小公司采购管理制度

小公司采购管理制度一、总则1.目的为规范公司采购行为，加强采购管理，降低采购成本，确保公司生产经营活动所需物资的及时供应和质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、服务等各类物资和服务的采购。3.采购原则按需采购原则：根据公司生产经营计划和实际需求，合理安排采购，避免盲目采购和积压浪费。质量优先原则：确保所采购物资和服务的质量符合公司要求和相关标准，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商。价格合理原则：在保证质量的前提下，通过市场调研、询价、招标等方式，选择价格合理的供应商，降低采购成本。公平公正原则：采购活动应遵循公平、公正、公开的原则，维护公司利益，杜绝不正当交易。诚实守信原则：采购人员应诚实守信，严格遵守采购纪律，保守公司商业秘密。二、采购组织与职责1.采购部门采购部是公司采购活动的执行部门，负责制定采购计划、组织采购实施、供应商管理、采购合同签订与执行等工作。采购部设采购经理一名，全面负责采购部的日常管理工作，监督采购人员的工作，确保采购任务的顺利完成。采购人员根据采购经理的安排，具体负责各类物资和服务的采购工作，包括询价、比价、议价、签订合同、跟踪交货等。2.需求部门各需求部门负责提出物资和服务的采购需求，提供详细的规格、型号、数量、质量要求等信息，并对采购物资和服务进行验收。需求部门应指定专人与采购部沟通协调，及时反馈需求变化和问题，配合采购部完成采购工作。3.其他部门财务部负责审核采购预算、采购合同，监督采购资金的支付，参与采购项目的成本核算和控制。质量部负责对采购物资的质量进行检验和监督，参与供应商的质量评估和管理。法务部负责审核采购合同的合法性和合规性，提供法律咨询和支持。三、采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营计划和实际需求，填写《采购申请表》，详细注明物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计交货日期、用途等信息，并提交部门负责人审批。部门负责人对采购申请进行审核，确认需求的合理性和必要性，签字后提交采购部。2.采购审批采购部收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实需求信息的完整性和准确性。对于金额较大或重要的采购项目，采购部应组织相关部门进行评审，评估采购的必要性、可行性、成本效益等，形成评审意见后提交公司领导审批。公司领导根据评审意见和公司实际情况，对采购申请进行审批，批准后返回采购部组织实施。3.采购计划制定采购部根据批准的采购申请，结合库存情况、市场供应情况、交货周期等因素，制定详细的采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预计采购日期、交货日期、供应商选择范围等内容，并提交采购经理审核。采购经理对采购计划进行审核，确保采购计划的合理性和可行性，签字后组织采购实施。4.供应商选择与管理采购人员根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，确定入围供应商名单。采购人员与入围供应商进行沟通，要求其提供详细的产品资料、报价单、样品等，进行询价和比价。根据询价和比价结果，选择至少三家供应商进行议价，通过谈判争取更优惠的价格、交货期、付款方式等条件。采购部组织相关部门对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况、质量管理体系、环保措施等情况，综合评估后确定最终供应商。与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、采购合同执行情况、产品质量情况、售后服务情况等，定期对供应商进行评估和考核，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不合格的供应商及时淘汰。5.采购实施采购人员按照采购合同的要求，向供应商发送采购订单，明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息。采购人员跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如因特殊原因需要变更采购订单，采购人员应及时与供应商协商，并办理相关变更手续。6.到货验收物资到货前，采购人员应提前通知需求部门做好验收准备。