房地产公司材料采购管理制度

房地产公司材料采购管理制度一、制定目的及范围为提升公司材料采购的效率与规范，确保采购活动的透明度和合理性，特制定本材料采购管理制度。本制度适用于公司所有材料采购活动，包括项目材料采购、年度材料采购、零星材料采购和应急材料采购等。二、采购原则材料采购需遵循以下原则，以确保采购过程的公正与高效：1.所有采购活动必须遵循公正、公平和公开的原则，综合考虑质量、价格和供货能力，选择最优供应商。2.材料采购必须从合法合规的渠道获取，所有采购物资需索取正规发票，以确保财务的合规性。3.各部门应指定专员负责采购，申购人与采购人应保持分离，避免利益冲突。三、采购流程1.一般采购流程1.1采购申请申购人需先向仓库确认库存情况，若库存不足，需填写“材料申购单”，明确所需材料的名称、数量、规格及预期用途。1.2申购审批项目材料采购需根据预算进行审批，其他类型的采购应经过部门主管的审核，并提交流转单进行处理。1.3询价各部门应负责收集至少三家不同供应商的报价，并对所询价的材料进行对比，确保在质量和价格上做出合理选择。1.4核价采购人员需参考历史价格和市场行情，对报价进行审核，填写流转单中的核价结果。确保所选材料的价格在合理范围内。1.5审批完成核价后，流转单需逐级提交至相关管理层进行审批，最终由公司负责人审核确认。1.6采购实施与验收入库在获得审批后，采购人员可向供应商下单。材料到货后，相关人员需对材料进行验收，确认材料符合要求后，完成入库登记。1.7报销所有材料的采购费用需在材料到货后一个月内提交报销申请，逾期申请将不予受理。2.特殊采购流程2.1集中计划采购针对办公用品等固定需求的材料，各部门需于每月25日前提交流转单，由办公室统一进行集中采购，以提高采购效率。2.2零星采购零星采购适用于金额较小或偶发性紧急需求的材料。采购人员需获得部门负责人的口头或书面同意后方可执行。2.3应急采购面对突发紧急情况所需的材料采购，可由应急处理小组直接进行采购，无需事先询价，以确保及时响应。2.4年度采购针对定期性需求的材料采购，各部门需提前编制年度采购预算，并提交至财务部备案，以便于财务统筹管理。四、备案完成采购后，采购人员需将相关文件整理齐全，包括采购单、流转单、入库单及发票或收款凭证，并复印两份，其中一份交财务部审核，另一份存档以备后续查阅。五、采购纪律1.采购人员职责采购人员需建立供应商资料档案，进行市场调研，确保材料的质量和供应的稳定性。2.采购人员行为规范采购人员不得接受供应商的任何形式的赠品或回扣，若发现违规行为，将会受到严肃处理，情节严重者将依法追究其责任。六、供应商管理为保证材料采购的质量与供应的稳定性，需建立供应商管理制度：1.供应商评估对新供应商进行资质审核，包括工商注册、税务登记等，同时评估其产品质量、供货能力及服务水平。2.供应商档案建立供应商档案，记录相关信息，包括联系人、联系方式、产品价格、供货历史等，为后续采购提供参考。3.供应商评审定期对现有供应商进行评审，依据质量、供货周期、价格及服务等方面进行综合评分，确保选择最优供应商。4.供应商关系维护与优质供应商建立长期合作关系，定期沟通需求与反馈，推动双方良性互动与持续改进。七、绩效考核为提升采购效率与质量，需建立采购绩效考核机制：1.考核指标根据采购的及时性、成本控制、材料质量、供应商管理等方面设定考核指标。2.定期评估定期对采购人员的工作进行评估，依据考核指标进行打分，形成绩效报告，为后续的激励机制提供依据。3.反馈与改进建立反馈机制，采购人员应定期总结采购工作中的问题与经验，提出改进建议，以便不断优化采购流程。八、培训与宣传为确保各项制度的有效执行，需进行内部培训与宣传：1.培训计划定期组织采购管理制度的培训，确保全体员工理解制度内容及执行要点。2.宣传手册制作采购管理制度宣传手册，并在公司内部进行发放，使员工随时查阅，增强制度意识。3.案例分享分享成功的采购案例与经验，鼓励各部门积极参与，提高整体采购水平。九、附则本制度自发布之日起实施，所有员工应严格遵守。如需对本制