印章管理制度WI-7.2-02-01

印章管理制度WI-7.2-02-01一、目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的所有印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。三、印章的种类及用途1.公章：代表公司对外行使权力，用于各类重要文件、合同、协议、证明等的签署，具有最高法律效力。2.合同专用章：专门用于公司对外签订合同、协议等经济往来文件，表明合同的签订是公司的真实意思表示。3.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务，是财务核算的重要印鉴。4.法定代表人章：主要用于特定的财务事项或法定代表人授权的文件签署，与法定代表人签字具有同等效力。5.部门章：由各部门根据工作需要申请刻制，用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，代表部门行使相应职责。四、印章的刻制与启用1.印章刻制因工作需要刻制印章时，由申请部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司行政部门审核。行政部门审核通过后，统一提交公司领导审批。经批准后，由行政部门指定具有资质的印章刻制单位进行刻制。印章刻制完成后，行政部门应及时组织对印章的规格、字体、图案等进行核对，确保与审批内容一致。2.印章启用新印章启用前，行政部门应填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、发放部门等信息，并附印章印模。《印章启用申请表》经公司领导审批后，行政部门负责在公司内部发布印章启用通知，明确印章的使用范围和管理要求。印章启用后，行政部门应将印章印模及相关启用文件进行归档保存，同时在印章管理台账中进行登记。五、印章的保管1.保管原则实行专人专管制度，确保印章安全。每枚印章必须指定一名责任心强、工作认真的人员负责保管，不得多人共管。印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意放置或交予他人代管，确保印章始终处于可控状态。2.保管方式公章、合同专用章、财务专用章等重要印章应存放在保险柜或专门的印章保管箱内，并设置密码或钥匙进行双重保护。法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管，与财务专用章等财务印鉴分人保管，以确保财务资金安全。部门章由各部门指定专人保管，保管人员应将印章存放在安全的地方，防止丢失或损坏。3.保管人员职责负责印章的日常保管，确保印章存放安全，无丢失、被盗等情况发生。严格按照印章使用规定，审核用印文件，对不符合规定的用印申请予以拒绝，并及时向相关领导汇报。做好印章使用登记工作，详细记录印章使用日期、文件名称、用印份数、批准人等信息，确保登记内容真实、准确、完整。定期检查印章的使用情况，如发现印章损坏或磨损，应及时向行政部门报告，并申请更换印章。印章保管人员因工作变动或其他原因不再负责印章保管时，应及时办理印章交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。六、印章的使用1.使用流程用印申请：使用部门或个人需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、文件名称、用印份数、用印日期等信息，并附上相关文件或合同草稿。申请表经部门负责人签字审核后，提交至印章保管部门。审核批准：印章保管部门收到用印申请后，应对用印事由、文件内容、审批流程等进行严格审核。对于重要文件或涉及重大事项的用印申请，需报公司领导审批。审核通过后，在《印章使用申请表》上签署意见并注明批准人。印章使用：印章保管人员根据批准后的《印章使用申请表》，在用印文件或合同上加盖相应印章，并确保印章清晰、端正、完整。用印完毕后，在《印章使用登记表》上详细记录用印情况，包括用印时间、文件名称、用印份数、批准人等信息，并由用印人签字确认。用印文件归档：用印完成后，用印部门或个人应将用印文件原件及《印章使用申请表》等相关资料及时归档保存，以备查阅。2.使用范围公章：用于公司对外正式文件、合同协议、授权委托书、各类证明、财务报表等的签署。合同专用章：仅限于公司对外签订各类经济合同、合作协议等。财务专用章：用于公司财务结算票据（如支票、汇票等）的加盖，以及财务相关文件、报表的确认。法定代表人章：在法定代表人授权范围内，用于特定财务事项或文件的签署。部门章：用于本部门内部文件、通知、报表等的盖章确认，不得对外使用。3.禁止使用情况未经公司领导批准，不得擅自使用印章签署任何文件或协议。空白纸张、空白合同、空白介绍信等不得加盖印章。特殊情况确需使用的，须经公司领导批准，并在使用前详细登记用途、份数、使用期限等信息，使用后及时收回核销。与公司业务无关的文件、材料不得使用公司印章。用印申请未经审核或审核未通过的，印章保管人员不得擅自用印。七、印章的停用与销毁1.印章停用因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由行政部门填写《印章停用申请表》，注明停用印章名称、停用原因、停用日期等信息，并报公司领导审批。经批准后，行政部门负责在公司内部发布印章停用通知，告知各部门印章停用事宜。同时，收回停用印章，并将其与相关停用文件一起进行封存保管。2.印章销毁对于已停用且不再使用的印章，行政部门应定期组织进行销毁。销毁前，行政部门应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、数量、销毁原因等信息，并附上拟销毁印章的印模。《印章销毁申请表》经公司领导审批后，行政部门应指定专人负责印章销毁工作。销毁过程应进行现场监督，并拍照或录像留存，确保印章彻底销毁，无法恢复使用。印章销毁完成后，行政部门应填写《印章销毁登记表》，记录销毁印章名称、数量、销毁日期、销毁方式、监销人等信息，并将销毁登记表及相关影像资料进行归档保存。八、印章的检查与监督1.定期检查行政部门应定期对公司印章的保管和使用情况进行检查，确保印章保管安全、使用规范。检查内容包括印章存放是否安全、使用登记是否完整、审批流程是否合规等。每季度至少进行一次全面的印章检查，并形成检查报告。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.不定期抽查公司领导或审计部门有权对印章管理情况进行不定期抽查，以确保印章管理制度的严格执行。抽查方式包括查阅印章使用记录、询问保管人员、实地查看印章存放等。对于抽查中发现的违规行为，应及时进行严肃处理，并追究相关人员的责任。3.违规处理对于违反印章管理制度，擅自使用印章、未按规定流程用印、印章保管不善导致丢失或损坏等行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、降职、辞退等。因印