2024版质量管理体系文件与记录管理程序

文件编号XXX-QEP01-26页玛1

北京市XXXXXXXX制品有限公司

保密区分一般文件总页数6

生效日期2024-04-01版本A.0

文件名称程序文件

制定部门管理者代表类别总纲

XXX-QEP-08.文件与记录管理程序

L0目的

对质量环境管理体系文件进行限制，确保在运用场所均能得到适用文件的有效

版本。加强对记录的限制，以供应符合要求和质量环境管理体系有效运行的证

据。

2.0适用的范围

适用于本公司对质量环境管理体系所运用的文件和记录的限制。

3.0定义：无

4.0职责

4.1行政部是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门；品管部负责技术文

件的管理。

4.2各部门均是本程序的协作并实施的单位。

4.3最高管理者（总经理）负责管理（质量环境管理）手册批准。

4.4管理者代表负责审核管理手册和批准程序文件。

5.0工作程序

5.1文件概念

文件是指信息及其承载媒体。媒体的形式可以是纸张、计算机磁盘、光盘、

照片、标准样品或其他电子媒体及其组合等。质量与环境管理体系文件是

质量与环境管理体系运行的依据，可以起到沟通意图、统一行动的作用。

本公司的质量与环境管理体系文件的范闱包括：

一一形成文件的质量与环境方针和目标；

一一管理手册；

一一为了贯彻IS09001/14001标准所规定的流程性文件和记录；

一一确保对过程的有效策划、运行和限制所须要的文件和记录，例如质

量支配、程序文件和相关的规范、标准以及“规定”、“支配”、

“方式”等文件；

一—记录，阐明所取得的结果或供应完成活动的证据的文件；

一一其他文件。例如流程卡、作业指引等，标准中虽未规定，但在实际

活动中须要。

5.2管理手册

5.2.1管理手册是规定本公司质量/环境管理体系的纲领性文件。

5.2.2管理手册的主要内容有：

——质量/环境管理体系覆盖的范围，包括任何不适用的细微环节与不

应用的合理性；

一一为质量/环境管理体系编制的形成文件程序的引用；

一一质量/环境方针和目标；

一一质量/环境管理体系过程之间相互作用的表述。

5.2.3手册的结沟、详略程度和格式编排，应结合本公司的类型、规模及

产品或过程的困难程度、文化和风格进行编制，标准并未作统一规定。

5.2.4公司的管理手册由管理者代表编制与审核，报总经理批准后发布实

施。

5.3文件限制

5.3.1文件限制，指对质量/环境管理体系文件的编写、评审、批准、发放、

运用、检索、访问、更改、再批准和标识、回收、作废等全过程活动

的管理。

5.3.2本公司管理体系文件限制的主要内容如下：

5.3.2.1文件发布前，应得到其相宜性和充分性的批准,批准权限见下

区分制定审核核准

管理手册管理者代表—总经理

流程性文件ISO推行小组各部门会签管理者代表

指导性文件责任人员文件编写人员干脆上司

5.3.2.2在文件实施中，由于各种缘由发生改变时（例如公司的组织结

构、产品范围、工作流程和适用法律法规发生改变时），应对文件

原文进行评审，确定是否须要更改。本公司的管理体系文件在每年

最少评审一次（在管理评审会议中进行），由管理者代表牵头，各

职能部门对所管理的文件进行评审,假如须要更改，应报公司相关

的责任人对更改后的文件进行再批准。

5.3.2.3识别全部文件的修订状态。文件修订的方法分为划线式修改

（在文件原文上划线修改，在旁边写好修订后的内容）换页和换版

三种。修订由公司文控中心统一组织，修改申请人填写《文件申请

单》，经相关责任人审核，管理者代表批准后，由文控中心对受控

文件统一修改，修改后的文件须要再次根据5.3.2.1的规定批准。

5.3.2.4文件的版本用大写英文字母"A、B、C,……”表示；若文件

只作小部分修改时，可填写《修订记录》作划线式修改或者换页修

改（假如划线式修改超过三分之一须要换版发布），发行时为0次

（即：A/0版），第一次修改为1次（即：A/1版），依此类推，当

修改超过8次时，无论修改多少，均要换版发布。

5.3.2.5各部门所持有的文件要编制的《受控文件一览表》，即把所运

用文件的最新有效版本文件（含外来文件，法律法规等）写入清单

中

5.3.2.6要确保在各运用场所都能得到适用文件的有效版本并标识，填

写分发号（包括外来文件）。撤出过期、作废的文件，填写《文件/

记录销毁记录表》经管理者代表批准后销毁，如需保留，需经管理

者代表批准，并盖“作废文件”印章和“保留文件”字样的标识。

5.3.2.7受控文件均进行编号，并填写在《受控文件一览表》中。受控

文件在发放时，收文部门应在《文件分发表》中签名确认收到。

5.3.2.8文件应保持清楚、可辨，易于识别。质量管理体系文件应单独

