企业备用金制度

企业备用金制度一、总则1.目的为了加强公司备用金的管理，提高资金使用效率，规范备用金的借款、使用及报销流程，确保公司资金安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门因业务需要临时借支备用金的情况。3.定义备用金是指公司为满足各部门临时性的业务支出需求，预先拨付给相关人员或部门，用于日常零星开支的周转资金。

二、备用金的借款管理1.借款申请各部门或个人因业务需要借支备用金时，应填写《备用金借款申请表》，详细注明借款用途、金额、预计归还时间等信息。借款申请表需经部门负责人审核签字，确认借款事项的真实性和必要性，并对借款的使用和归还负责。对于金额较大（具体金额标准由公司根据实际情况确定）的备用金借款，还需经公司财务负责人和总经理审批。2.借款额度备用金借款额度应根据实际业务需求合理确定，原则上不得超过预计业务支出金额。对于经常发生零星业务支出的部门，可根据其以往业务量和资金使用情况，核定一定额度的备用金，实行限额管理。备用金借款期限一般不超过[X]天，如有特殊情况需要延长借款期限的，应提前向财务部门提出申请并说明原因，经批准后方可延期。3.借款审批流程申请人将填写完整的《备用金借款申请表》提交至部门负责人。部门负责人审核签字后，交至财务部门。财务部门对借款申请进行合规性审查，包括借款用途、额度、期限等，审核通过后报财务负责人审批。财务负责人审批通过后，报总经理审批。总经理审批通过后，财务部门方可办理借款手续，将款项支付给申请人。

三、备用金的使用管理1.使用范围备用金仅限用于公司业务相关的临时性、零星支出，如差旅费、办公用品采购、业务招待费、市内交通费等。严禁将备用金用于个人消费或与公司业务无关的支出。2.使用原则备用金的使用应遵循"专款专用、节约高效"的原则，确保资金用于业务所需，不得挪作他用。每笔备用金支出都应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并按照公司财务报销制度的规定进行粘贴和填写报销单据。备用金支出应严格控制在借款额度范围内，如有超出借款额度的情况，需提前向财务部门申请追加借款。3.使用监督财务部门应定期对备用金的使用情况进行检查和监督，确保备用金的使用符合规定用途和公司财务制度。各部门负责人应对本部门备用金的使用情况进行管理和监督，发现问题及时督促相关人员整改。公司审计部门有权对备用金的使用情况进行审计，如发现违规使用备用金的行为，将按照公司相关规定进行严肃处理。

四、备用金的报销管理1.报销期限备用金使用后，借款人应在业务完成后的[X]个工作日内到财务部门办理报销手续，结清备用金借款。如因特殊原因未能及时报销的，应提前向财务部门说明情况并取得同意，否则将按照逾期借款处理。2.报销流程借款人将整理好的报销单据及原始凭证粘贴在《费用报销单》上，按照公司财务报销制度的规定填写报销信息。将填写完整的《费用报销单》及相关凭证提交至部门负责人审核签字。部门负责人审核通过后，交至财务部门。财务部门对报销单据进行审核，重点审核报销凭证的真实性、合法性、完整性以及报销金额是否在备用金借款额度范围内。如发现问题，财务部门有权要求借款人补充或更正相关资料。财务部门审核通过后，报财务负责人审批。财务负责人审批通过后，办理报销付款手续，冲减备用金借款。如报销金额小于借款金额，借款人应将剩余款项退还财务部门；如报销金额大于借款金额，财务部门应补足差额给借款人。3.报销凭证要求报销凭证必须是合法有效的发票或收据，发票应加盖开票单位公章，并注明日期、项目、金额等详细信息。对于不符合规定的报销凭证，如发票内容不完整、字迹模糊、未加盖公章等，财务部门有权不予受理。报销凭证应与备用金借款用途相符，不得使用虚假发票或与业务无关的发票进行报销。

五、备用金的清查与盘点1.清查频率财务部门应定期对备用金进行清查，每月至少清查一次，确保备用金账实相符。在年度终了时，应对所有备用金进行全面清查盘点。2.清查内容核对备用金的借款金额、已报销金额、未报销金额以及余额是否准确。检查备用金的使用情况是否符合规定用途，有无违规使用或挪用现象。核实备用金借款的审批手续是否齐全，借款期限是否逾期。3.盘点方法财务人员应与备用金借款人进行核对，要求借款人提供尚未报销的原始凭证及相关资料，核实备用金的实际使用情况。对备用金的现金余额进行实地盘点，确保现金账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因并进行处理。4.清查结果处理清查结束后，财务部门应编制《备用金清查报告》，详细说明清查情况、发现的问题及处理建议。对于清查中发现的问题，如备用金账实不符、逾期借款等，应及时查明原因，并根据不同情况进行处理。属于借款人责任的，应要求借款人限期整改；属于财务部门或其他相关部门责任的，应追究相关人员的责任。

六、备用金的逾期处理1.逾期提醒财务部门应在备用金借款期限届满前[X]个工作日，通过邮件、短信或电话等方式提醒借款人及时办理报销手续或归还借款。2.逾期处罚如借款人未能在规定期限内办理报销手续或归还借款，且未提前向财务部门申请延期的，将按照逾期天数收取逾期罚息。逾期罚息利率按照[X]%/天计算。对于逾期时间较长（超过[X]天）的备用金借款，财务部门将暂停该借款人再次借支备用金的资格，并从其工资或其他应付款项中扣除逾期借款本金及罚息。如因逾期借款给公司造成经济损失的，公司将追究借款人的赔偿责任。

七、附则1.制度解释权本制度由公司财务部门负责解释。如有未尽事宜或与国家法律法规、政策规定相抵触的，以国家法律法规、政策规定为准。2.制度