数据计算是否准确等。对审核中发现的问题，及时与施工单位沟通，提出修改意见，并跟踪整改情况。整改完成后进行复查，确保文件资料符合要求。对监理单位自身形成的监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等文件资料进行审核把关，保证文件质量。档案整理阶段监理工作内容与措施1.督促分类整理督促施工单位、监理单位等按照档案管理规范要求对已形成的文件资料进行分类整理。施工单位应按照工程前期文件、施工技术文件、施工物资资料、施工测量记录、施工记录、施工试验记录及检测报告、施工质量验收记录、竣工验收文件等类别进行分类。监理单位应按照监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理通知单、工程暂停令、工程复工令、工程质量评估报告等类别进行分类。2.检查组卷编目定期检查各参建单位文件资料的组卷情况，要求组卷应遵循文件的形成规律和有机联系，保持卷内文件的系统性和完整性。检查卷内文件的排列顺序是否合理，编号是否连续，页号编写是否准确。审核各参建单位的编目情况，包括卷内目录、备考表、案卷封面等内容的填写是否规范、准确。对不符合要求的组卷和编目情况，下达整改通知，要求重新整理。3.监督装订归档监督各参建单位对整理好的文件资料进行装订，要求装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。检查装订过程中是否对文件进行了妥善保护，有无损坏、丢失等情况。督促各参建单位及时将整理好的档案资料归档保存，并建立档案台账，记录档案的类别、数量、存放位置等信息。档案验收与移交阶段监理工作内容与措施1.组织档案预验收在工程竣工前，组织施工单位、监理单位等相关人员进行档案预验收。预验收小组按照档案验收标准，对档案的完整性、准确性、规范性等进行全面检查。检查内容包括档案资料是否齐全、完整，是否与工程实际情况相符，整理是否符合规范要求，编目是否准确等。形成档案预验收意见，对存在的问题提出整改要求，明确整改期限。2.监督整改落实监督施工单位、监理单位等根据预验收意见进行整改。定期检查整改情况，对整改不到位的单位进行督促，直至达到验收标准。对整改过程中形成的补充档案资料进行审核，确保其质量符合要求。3.协助组织正式验收协助建设单位组织档案正式验收工作。参与验收会议，介绍档案预验收情况和整改落实情况。配合验收小组对档案进行进一步检查，提供相关资料和说明。4.督促档案移交督促施工单位、监理单位等在规定时间内完成档案移交工作。检查移交档案的数量、质量、清单等是否符合要求，办理移交手续。协助建设单位做好档案接收工作，确保档案资料顺利归档保存。六、监理工作方法1.文件审查：仔细审查施工单位、监理单位等提交的各类文件资料，包括施工组织设计、技术方案、工程变更单、检验报告等，确保文件内容符合规范和工程要求。2.现场检查：定期到施工现场检查文件资料的形成、积累情况，查看施工记录是否及时、准确，签字盖章是否齐全，档案整理是否符合要求。3.会议沟通：通过监理例会、专题会议等形式，与建设单位、施工单位、监理单位等沟通档案管理工作进展情况，协调解决存在的问题。4.指令文件：对档案管理工作中存在的问题，及时下达监理通知单、整改通知等指令文件，要求相关单位限期整改，并跟踪整改落实情况。七、监理工作记录与资料管理1.建立档案管理监理工作记录台账，详细记录巡查情况、文件审核意见、整改通知及回复情况、档案预验收和正式验收情况等。2.收集、整理监理过程中形成的各类文件资料，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等，按照档案管理要求进行分类归档保存。3.督促施工单位、监理单位等及时整理、移交各自形成的工程档案资料，并做好交接记录。4.定期对档案管理监理工作记录和资料进行整理、分析和总结，为后续工程的档案管理工作提供参考和借鉴。八、监理人员职责1.总监理工程师全面负责信息档案管理监理工作，制定档案管理监理工作方案和目标。协调建设单位、施工单位、监理单位等之间的关系，确保档案管理工作顺利进行。组织档案预验收和正式验收工作，审核档案验收报告。2.专业监理工程师负责对施工单位、监理单位提交的文件资料进行审核，提出审核意见。定期巡查施工现场，检查文件资料的形成、积累情况，对发现的问题及时要求整改。协助总监理工程师组织档案预验收和正式验收工作，参与档案验收标准的制定和审核。3.监理员具体负责旁站监督重要会议、关键工序、隐蔽工程等，确保