建筑工程采购管理制度与流程

建筑工程采购管理制度与流程一、制定目的及适用范围为提升建筑工程项目的采购效率，降低成本，确保采购工作的规范性，特制定本采购管理制度。本制度适用于所有建筑工程项目的采购活动，包括但不限于材料采购、设备采购、分包工程及其他相关服务的采购。二、采购原则在采购过程中，应遵循以下原则：1.公正性：采购活动应公开、公平，选取有竞争力的供应商。2.经济性：综合考虑质量、价格及服务，确保资金使用的合理性。3.规范性：所有采购活动必须遵循公司相关规定，确保流程的透明和可追溯性。4.合法性：所有采购必须通过合法途径，确保合规性，避免法律风险。三、采购流程1.采购需求提出项目负责人需对所需采购的物资、设备及服务进行全面评估，明确需求后填写《采购申请单》。申请单需详细列明所需物资的规格、数量及预期使用时间。2.审批流程《采购申请单》填写完毕后，项目负责人需提交部门主管审核。经过审核的申请单需上报财务部门进行预算控制。预算通过后，申请单进入下一环节。3.询价与比价由项目采购专员负责询价。采购专员需从至少三家合格供应商处获取报价，并对比其价格、质量、交货期及售后服务等因素。询价结果需填写《询价记录表》，并附上供应商报价单。4.选择供应商根据《询价记录表》的结果，项目团队需在充分讨论的基础上选定供应商。选择供应商时，需考虑其信誉、往期合作情况及供货能力等。确定后，采购专员需将选择结果上报部门主管进行确认。5.合同签署与供应商达成一致后，采购专员需制定采购合同。合同应明确约定物资的规格、数量、价格、交货时间及售后服务等条款。合同签署后，需将合同副本存档以备后查。6.采购实施与验收供应商按照合同约定进行交货。采购专员需对到货物资进行验收，确保其与合同一致。验收包括外观检查、数量核对及质量检验。验收合格后，填写《验收单》，并将合格物资入库。7.付款与报销在确认物资验收合格后，采购专员需向财务部提交付款申请，附上合同、验收单及发票等相关文件。财务部在审核无误后，进行付款处理。所有采购支出需在合同约定的付款期限内完成。8.采购记录与信息管理所有采购过程需进行详细记录，包括申请单、询价记录、合同、验收单及付款记录等。采购专员需建立采购档案，定期整理和归档，以便后续查询和审计。四、特殊采购情形处理1.紧急采购在特殊情况下，如项目施工中出现突发事件，需进行紧急采购。项目负责人需立即填写《紧急采购申请单》，并由上级主管进行快速审批。紧急采购无需经过常规询价流程，但需确保采购物资的必要性与合理性。2.年度采购计划对于长期稳定的物资需求，项目团队需提前编制年度采购计划，明确各项目标和预算。年度采购计划需在每年初提交至财务部进行审核与备案。五、采购人员职责与纪律1.采购专员职责采购专员负责整个采购流程的实施与管理，需确保每一步骤的合规与有效。需定期参加采购培训，提升自身的专业素养与采购技巧。2.行为规范采购人员不得接受供应商的贿赂、馈赠或其他不正当利益，任何违反行为将受到严厉处理。采购过程中需保持良好的职业道德，确保采购活动的公正与透明。六、监督与反馈机制为确保采购流程的有效实施，建立监督与反馈机制。项目管理部门需定期对采购流程进行审查，发现问题及时进行整改。采购专员需定期收集各方反馈，针对流程中的不足进行持续优化。七、流程评估与改进在采购工作结束后，项目团队需对整个采购流程进行评估，包括采购效率、成本控制及供应商表现等。评估结果应形成书面报告，并提出改进建议，以便