酒店档案管理制度

酒店档案管理制度一、总则1.目的为加强酒店档案管理，有效地保护和利用档案，提高酒店的管理水平和服务质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店各部门在经营、管理、服务等活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、声像等不同形式的档案。3.档案管理原则遵循集中统一管理、真实完整、分类科学、便于利用的原则，确保档案的系统性、准确性和安全性。

二、档案管理机构及职责1.档案管理部门酒店设立专门的档案管理室，隶属于[具体管理部门]，负责统筹酒店档案管理工作。2.档案管理人员职责负责酒店各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、保管等工作。制定和完善档案管理制度，监督检查各部门档案管理工作的执行情况。做好档案的统计、鉴定、销毁等工作，定期对档案进行清查盘点，确保档案的完整与安全。积极为酒店各部门提供档案查阅、借阅等服务，根据工作需要编制档案检索工具和参考资料。参与酒店档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储、维护和利用等工作。

三、档案的分类与编号1.档案分类行政档案：包括酒店行政文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、财务档案、审计档案等。经营档案：涵盖市场营销资料、客户信息、预订记录、合同协议、价格政策等。服务档案：有宾客投诉处理记录、服务案例分析、服务质量检查报告等。工程档案：包含酒店建设项目资料、装修改造图纸、设备设施档案、维修记录等。安全档案：涉及安全管理制度、安全检查记录、应急预案、事故处理报告等。其他档案：如员工培训档案、荣誉证书、照片、录像、录音等特殊载体档案。2.档案编号采用"全宗号分类号年度号案卷号"的编号方法。全宗号：[酒店全宗号，由上级档案管理部门统一编制或指定]分类号：按照上述档案分类类别，分别赋予相应的代码，如行政档案为"XZ"，经营档案为"JY"等。年度号：以公元纪年表示，如"20XX"。案卷号：每一类档案按形成时间顺序依次编号，从"001"开始。例如：一份行政档案，全宗号为"JD01"，分类号"XZ"，年度号"2023"，案卷号"005"，其编号为"JD01XZ2023005"。

四、档案的收集与整理1.收集范围各部门应将在工作中形成的、具有保存价值的各类文件材料及时收集齐全，不得散失或据为己有。收文：包括上级机关下发的文件、通知、函件等。发文：酒店内部制发的各类文件、报告、通报、决定等。部门工作中产生的各类报表、数据、记录、合同、协议、图纸、照片、录像、录音等资料。2.收集要求各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。对于重要文件和紧急文件，应优先收集，并及时移交档案管理室。收集的档案应保持原件完整，如有破损、缺页等情况，应进行修复或补充。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。4.整理方法分类：按照档案分类方案，将收集到的档案材料进行分类。组卷：同一类别的档案材料，按照问题、时间、重要程度等因素进行合理组卷，每卷厚度不宜过厚，一般以1.52厘米为宜。编目：对每卷档案编制卷内文件目录，包括序号、文号、责任者、题名、日期、页号等项目，并填写备考表，注明卷内文件的保管期限、密级、数量及缺损情况等。装订：对纸张规格不一致或破损的文件材料进行修整后，采用线装或胶装等方式进行装订，去除金属物，保持文件整齐美观。

五、档案的归档与保管1.归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的档案材料整理归档完毕，移交档案管理室统一保管。对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档。2.归档手续各部门移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、起止日期等信息，双方签字确认。档案管理室对移交的档案进行认真核对，符合要求的予以接收，并在移交清单上加盖档案管理专用章。3.保管期限永久保管：涉及酒店产权、重大决策、重要人事任免、年度财务决算等具有长远查考价值的档案。定期保管：分为30年和10年两种。对于在一定时期内具有查考利用价值的档案，如一般行政文件、经营合同、服务记录等，保管期限为30年；对于短期需要查考的档案，如一般性报表、临时性通知等，保管期限为10年。4.保管要求档案管理室应配备专门的档案库房，保持库房清洁、通风、防潮、防虫、防火、防盗等。档案应分类存放，排列有序，便于查找。同时，应建立档案存放位置索引，标明各类档案的存放架位和序号。对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期检查和更新，确保数据的安全性和完整性。档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，发现问题及时报告并处理，做到账实相符。

六、档案的查阅与借阅1.查阅范围酒店员工因工作需要，可查阅与其工作相关的档案资料。外部单位因工作需要查阅酒店档案的，须经酒店相关领导批准，并按照规定办理查阅手续。2.查阅手续酒店员工查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理室查阅。外部单位查阅档案时，应出具单位介绍信，注明查阅内容、目的、时间等，并经酒店总经理批准。档案管理室根据批准意见，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅要求查阅档案时，应在档案管理室指定的地点进行，不得擅自将档案带出室外。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等，严禁私自复制档案内容。如需摘录或复制档案内容，应经档案管理人员同意，并在规定的范围内进行。摘录或复制的档案材料应注明出处，并加盖档案管理专用章。4.借阅范围因特殊工作需要，确需借阅档案的，须经酒店相关领导批准。借阅期限一般不得超过[具体天数]，如需延期，应办理续借手续。5.借阅手续借阅人应填写档案借阅申请表，详细注明借阅档案的类别、数量、借阅期限、用途等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，报酒店总经理批准。档案管理室根据批准意见，向借阅人发放档案，并办理借阅登记手续，注明借阅日期、归还日期、档案名称、数量等信息。6.借阅要求借阅人应妥善保管所借档案，不得转借他人或擅自扩大利用范围。借阅人应按时归还档案，如有特殊情况不能按时归还，应提前办理续借手续。逾期不还的，档案管理室应及时催还，并视情节轻重给予相应的处理。归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。

七、档案的鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理室应定期对保管期满的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作由档案管理部门牵头，会同相关业务部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出存毁意见。2.销毁手续对拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，注明档案的类别、题名、日期、保管期限、数量等信息，经鉴定小组负责人签字确认后，报酒店总经理批准。档案销毁清册应一式两份，一份由档案管理室留存，一份交财务部门作为记账凭证。档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的合规性和档案信息的安全性。监销人应在档案销毁清册上签字确认。3.特殊情况处理对于涉及酒店商业秘密、知识产权等重要信息的档案，即使保管期满，也不得擅自销毁，应按照相关法律法规和酒店规定进行妥善处理。

八、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步实现酒店档案的数字化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理的效率和服务水平，为酒店经营管理提供更加便捷、高效的信息支持。2.档案数字化录入按照档案整理规范，对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。对扫描后的档案图像进行数据录入，建立档案信息数据库，实现档案信息的检索、查询、统计等功能。3.档案信息系统管理选用适合酒店档案管理需求的档案信息管理系统，对档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅、鉴定、销毁等全过程进行信息化管理。档案管理人员应熟练掌握档案信息系统的操作技能，及时更新和维护档案信息，确保系统数据的准确性和及时性。4.数据安全与保密加强档案信息系统的安全防护，采取防火墙、加密存储、用户权限管理等措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。严格遵守国家有关信息安全和保密的法律法规，对涉及酒店商业秘密、敏感信息的档案进行加密处理，确保信息安全。

九、奖励与处罚1.奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，酒店将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。奖励条件包括：认真执行档案管理制度，积极收集、整理、归档档案，为档案管理工作做出显著成绩的；在档案保护、利用等方面有创新举措，取得良好效果的；及时发现和纠正档案管理中的问题，避免档案损失的等。2.处罚对违反档案管理制度的部门和个人，酒店将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚。处罚情形包括：未按规定及时收集、整理、归档档案，导致档案散失或损坏的；擅自销毁、涂改、伪造档案的；违反档案查阅