商会定期会议协议

商会定期会议协议编号：__________

甲方：XX商会

地址：XX市XX区XX路XX号

乙方：XX企业

地址：XX市XX区XX路XX号

鉴于甲方为XX商会，乙方为XX企业，双方本着相互尊重、平等互利的原则，为加强商会与企业之间的交流与合作，促进商会健康发展，经友好协商，达成如下协议：

一、合同目的：本协议旨在明确双方在商会定期会议中的权利义务，确保会议的顺利进行，提高商会工作效率。

二、合同背景：XX商会自成立以来，已成功举办多场会议，为会员企业提供了良好的交流平台。为进一步完善商会工作机制，提高会议质量，特制定本协议。

双方的责任和义务：

甲方（XX商会）责任和义务：

1.负责定期组织召开商会会议，确保会议时间、地点的合理安排。

2.提前向乙方发出会议通知，包括会议时间、地点、议程等内容。

3.维护会议秩序，确保会议按照既定议程进行。

4.为乙方提供会议所需的资料、设备等必要条件。

5.对乙方在会议中提出的意见和建议进行认真听取，并予以合理采纳。

6.对乙方在会议期间的人身安全、财产安全负责。

乙方（XX企业）责任和义务：

1.积极参加商会定期会议，按时到达会议地点。

2.遵守会议纪律，不得随意离开会议现场。

3.在会议中认真听取其他会员企业的发言，积极提出意见和建议。

4.为甲方提供必要的会议资料，协助甲方做好会议准备工作。

5.对甲方在会议中提出的要求予以配合，共同维护会议秩序。

6.对在会议中获得的商业信息、技术成果等，予以保密，不得泄露给第三方。

双方权利：

1.甲方有权要求乙方按时参加商会会议，并对乙方在会议中的表现进行评价。

2.乙方有权要求甲方提供会议所需的资料、设备等必要条件。

3.双方均有权在会议中提出意见和建议，对会议进行监督。

双方义务：

1.甲方有义务维护会议秩序，确保会议顺利进行。

2.乙方有义务遵守会议纪律，按时参加会议。

3.双方均有义务对会议中的商业信息、技术成果等予以保密。

4.甲方有义务对乙方在会议中的表现进行评价，对乙方提出的要求予以配合。

5.双方均有义务对会议中提出的意见和建议进行认真听取，并予以合理采纳。

合同金额与支付方式：

本协议项下，甲方（XX商会）将为乙方（XX企业）提供定期会议服务，双方经协商一致，确定合同总金额为人民币拾万元整（￥100,000.00）。

支付方式如下：

1.首付款：乙方应在签订本协议后五个工作日内向甲方支付合同总金额的30%作为首付款，即人民币叁万元整（￥30,000.00）。

2.会议服务费：甲方在每次会议结束后五个工作日内，向乙方开具相应的会议服务费发票，乙方应在收到发票后十个工作日内支付当次会议服务费的50%。

3.结算与尾款：年度会议结束后，甲方将汇总全年会议服务费，并向乙方开具汇总发票。乙方应在收到汇总发票后十五个工作日内支付全年会议服务费的剩余50%作为尾款。

额外费用：

1.如因甲方原因导致会议延期、取消或变更，甲方应承担由此产生的额外费用，并在实际发生费用后五个工作日内向乙方支付。

2.如因乙方原因导致无法参加会议，乙方应承担因缺席而产生的额外费用，包括但不限于场地租赁费、资料制作费等。

支付条件：

1.甲方开具正规发票后，乙方应在规定时间内完成支付。

2.乙方支付款项后，甲方应及时提供相应的会议服务。

3.任何一方未按约定时间支付款项，应向对方支付按中国人民银行同期贷款利率计算的滞纳金。

为确保资金流转的顺畅，双方应严格按照上述支付方式和条件执行，如有争议，双方应友好协商解决。如协商不成，可依法向有管辖权的人民法院提起诉讼。

违约与争议解决机制：

一、违约责任

1.甲方违约责任：

（1）若甲方未按时组织召开会议，应向乙方支付违约金，违约金为未召开会议次数乘以每次会议服务费总额的10%。

（2）若甲方提供的会议资料、设备等不符合约定，导致乙方遭受损失，甲方应承担相应的赔偿责任。

（3）若甲方泄露乙方商业信息，甲方应承担相应的法律责任，并赔偿乙方因此遭受的损失。

2.乙方违约责任：

