单位办公用品领用制度

单位办公用品领用制度一、总则1.目的为了规范单位办公用品的领用管理，合理控制办公用品费用，提高办公用品使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于单位全体员工。3.基本原则按需领用原则：员工应根据工作实际需要领用办公用品，避免浪费。厉行节约原则：在满足工作需求的前提下，尽量降低办公用品的消耗，节约使用资源。规范管理原则：办公用品的采购、库存、领用等环节应严格按照规定流程进行管理，确保账目清晰、手续完备。

二、办公用品分类及标准1.办公文具类书写工具：如中性笔、圆珠笔、钢笔、铅笔等。员工根据日常书写需求领用，一般每人每月领用中性笔不超过3支、圆珠笔不超过2支、钢笔不超过1支（特殊工作需求除外），铅笔根据实际情况按需领用。纸制品：包括A4打印纸、便签纸、笔记本等。A4打印纸根据部门业务量进行定量领用，一般部门每月领用不超过[X]包（每包[X]张）；便签纸每人每月领用不超过2本；笔记本根据工作需要按需领用，用于记录会议、培训等内容。文件夹及档案袋：根据文件整理和保存需求领用，一般部门每月领用文件夹不超过[X]个，档案袋不超过[X]个。胶水、订书机及订书钉、回形针、橡皮筋等：这些办公用品根据实际使用情况适量领用，以满足日常文件装订和粘贴需求。2.办公设备类电脑及周边设备：包括台式电脑、笔记本电脑、显示器、键盘、鼠标、打印机、复印机、扫描仪等。由单位统一配置，员工根据工作岗位需求进行使用。若设备出现故障，由专门的技术人员进行维修和维护，未经允许不得擅自拆卸或更换设备零部件。办公桌椅：根据员工岗位配备相应的办公桌椅，员工应爱护使用，不得随意损坏或丢弃。如有损坏，应及时报修，经相关部门鉴定后进行维修或更换。3.办公耗材类硒鼓、墨盒：打印机、复印机的硒鼓、墨盒根据使用频率进行定期更换，由专人负责统计使用情况，并提前向采购部门申请采购。打印纸：同办公文具类中的A4打印纸领用标准。其他耗材：如传真纸、碳粉、色带等，根据实际工作需要领用，领用数量和频率由各部门根据业务量自行控制。4.办公家具类文件柜：根据部门文件存放需求配备，一般每个办公室配备[X]组文件柜，用于存放各类文件和资料。员工应妥善使用文件柜，保持文件存放整齐有序。办公沙发、茶几：会议室、接待室等公共区域配备办公沙发和茶几，用于接待来访人员。使用人员应注意爱护，保持清洁卫生。5.其他办公用品清洁用品：如扫帚、拖把、抹布、清洁剂等，由行政部门统一管理，根据办公区域面积和清洁频率进行定期发放，用于办公区域的日常清洁维护。饮用水：单位为员工提供饮用水，饮水机由行政部门统一配备和管理。员工应节约用水，爱护饮水机设备。

三、办公用品采购1.采购计划制定各部门应于每月末根据本部门下月办公用品使用情况，填写《办公用品采购申请表》，详细列出所需办公用品的名称、规格、数量等信息，并提交至行政部门。行政部门对各部门提交的采购申请进行汇总和审核，结合办公用品库存情况，制定下月办公用品采购计划。采购计划应明确采购物品的名称、数量、预算金额等，并报单位领导审批。2.采购渠道选择行政部门应选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商进行办公用品采购。优先选择与单位建立长期合作关系的供应商，以确保采购物品的质量和供应的稳定性。对于批量采购的办公用品，应通过招标、询价等方式进行采购，以获取最优惠的价格。在采购过程中，应严格按照相关法律法规和单位采购制度的要求，签订采购合同，明确双方的权利和义务。3.采购实施行政部门根据审批后的采购计划，及时与供应商联系，组织实施采购工作。采购人员应严格按照采购合同的要求，确保采购物品的质量、规格、数量等符合要求，并按时交付。在采购过程中，如遇特殊情况需要变更采购计划或采购物品的规格、数量等，采购人员应及时向行政部门负责人汇报，并重新履行审批手续。

