人事档案借用制度

人事档案借用制度一、总则1.目的为了规范人事档案的借用行为，确保人事档案的安全与完整，维护档案所有者的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位内部各部门、员工以及因工作需要查阅、借用人事档案的外部单位或个人。3.基本原则严格审批原则：借用人事档案必须经过严格的审批流程，确保借用行为符合规定和工作需要。安全保密原则：在借用过程中，要采取有效措施保证档案的安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。限时归还原则：借用档案应在规定时间内归还，不得逾期。

二、档案借用审批流程

（一）本单位内部借用1.部门申请本单位内部各部门因工作需要借用人事档案时，需填写《人事档案借用申请表》（以下简称"申请表"）。申请表应详细注明借用档案的目的、内容、借用时间等信息。申请表由部门负责人签字并加盖部门公章后，提交至人力资源部门。2.人力资源部门审核人力资源部门收到申请表后，对申请内容进行审核。重点审核借用目的是否正当、借用时间是否合理、所需档案内容是否与工作相关等。对于符合要求的申请，人力资源部门负责人签字批准；对于不符合要求的申请，应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其补充或修改申请内容。3.档案管理部门办理借用手续经人力资源部门审核批准后，档案管理部门根据申请表提供的信息，查找并准备相应的人事档案。档案管理人员与借用人员共同核对档案内容和数量，确认无误后，双方在《人事档案借用登记表》（以下简称"登记表"）上签字。登记表应记录借用档案的名称、数量、借用时间、归还时间、借用人员等信息。档案管理部门将借用的档案交付给借用人员，并告知其借用期间的注意事项。

（二）员工个人借用1.员工申请员工因个人特殊原因需要借用本人人事档案时，需填写申请表。申请表应注明借用原因、借用时间等信息。申请表由员工本人签字后，提交至所在部门负责人。2.部门负责人审批部门负责人对员工的申请进行审批，重点审核借用原因是否合理、借用时间是否符合规定等。对于同意借用的申请，部门负责人签字批准；对于不同意借用的申请，应向员工说明原因。3.人力资源部门审核经部门负责人批准后，申请表提交至人力资源部门。人力资源部门对申请进行再次审核，确保借用行为符合规定。审核通过后，人力资源部门在申请表上签字确认。4.档案管理部门办理借用手续档案管理部门根据申请表提供的信息，查找员工本人人事档案。档案管理人员与员工本人共同核对档案内容和数量，确认无误后，双方在登记表上签字。档案管理部门将借用的档案交付给员工本人，并告知其借用期间的注意事项。

（三）外部单位或个人借用1.外单位申请外部单位因工作需要借用本单位人事档案时，需提交正式的借用函。借用函应注明借用单位名称、借用目的、借用档案内容、借用时间等信息，并加盖借用单位公章。借用函同时附上《人事档案借用申请表》，申请表填写要求与本单位内部借用相同。2.本单位相关部门审核借用函及申请表提交至本单位相关业务部门，由业务部门对借用目的、用途等进行审核。审核通过后，业务部门负责人签字并加盖部门公章。业务部门将审核后的借用函及申请表转交给人力资源部门。3.人力资源部门审核人力资源部门对借用申请进行全面审核，重点审核借用单位的资质、借用目的的合法性、借用时间的合理性等。对于涉及重要人事档案或敏感信息的借用申请，人力资源部门还需征求单位主管领导的意见。审核通过后，人力资源部门负责人签字批准。4.档案管理部门办理借用手续档案管理部门根据审批通过的借用函及申请表，查找并准备相应的人事档案。档案管理人员与借用单位指定的借用人员共同核对档案内容和数量，确认无误后，双方在登记表上签字。登记表应记录借用档案的名称、数量、借用时间、归还时间、借用单位及人员等信息。档案管理部门将借用的档案交付给借用人员，并要求其提供有效身份证明进行登记。同时，告知借用人员借用期间的注意事项及违约责任。

三、档案借用期限及归还要求

（一）借用期限1.本单位内部借用期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借用时间，需提前向人力资源部门申请，经批准后方可延长。2.员工个人借用期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借用时间，应提前向所在部门说明情况，由部门负责人批准后报人力资源部门备案。3.外部单位或个人借用期限根据具体借用目的和档案内容确定，最长不超过[X]个工作日。如需延长借用时间，需提前向本单位人力资源部门提出申请，经批准后方可延长。

（二）归还要求1.借用人员应在借用期限届满前将借用的人事档案归还至档案管理部门。归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，检查档案是否有损坏、涂改等情况。2.如发现档案有损坏、涂改等情况，借用人员应及时向档案管理部门说明原因，并承担相应的责任。档案管理部门应根据实际情况进行处理，如修复档案或追究借用人员的责任。3.借用人员归还档案时，应在登记表上注明归还时间，并签字确认。档案管理人员在核对无误后，在登记表上签字注销借用记录。

四、档案借用期间的管理与监督

（一）档案使用管理1.借用人员只能将人事档案用于申请表中注明的借用目的，不得擅自转借、涂改、抽取、撤换档案材料，不得在档案上圈划、批注、污损或添加其他内容。2.借用人员在借用期间应妥善保管人事档案，确保档案的安全。不得将档案带出规定的使用场所，如需在其他地点使用，应提前向档案管理部门申请并获得批准。3.借用人员如需复印档案材料，应事先向档案管理部门提出申请，经批准后，由档案管理人员负责复印，并在复印件上加盖"仅供[借用用途]使用"的印章。

（二）监督检查1.档案管理部门应定期对借用的人事档案进行检查，了解档案的使用情况和保管状况。检查内容包括档案是否按时归还、是否有损坏或丢失、是否按规定用途使用等。2.人力资源部门应不定期对档案借用情况进行抽查，对发现的问题及时进行处理。对于违反档案借用制度的行为，应视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，应依法追究相关人员的责任。3.本单位内部各部门应配合档案管理部门和人力资源部门的监督检查工作，及时提供借用档案的相关信息和资料。

五、档案借用过程中的保密规定

1.借用人员应对所借用的人事档案内容严格保密，不得向无关人员泄露档案信息。2.在借用期间，借用人员应采取必要的保密措施，如妥善保管档案、设置密码或使用加密存储设备等，防止档案信息被泄露。3.借用人员如发现档案信息有泄露风险或已发生泄露情况，应立即向档案管理部门报告，并积极采取措施防止损失扩大。档案管理部门应及时向上级领导汇报，并根据情况进行相应的处理。

六、违约责任1.借用人员如违反本制度规定，未按时归还人事档案或擅自改变档案用途、造成档案损坏或丢失等情况，应承担相应的违约责任。违约责任包括但不限于赔偿档案修复费用、赔偿因档案丢失或泄露给单位造成的经济损失、接受单位的纪律处分等。2.外部单位或个人借用档案时，如违反本制度规定，本单位有权终止借用合同，并要求借用单位或个人承担相应的违约责任。违约责任按照双方签订的借用合同执行。

七、附则1.本