融资担保有限责任公司担保业务档案管理制度

ⅩⅩ县融资担保有限责任公司担保业务档案管理制度第一章总则

第一条为加强担保业务档案管理，确保担保资料的完整性，促进担保业务经营的合法性和担保资产的安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国担保法》、《中华人民共和国物权法》、《商业银行法》、《融资性担保公司管理暂行办法》等有关法律法规和担保管理的相关规定，特制定本制度。

第二条担保业务档案是指在办理担保业务过程中形成的用以记录和反映担保业务全过程及与担保客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由借款人的基本资料、担保业务中的相关契约和担保管理资料等组成。

第三条担保业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，业务部门、风控部门应配合综合部档案人员，对担保业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。客户经理负责担保业务档案移交前的收集、整理工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合部安排专人负责对项目经理移交的档案、审核把关，确保档案齐全完整。档案室档案员负责担保业务档案移交后的整理、立卷、保管和日常维护工作，并对移交后的担保业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。

第四条各部门要遵守担保业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保担保业务档案的完整和安全。

第五条担保业务档案涉及国家、公司和企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

第二章担保业务档案的归档方法

第六条担保业务档案区分法人客户和自然人客户，均按一案一档建档。

第七条档案室分为四个区域即：在保区、权证区、诉讼区、解保区。1、在保区存放正在担保责任期间立卷的业务档案资料。2、权证区存放所有的权证类证件原件及他项权证类。3、诉讼区存放到期发生代偿，需要通过诉讼或其他法律途径追偿的业务资料。4、解保区存放已经解除担保关系或已经执行完结的业务档案资料。

第三章担保业务档案的基本内容

第八条业务档案包括

：1、经年检的营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证、贷款卡复印件；2、企业董事长、总经理工作简历及身份证明、股东身份证明复印件；3、经备案的公司章程及章程修正案复印件；4、注册资本报告复印件；5、⑴近两年的财务报表（资产负债表、损益表、现金流量表）、审计报告；⑵当期的财务审计报告（资产负债表、损益表）及报表科目详细说明；6、担保贷款申请报告，内容：⑴企业简介，主要包括注册资本、实收资本、股权结构、部门设置、员工人数、工资发放、经营范围、法人代表、历史沿革等；⑵产品及市场介绍；⑶企业资产负债情况；⑷生产经营情况；⑸行业分析；⑹担保贷款项目综合效益分析；⑺申请担保贷款期限、金额、反担保抵押方式、还款来源等情况；7、银行开户许可证复印件；8、环评鉴定相关报告复印件；9、资格认证及相关资质证明材料复印件；10股东会关于贷款担保与反担保措施的决议原件；11、抵押物的有关资料（抵押物需提供评估报告）；12、对所提供的资料真实性出具的承诺函（法定代表人签字）；13、法人夫妇身份证、结婚证复印件、法人财产清单；14、近三个月的银行流水帐；15、用电大户请提供半年的电费交款单；16、特殊行业提供生产经营许可证；17、公司及法定代表人信用记录；18、担保人信用记录、单位收入证明、身份证复印件；19、反担保单位请附公司章程、营业执照、法人身份证明、组织机构代码证、近期财务报表、股东会决议；20、贷款用途证明材料。注明：上述材料一式一份均加盖公章，所有复印件的原件需核查。自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明。

第九条权证类必须存放原件，其他各类档案原则上存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响权益的前提下，可以存放复印件，项目经理将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。

第四章担保业务档案的日常管理

第十条担保档案资料的收集、整理、审核、立卷、归档

收集：各项目经理按企业或个人资料清单收集业务资料的齐全和有效，已失效的要及时补充。

整理：业务实际发生结束后，项目经理应对担保业务原始资料进行排序，编写页码，从担保资料的首页到尾页逐页编号(凡有字迹即为一页)填写卷内目录。审核：整理好后的资料交由综合部审核，如发现有不齐全或失效资料，综合部可以退还项目经理，直至审核通过。

立卷：审核通过的资料交档案室档案员，编辑目录装线盖章，根据目录和编号存放在本年担保档案立卷盒中，客户档案一案一盒。归档：对已还清贷款的和已失效或已处置完毕的担保资料从本年担保立卷区中抽出，存放在解保区归档。结合我公司实际情况，如是正常还清贷款的业务档案保存一年可销毁；如是通过代偿诉讼或发生其他纠纷的归类在诉讼区的业务档案在执行终结后五年可销毁。第十一条担保档案的调阅、外借、保管、销毁

调阅：公司内部人员调阅担保档案应填写调阅簿，登记调阅人姓名、日期、内容等需经档案室档案员签字同意。

外借：担保业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借，如遇特殊情况，需报副总经理批准才能外借，必须填写档案外借簿，登记外借人姓名、日期、内容、原因和归还日期等，权证类档案一律不得外借（诉讼追偿必须外借的情况除外）。

保管：档案管理人员要对担保业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查担保档案的保管情况，并作书面记录。

核销清册为永久保管。

销毁：档案管理部门提出销毁意见，通过公司办公会得出是否销毁意见；编制担保档案销毁清册，到期销毁的名称、起止年度和档案编号，应保管期限，销毁时间等内容，经业务部经理在销毁清册签署意见，报公司副总经理签字同意。

第五章责任

第十二条对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露担保业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予相应处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。

第六章附则

第十三条担保业务档案管理所需档案盒和清单均按规定格式统一编制。

第十四条以录音、录像等方式保存的担保业务档案归集在档案