四、办公用品库存管理1.库存设立行政部门应设立专门的办公用品仓库，用于存放各类办公用品。仓库应保持整洁、干燥、通风良好，确保办公用品的质量不受影响。办公用品仓库应配备必要的货架、货柜等存储设备，对办公用品进行分类存放，并建立相应的库存台账，详细记录办公用品的名称、规格、数量、出入库时间、领用部门等信息。2.库存盘点行政部门应定期对办公用品仓库进行盘点，每月至少进行一次小盘点，每季度进行一次大盘点。盘点时，应确保账实相符，如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并进行相应的账务调整。盘点结束后，应编制《办公用品库存盘点报告》，详细记录盘点情况、盘盈盘亏原因及处理结果等，并提交给单位领导和财务部门。3.库存安全管理办公用品仓库应配备必要的安全防护设备，如消防器材、防盗设施等，确保库存办公用品的安全。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，不得擅自离岗，严禁无关人员进入仓库。如发现异常情况，应及时报告行政部门负责人，并采取相应的措施进行处理。

五、办公用品领用流程1.日常领用员工因工作需要领用办公用品时，应先到行政部门填写《办公用品领用登记表》，详细填写领用日期、办公用品名称、规格、数量、领用部门、领用人等信息。行政部门仓库管理人员根据员工填写的领用登记表，核实库存情况后，按照规定的标准发放办公用品，并在库存台账上进行记录。员工领用办公用品后，应在《办公用品领用登记表》上签字确认，确保领用手续完备。2.批量领用对于因工作任务需要批量领用办公用品的部门，应提前向行政部门提交《办公用品批量领用申请表》，详细说明领用原因、办公用品名称、规格、数量等信息，并经部门负责人签字审批。行政部门对批量领用申请进行审核后，如符合规定，通知仓库管理人员按照审批后的数量发放办公用品，并在库存台账上进行相应记录。3.特殊领用对于一些特殊办公用品，如价值较高的办公设备、专用耗材等，员工因工作需要领用的，应填写《特殊办公用品领用申请表》，详细说明领用原因、用途、预计使用期限等信息，并经部门负责人和单位领导签字审批。行政部门根据审批后的申请表，通知仓库管理人员发放特殊办公用品，并做好领用记录。领用人员应妥善使用特殊办公用品，如因使用不当造成损坏或丢失的，应照价赔偿。

六、办公用品使用与保管1.使用要求员工应按照办公用品的使用说明正确使用办公用品，不得随意更改或损坏办公用品的性能和用途。在使用办公设备时，应严格遵守操作规程，避免因操作不当造成设备损坏。如发现设备故障，应及时报告行政部门，由专业技术人员进行维修。员工应节约使用办公用品，如打印文件时应双面打印，减少纸张浪费；合理使用办公设备，降低能耗。2.保管责任员工领用的办公用品由领用人负责保管，如有丢失、损坏等情况，领用人应及时报告行政部门，并说明原因。对于公用的办公用品，如会议室的桌椅、设备等，使用后应由使用人员负责清理和归位，保持整洁卫生。员工离职时，应将所领用的办公用品全部归还行政部门，经仓库管理人员核实无误后，办理离职手续。如发现有丢失或损坏的情况，应照价赔偿。

七、监督与检查1.行政部门监督行政部门负责对办公用品的领用、使用和保管情况进行日常监督检查。定期对各部门办公用品的使用情况进行统计和分析，发现问题及时督促整改。仓库管理人员应严格按照库存管理制度进行办公用品的出入库管理，确保账目清晰、手续完备。行政部门应不定期对仓库进行抽查，检查库存办公用品的数量、质量等情况。2.财务部门监督财务部门负责对办公用品的采购费用、库存管理等情况进行监督检查。定期审核办公用品的采购发票、报销凭证等，确保费用支出合理合规。财务部门应根据行政部门提供的办公用品库存台账和领用记录，对办公用品的成本进行核算和分析，为单位成本控制提供依据。3.违规处理对于违反本制度规定领用、使用和保管办公用品的行为，行政部门应及时进行纠正，并视情节轻重给予相应的处理。对于浪费办公用品、擅自损坏或丢失办公用品的员工，单位将责令其照