行政管理制度及督办规定

行政管理制度及督办规定一、总则1.目的为规范公司行政事务管理，提高工作效率，确保各项工作有序开展，特制定本行政管理制度及督办规定。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构全体员工。3.基本原则合法性原则：各项规定符合国家法律法规及政策要求。规范性原则：明确工作流程和标准，确保行政事务处理的规范统一。高效性原则：简化流程，提高工作效率，降低运营成本。责任性原则：明确各部门及人员职责，强化责任追究。

二、行政事务管理规定

（一）公文管理1.公文种类公司公文主要包括：通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等。2.公文格式公文应符合国家相关标准及公司统一规定的格式，包括标题、文号、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期、抄送单位等。3.公文起草与审核公文起草由相关部门负责，确保内容准确、逻辑清晰、语言规范。重要公文需经部门负责人审核，涉及多个部门的公文需会签后报分管领导审批。4.公文印发与存档经审批后的公文由行政部门统一编号印发，并及时将电子文档和纸质文档存档。公文存档应按照年度、类别进行分类管理，便于查询和借阅。

（二）印章管理1.印章种类公司印章包括公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等。2.印章保管公章由行政部门指定专人保管，其他印章由相关部门负责保管。印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置或转交他人。3.印章使用印章使用应填写《印章使用申请表》，注明使用事由、用印文件名称等，按审批流程经相关领导签字同意后使用。严禁在空白纸张或文件上加盖印章。

（三）证照管理1.证照种类公司证照包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书等。2.证照保管证照由行政部门统一保管，建立证照管理台账，记录证照的领取、使用、归还等情况。3.证照使用因工作需要使用证照时，应填写《证照使用申请表》，经审批后在规定时间内归还。严禁外借证照或用于非公司业务目的。

（四）办公用品管理1.办公用品采购行政部门根据各部门需求，定期编制办公用品采购计划，经审批后统一采购。采购应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保办公用品的供应。2.办公用品发放行政部门设立办公用品发放台账，按照标准向员工发放办公用品。员工应节约使用办公用品，如有特殊需求可另行申请。3.办公用品盘点行政部门定期对办公用品进行盘点，确保账物相符。对于盘盈或盘亏的办公用品，应查明原因并及时处理。

（五）车辆管理1.车辆调度行政部门负责公司车辆的统一调度，根据工作需要合理安排车辆使用。员工如需使用车辆，应提前填写《车辆使用申请表》，经审批后使用。2.车辆维护与保养行政部门定期安排车辆进行维护保养，确保车辆性能良好。驾驶员应做好车辆日常检查，及时发现并报告车辆故障。3.车辆安全管理驾驶员应遵守交通规则，确保行车安全。车辆应配备必要的安全设备，定期进行安全检查。

（六）会议管理1.会议组织行政部门负责公司各类会议的组织安排，包括会议通知、场地布置、资料准备等。会议组织者应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并及时通知相关人员。2.会议记录与纪要会议应安排专人进行记录，详细记录会议内容、讨论结果、决议事项等。会后应及时整理会议纪要，经审批后发送给参会人员及相关部门。3.会议执行与督办会议决议事项由相关部门负责执行，行政部门负责跟踪督办，确保决议事项得到落实。

（七）档案管理1.档案分类公司档案分为行政档案、财务档案、业务档案等。2.档案收集与整理各部门应及时将工作中形成的文件、资料等移交行政部门进行整理归档。行政部门按照档案管理要求对档案进行分类、编号、装订等整理工作。3.档案保管与查阅档案应妥善保管在专门的档案室，确保档案安全。因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经审批后在档案室查阅。

三、督办规定

（一）督办原则1.明确责任原则：明确各项工作的责任部门和责任人，确保工作落实。2.时效性原则：按照规定的时间节点对工作进行跟踪督办，确保工作按时完成。3.闭环管理原则：对工作的执行情况进行全程跟踪，形成工作落实的闭环管理。

（二）督办事项范围1.公司重要会议决议事项。2.公司领导交办的重点工作任务。3.公司各项规章制度的执行情况。4.涉及多个部门协同完成的工作事项。

（三）督办流程1.任务交办公司领导或相关部门将需要督办的工作任务以书面形式交办给行政部门。行政部门对交办任务进行登记，明确任务内容、责任部门、责任人、完成时间等。2.任务分解行政部门根据任务内容，将任务分解为具体的子任务，并明确每个子任务的责任人和时间节点。将任务分解情况反馈给责任部门和责任人，并要求其签字确认。3.跟踪检查行政部门按照时间节点对任务执行情况进行跟踪检查，通过定期汇报、实地查看、文件审查等方式掌握工作进展。对任务执行过程中出现的问题及时与责任部门沟通协调，督促其采取措施解决。4.结果反馈责任部门在任务完成后，应及时向行政部门提交任务完成情况报告，包括工作成果、存在问题及下一步计划等。行政部门对任务完成情况进行审核，如不符合要求，应要求责任部门进行整改。5.总结评估行政部门定期对督办工作进行总结评估，分析任务完成情况及存在的问题，提出改进措施和建议。将督办工作情况向公司领导汇报，为公司决策提供参考依据。

（四）督办结果运用1.将督办结果与部门及个人绩效考核挂钩，对工作完成出色的部门和个人进行表彰和奖励。2.对未按时完成任务或工作质量不符合要求的部门和个人进行批评教育，并视情况进行相应的处罚。

四、监督与考核1.监督机制公司设立行政监督小组，定期对行政管理制度及督办规定的执行情况进行检查。员工有权对行政事务处理过程中的违规行为进行举报，监督小组应及时进行调查处理。2.考核办法行政部门制定详细的考核指标，对各部门及员工执行行政管理制度及督办规定的情况进行考