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文档简介

外贸出口合同签署流程一、制定目的及范围本流程旨在规范外贸出口合同的签署过程，确保合同具有法律效力，保障公司的合法权益，减少合同纠纷，提升合同签署的效率。适用于所有涉及出口交易的业务部门，包括销售、法务、财务等相关部门。二、合同签署的原则1.合同内容必须真实、准确，确保双方权利义务明确。2.合同需经过内部审核，确保符合公司政策及法律法规。3.合同签署前需进行风险评估，确保合同的可行性与安全性。三、外贸出口合同签署流程1.合同初步协商在合同签署前，销售部门与客户进行初步的沟通与协商，明确交易的基本条款，包括产品规格、价格、交货期、付款方式等。协商过程中应记录相关内容，为后续合同草拟提供依据。2.合同草拟销售部门根据协商结果，起草合同文本。合同中应包含以下基本要素：合同编号及签署日期双方的基本信息（包括公司名称、地址、联系方式等）商品名称、数量、单价及总价交货地点及时间付款方式及条款违约责任及争议解决方式3.内部审核合同草拟完成后，销售部门需将合同提交法务部门进行审核。法务部门将对合同条款进行合规性审核，确保合同不违反法律法规及公司政策。审核过程中应重点关注以下方面：合同条款的合法性与合理性风险条款的有效性争议解决条款的明确性4.合同修订根据法务部门的审核意见，销售部门对合同进行必要的修订。修订完成后，需再次提交法务部门审核，确保所有问题得到解决。此环节可多次进行，直至合同文本符合要求。5.合同签署当合同文本经过法务审核并得到最终确认后，销售部门将合同发送给客户进行签署。双方应在合同上签字并盖章。签署时，需确保以下事项：合同签署人具备相应的授权双方在合同上签字日期一致6.合同备案合同签署完成后，销售部门需将合同复印件及相关资料整理归档。备案包括但不限于：原合同一份客户的签署确认函法务审核意见记录内部审批流程记录7.合同履行合同签署后，销售部门需进入合同履行阶段，确保按合同约定执行。此阶段应注意监控交货进度、付款情况、客户反馈等，以及时处理可能出现的问题。8.合同变更及终止若在合同履行过程中出现变更需求，销售部门需及时与客户沟通，双方达成一致后形成书面变更协议。合同终止则需遵循合同约定的终止条件，必要时应进行书面通知。四、合同管理为提高合同管理的效率，建议建立合同管理系统，对合同进行分类管理，包括：合同类型（如销售合同、服务合同等）合同状态（如有效、已履行、变更中等）重要日期（如签署日期、交货日期、付款日期等）定期对合同进行梳理与分析，评估合同履行的效果，为后续合同签署提供参考。五、风险控制机制在合同签署及履行过程中，需建立有效的风险控制机制，确保及时识别与应对可能的风险。具体措施包括：定期进行合同审查，识别潜在风险建立客户信用评估体系，评估客户的支付能力保留所有沟通记录，确保在出现争议时有据可依六、培训与反馈机制对参与合同签署的相关人员进行定期培训，确保其熟悉合同法律知识及公司政策。同时，建立反馈机制，收集各部门在合同签署过程中遇到的问题与建议，持续优

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