存放，以保持受控状态。

5.3.2.9受控文件为内部运用的有效版本文件，也是向认证机构报送的

文件。受控文件再修改时应统一跟踪更改，不行遗漏。持有受控文

件的员工在工作调动或调离本公司时，应将文件交回木单位（部

门）。非受控文件可用于投标和向询问单位报送,非受控文件不再跟

踪修改。

5.3.2.10收集与产品和服务有关的外来文件。凡不是本公司编制的运

用文件，均属外来文件，包括从书店购买的、上级发文、国家或地

方政府、协会发文等。应运用外来文件的最新有效版本文件，列入

受控文件清单中。要限制外来文件的发放（发放范围经管理者代表

审批）。

5.3.3文件编号规则

5.3.3.1表格与三级文件编号规则如下：

XXX-XX-XX-XXX

公司代码-类别代码-部门代码-流水号

注：当同一种表格有多种格式或描述时，分别在其原编号后加流水号A、

B、C……以示区分。如XXX-QR-HC-001A、XXX-QR-HC-001B

注：当三级文件有多种文件描述时，分别在原编号流水号后面再增加一

个流水号以示

区分。（原流水号代表文件区分代码）

如：XXX-W1-ENC-OO1-OO1>XXX-WI-ENC-002-001

5.3.3.2文件编号规则如下（除表格与三级文件）:

XXXXX-XXX

公司代码-类别代码-流水号

5.3.3.3文件类别代码为：

一级文件/管理手册：代码为QEM

二级文件/流程性文件：代码为QEP

三级文件/规范文件：代码为WI

四级文件/表单文件：代码为QR

外来文件：代码为WL

其他类别文件：代码为QT

5.3.3.4部门代码如下：

总经办GM文控中心DCC品管部QC行政部

HR

营销部MA采购CG品管部ENG货仓

HC

PMC部PMC生产SC

5.3.3.5若属外来文件应优先运用其原编号,无原编号的外来文件，按以

上编号原则再编文件编号。

5.3.4文控中心保留受控文件的正本,各部,1运用受控文件的副本,为了区

分，文控中心应在正本文件的背面加盖“文件发行专用章”，在副本文

件的正面加盖“受控文件专用章”，非受控文件加改“仅供参考”印章，

全部的受控文件不行以随意复制与外发。

5.3.5义控中心负责定期（每年一次）向市相关部门查询有关外来标准的变

更状况，以确保运用最新版本的外来标准。

5.4记录限制

5.4.1记录概念

一一记录指阐明所取得的结果或供应所完成活动的证据的文件。记录是

一种特别的文件。

一一记录的作用，可供应产品、过程符合要求的证据和质量环境职业健

康平安管理体系有效运行的证据，还可为实行订正和预防措施以及

为保持和改进质量环境职业健康平安管理体系供应信息。

5.4.2记录的限制内容

本公司对记录规定要限制标识、储存、爱护、检索、保存期限和处置等

主要内容。

一一标识：单个记录可用编号作标识，记录的储存袋（盒、夹）可用标

准章节号、程序文件依次号或表格的编号作标识，以便于检索、快

速查找。

-储存：记录的储存环境条件要确保防潮、防腐、防鼠啃等，以确保

记录在储存期间不丢失、不损坏、不变质。为便于查找，按程序文

件名称设置记录的袋（盒、夹）标识。

一一爱护：当年的记录由本部门保管，跨年度的记录由公司行政部建档

保管，专业性记录平常可由相关人员分散保管，审核时或归档时交

由文件员统一保管。记录应与其他质量环境职业健康平安管理体系

文件一起存放在特地部位，保持受控状态。

一一检索：为便于检索和快速查找，各单位应建立相关记录表格清单，

行政部建立公司总的记录表格清单。在日常保存记录的袋（盒、

夹）内建立记录书目，随时把己填写过的记录名称填入记录书目

中，以便于随时查找。在合同条件下，顾客假如须要查阅有关记录，

应经管理者代表批准，并履行借阅手续，阅后刚好收回。

一一保存期：一般的质量环境职业健康平安管理体系运行记录保存3

年，产品特点、法规要求及合同要求另定保存期，施工工程质量及

验收记录应长期保存。

一一处置.：对过期、作废的记录归档要经公司主管领导批准、实施监督

销毁。销毁记录的清单应存档。

——填写记录应完整，保持清楚可辨，不准用铅笔填写记录。记录不准

擅自涂改。如确需修改记录的内容时，应经管理者代表批准。

5.5文件保密

公司文件资料按保密程度分为绝密文件、机密文件、一般文件、公开性文

件、宣扬资料。公司各部门根据不同的保密等级对文件实施管控防止泄密。

5.5.1绝密文件：指最重要的公司隐私，一旦泄露会使公司权益受到重大

损害的文件资料。通常状况下包括以下几类：

--财务分析报告；

---对高层管理者的考核报告；

-一对工资安排方案及所属文件；

--涉及项目成本、利润的报告或论证材料；

--公司尚未实施或正在实施的经营战略决策、公司项目技术的核心

资料；