学校档案管理章程范本

PAGE\MERGEFORMAT1/PAGE\MERGEFORMAT1/NUMPAGES\MERGEFORMAT1学校档案管理章程范本

第一条学校档案管理章程

一、名称

本章程名称为“XX学校档案管理章程”，以下简称“本章程”。

二、地址

本章程适用于我国XX省/市/自治区XX市XX区XX路XX号，XX学校（以下简称“本校”）。

三、范围

1.本章程规定了本校档案管理的原则、任务、组织结构、职责、档案的收集、整理、保管、利用、销毁等事项。

2.本章程适用于本校各类档案的管理，包括教学档案、科研档案、人事档案、财务档案、设备档案、外事档案等。

3.本章程适用于本校全体师生员工及与档案管理相关的其他人员。

四、权益

1.档案管理权益

（1）本校全体师生员工有查阅、利用档案的权益。

（2）本校档案管理部门有对档案进行收集、整理、保管、利用、销毁的权益。

（3）本校档案管理部门有对违反档案管理规定的行为进行处理的权益。

2.档案保密权益

（1）本校全体师生员工有保守档案秘密的义务。

（2）本校档案管理部门有对涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私的档案进行保密的权益。

五、构成

1.本章程分为总则、档案管理组织、档案收集与整理、档案保管与利用、档案销毁与处理、法律责任、附则共七章。

2.总则：阐述本章程的制定目的、适用范围、基本原则等。

3.档案管理组织：明确档案管理机构的设置、职责、人员配备等。

4.档案收集与整理：规定档案的收集范围、整理方法、归档要求等。

5.档案保管与利用：规定档案的保管期限、保管条件、利用程序等。

6.档案销毁与处理：规定档案销毁的条件、程序、处理方式等。

7.法律责任：明确违反本章程的法律责任和处理措施。

8.附则：规定本章程的解释权、修改程序等。

第二条档案管理组织

一、档案管理机构

1.本校设立档案室，作为专门负责档案管理的机构，隶属于学校办公室。

2.档案室设主任一名，由校领导提名，学校办公室任命，负责档案室全面工作。

3.档案室可根据工作需要，设立档案管理员若干名，具体负责各类档案的收集、整理、保管、利用等工作。

二、档案管理职责

1.档案室职责

（1）贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策。

（2）制定和完善本校档案管理制度。

（3）组织档案收集、整理、归档工作，确保档案的完整性和准确性。

（4）负责档案的保管、维护，确保档案的安全。

（5）提供档案查询、借阅服务，满足本校师生员工的合理需求。

（6）开展档案信息化建设，提高档案管理现代化水平。

（7）对违反档案管理规定的行为进行处理。

2.档案管理员职责

（1）按照档案管理要求，完成档案的收集、整理、归档工作。

（2）负责档案的日常保管，确保档案的完好无损。

（3）及时响应师生员工的档案查询、借阅需求。

（4）参与档案信息化建设，提高档案管理效率。

（5）协助档案室主任完成其他档案管理工作。

三、档案管理组织结构

1.档案室作为独立的档案管理机构，接受学校办公室的领导。

2.档案室主任对学校办公室负责，定期汇报档案管理工作。

3.档案管理员在档案室主任的领导下开展工作，接受档案室主任的指导和监督。

四、档案管理协调

1.档案室应与学校各相关部门建立良好的协调关系，确保档案收集的全面性和及时性。

2.学校各相关部门应积极配合档案室的工作，及时提供相关档案材料。

3.档案室应定期组织档案管理培训，提高全校师生的档案意识和管理水平。

五、档案管理监督

1.学校办公室负责对档案室的工作进行监督和检查。

2.学校审计部门应定期对档案管理进行审计，确保档案管理的规范性和安全性。

3.学校监察部门有权对档案管理中的违规行为进行调查和处理。

第三条档案收集与整理、档案保管与利用

一、档案收集与整理

1.档案收集

（1）档案室应按照国家有关档案收集的规定，全面收集本校在教学、科研、管理、财务、外事等活动中的各种文件材料。

（2）学校各相关部门应按照档案室的要求，及时提交应归档的文件材料，并确保材料的完整性、真实性和有效性。

（3）对收集到的档案材料，应进行分类、编号，建立档案目录，便于管理和查询。

2.档案整理

（1）档案室应对收集到的档案材料进行系统的整理，包括分类、排序、编目、装订等，确保档案的规范化和标准化。

（2）档案整理应遵循档案形成的自然规律，保持档案材料的有机联系，便于查找和利用。

（3）档案整理过程中，应确保档案材料的物理安全，防止丢失、损坏、变质等情况发生。

二、档案保管与利用

1.档案保管

（1）档案室应具备良好的保管条件，如适宜的温湿度、防火、防盗、防潮、防虫等设施。

（2）档案应按照规定的保管期限进行存放，定期检查档案的保存状况，发现问题及时处理。

（3）档案室应建立档案保管日志，记录档案的收进、移出、借阅、归还等情况。

2.档案利用

（1）档案室应提供档案查询、借阅服务，方便师生员工查找和利用档案。

（2）档案利用应遵循合法、合规的原则，确保档案信息的安全和保密。

（3）档案室应根据档案的性质和内容，制定相应的利用规定，如查阅范围、审批程序等。

（4）档案室应定期统计档案利用情况，分析利用效果，为档案管理提供参考。

三、档案信息化建设

1.档案室应积极推进档案信息化建设，运用现代信息技术手段，提高档案管理的效率和水平。

2.档案室应建立档案信息管理系统，实现档案的电子化、网络化，提供在线查询和利用服务。

3.档案室应加强档案信息资源的安全管理，采取有效措施保护档案信息的完整性、可用性和保密性。

四、档案销毁与处理

1.档案室应按照国家有关档案销毁的规定，对过期、无用或不符合保管条件的档案进行销毁。

2.档案销毁应严格遵循程序，包括审批、公告、监督等，确保销毁工作的规范性和透明性。

3.档案销毁后，应做好销毁记录，归档备查。

五、法律责任

1.学校师生员工应遵守本章程，违反档案管理规定的行为，将按照学校相关规定和国家法律法规进行处理。

2.档案管理人员应严