（1）若乙方未按时支付款项，应向甲方支付违约金，违约金为逾期未付款项的5%。

（2）若乙方未按时参加会议，应向甲方支付违约金，违约金为每次会议服务费总额的10%。

（3）若乙方泄露甲方商业信息，乙方应承担相应的法律责任，并赔偿甲方因此遭受的损失。

二、争议解决

1.争议解决方式：双方应友好协商解决争议。如协商不成，可采取以下方式解决：

（1）仲裁：双方同意将争议提交至XX仲裁委员会仲裁，仲裁裁决为终局裁决。

（2）诉讼：任何一方均可向有管辖权的人民法院提起诉讼。

2.适用法律：本协议的签订、效力、解释、履行、终止及争议的解决均适用中华人民共和国法律。

3.管辖法院：双方因本协议发生的或与本协议有关的任何争议，均应提交至XX市XX区人民法院解决。

4.争议解决程序：在争议发生后，双方应尽力通过协商解决。如协商不成，任何一方均可向对方发出书面通知，要求启动争议解决程序。自一方发出书面通知之日起，双方应立即开始争议解决程序。

5.保密条款：双方在本协议履行过程中所知悉的对方商业秘密、技术秘密等，应予以严格保密，未经对方同意，不得向任何第三方泄露。

附则：

一、生效条件

本协议自双方签字盖章之日起生效，自生效之日起至协议约定的期限届满止，本协议对双方具有约束力。

二、有效期

本协议的有效期为一年，自协议生效之日起计算。协议期满后，如双方无异议，可另行签订补充协议，以延续本协议的有效期。

三、变更和终止条款

1.变更：本协议的任何条款的变更，必须以书面形式进行，并经双方签字盖章后生效。

2.终止条件：

（1）协议约定的期限届满；

（2）双方协商一致，书面同意终止本协议；

（3）因不可抗力导致协议无法履行；

（4）一方违约，另一方根据本协议的违约责任条款要求终止协议。

3.终止程序：协议终止前，双方应妥善处理尚未完成的事项，并书面通知对方终止协议。

4.终止后的责任：

（1）协议终止后，双方应立即停止履行各自的义务；

（2）双方应妥善处理未完成的业务，确保不损害对方的合法权益；

（3）协议终止后，任何一方不得就本协议的终止向对方提出赔偿要求，除非存在违约行为。

四、通知

1.除非本协议另有约定，任何通知应以书面形式发送至对方在协议中指定的地址。

2.通知自实际发送或投递至对方地址之日起生效。

五、不可抗力

1.不可抗力事件包括自然灾害、战争、政府行为、社会动乱等无法预见、无法避免且无法克服的事件。

2.发生不可抗力事件时，受影响的一方应立即通知对方，并提供相关证明。

3.在不可抗力事件持续期间，双方应协商解决合同履行问题。如不可抗力事件导致合同无法履行，双方可协商终止合同。

六、其他

1.本协议未尽事宜，由双方另行协商解决。

2.本协议一式两份，双方各执一份，具有同等法律效力。

3.本协议的解释权归甲方（XX商会）所有。

附件：

一、商会定期会议计划

包括但不限于会议时间表、议程安排、参会人员名单、会议地点等信息。

二、会议服务清单

详细列出甲方为乙方提供的各项会议服务，如场地租赁、资料准备、设备租赁、会务接待等。

三、会议费用预算

详细列出会议期间可能产生的各项费用，包括但不限于场地租赁费、资料制作费、设备租赁费等。

四、甲方资质证明文件

包括但不限于商会成立文件、注册证书、相关许可证明等复印件。

五、乙方参会人员资质证明文件

包括但不限于乙方参会人员的企业营业执照、身份证件等复印件。

六、会议场地及设备清单

详细列出会议场地和设备的具体信息，如场地面积、座位数量、设备型号、功能说明等。

七、保密协议

甲方与乙方就会议期间交流的信息和资料所达成的保密协议，确保信息安全。

八、会议记录

会议期间形成的书面记录，包括会议议程、发言内容、决策结果等。

九、会议照片

会议期间拍摄的现场照片，作为会议的见证和记录。

十、其他相关文件

根据实际情况，可能包括合同签订双方的授权委托书、付款凭证等。

签字、盖章及日期：

甲方（XX商会）代表签字：

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姓名：[甲方代表姓名]

职