需求部门组织相关人员按照采购合同和质量标准对到货物资进行验收，检查物资的名称、规格、型号、数量、质量等是否符合要求。对于重要物资或关键设备，质量部应参与验收工作，进行质量检验和测试。如验收合格，需求部门在《验收单》上签字确认；如验收不合格，需求部门应及时通知采购部与供应商协商处理，要求供应商采取补货、换货、退货、降价等措施，直至达到验收标准。7.付款结算采购物资验收合格后，采购人员应及时整理相关资料，包括采购合同、采购订单、验收单、发票等，提交财务部审核。财务部对提交的资料进行审核，核实采购业务的真实性、合法性、准确性，审核无误后按照采购合同约定的付款方式办理付款手续。如采购合同约定采用预付款方式，财务部在收到采购部提交的预付款申请和相关资料后，经审批后支付预付款；如采购合同约定采用货到付款方式，财务部在收到验收合格的相关资料后，经审批后支付货款；如采购合同约定采用分期付款方式，财务部按照合同约定的付款节点和金额进行支付。四、采购预算管理1.采购预算编制采购部会同财务部根据公司年度生产经营计划和预算安排，结合市场价格走势和历史采购数据，编制年度采购预算。年度采购预算应明确各类物资和服务的采购项目、采购金额、采购时间等内容，并分解到季度和月度。采购预算编制完成后，提交公司领导审批，经批准后的采购预算作为公司年度采购工作的依据。2.采购预算执行采购部应严格按照批准的采购预算组织采购活动，控制采购成本，确保采购支出不超过预算额度。如因市场变化、生产经营需要等原因导致采购预算不足，采购部应及时提出预算调整申请，说明调整原因、调整金额、调整项目等内容，提交财务部审核。财务部对采购预算调整申请进行审核，评估调整的必要性和合理性，审核无误后提交公司领导审批。公司领导根据实际情况对采购预算调整申请进行审批，批准后采购部按照调整后的预算执行采购工作。3.采购预算分析与考核财务部定期对采购预算的执行情况进行分析，对比实际采购支出与预算额度的差异，分析差异产生的原因。采购部应对采购预算执行情况进行总结，分析采购过程中存在的问题和不足，提出改进措施和建议。公司将采购预算执行情况纳入对采购部的绩效考核体系，对采购预算执行情况良好的部门和个人给予奖励，对采购预算执行不力的部门和个人进行批评和问责。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。2.风险应对措施对于市场风险，采购部应加强市场调研和分析，及时掌握市场价格动态和供应情况，合理安排采购计划，采取适当的采购策略，如套期保值、签订长期合同等，降低市场价格波动对采购成本的影响。对于供应商风险，采购部应加强供应商管理，建立供应商评估和考核机制，选择多家供应商进行合作，避免对单一供应商过度依赖，定期对供应商进行实地考察和评估，及时发现和解决供应商存在的问题。对于质量风险，采购部应严格按照质量标准进行采购，加强对采购物资的检验和验收，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，如发现质量问题及时与供应商协商处理，确保所采购物资符合质量要求。对于合同风险，采购部应加强合同管理，签订规范、详细、明确的采购合同，明确双方的权利和义务，严格按照合同约定执行，定期对合同执行情况进行检查和评估，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。对于付款风险，财务部应加强对采购付款的审核和监控，严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，确保采购资金的安全，如发现供应商存在违约行为，及时采取措施追究其违约责任。3.风险监控与预警采购部建立风险监控机制，定期对采购风险进行监控和评估，及时发现风险变化情况。对于风险等级较高的采购项目，采购部应制定专门的风险应对预案，加强风险预警和控制，确保采购活动的顺利进行。如发现采购风险可能对公司造成重大损失，采购部应及时向公司领导报告，采取紧急措施进行处理，降低风险损失。六、采购纪律与监督1.采购纪律采购人员应严格遵守国家法律法规和公司各项规章制度，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益。采购人员应保守公司商业秘密，不得泄露采购信息、供应商信息、合同条款等内容。采购人员应严格按照采购流程和审批制度进行采购活动，不得擅自变更采购计划、采购供应商、采购价格等重要事项。采购人员应认真履行工作职责，积极主动地完成采购任务，不得敷衍塞责、推诿扯皮。2.监督机制公司建立采购监督机制，加强对采购活动的全过程监督。财务部定期对采购资金的使用情况进行审计，检查采购支出是否合理、合规，是否存在浪费和违规支出等问题。审计部不定期对采购项目进行审计，检查