2025年合同管理与审批流程优化方案

2025年合同管理与审批流程优化方案第一章总则本方案旨在优化公司合同管理与审批流程，提升合同管理水平，降低法律风险，保障公司合法权益。通过引入先进的管理理念和信息化手段，结合公司实际情况，制定本优化方案。目的与依据为适应市场环境变化，提高合同管理效率，降低运营成本，提升公司核心竞争力，依据《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国公司法》等相关法律法规，以及公司内部管理要求，特制定本方案。适用范围本方案适用于公司所有合同管理与审批活动，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等各类合同的签订、履行、变更、终止及档案管理。基本原则（1）合法性原则：所有合同管理活动必须符合国家法律法规和公司内部规章制度。（2）效率原则：优化流程，减少不必要的审批环节，提高合同签订和履行效率。（3）风险防控原则：强化合同风险事前防范、事中控制和事后评估，确保合同履行安全。（4）信息化原则：推进合同管理的数字化和智能化，提升管理效能。第二章合同管理与审批流程优化方案第一条合同管理数字化引入合同管理信息化系统公司将统一部署合同管理信息化系统，实现合同全流程线上管理，包括合同起草、审批、签署、履行、归档等环节的数字化，确保信息的及时性、准确性和安全性。合同模板标准化公司将制定统一的合同模板，涵盖不同类型的合同，确保合同内容规范、合法、完整。根据业务发展需求，及时更新合同模板。合同条款合规性审查在合同签订前，法务部门需对合同条款进行合规性审查，重点关注合同主体资格、权利义务划分、违约责任、争议解决方式等内容，确保合同条款合法合规。第二条审批流程优化分级分类审批根据合同金额、类型、风险等级等因素，对合同实行分级分类审批。具体分为以下几类：重大合同：金额超过人民币万元或对公司经营有重大影响的合同，需经公司总经理办公会审议并报董事会批准。一般合同：金额在人民币万元以下的合同，由公司分管领导审批。小额合同：金额在人民币万元以下且风险可控的合同，可由部门负责人审批。线上审批流程利用信息化系统实现合同审批流程线上流转，减少纸质文件流转时间，提高审批效率。审批流程应包括以下环节：（1）起草部门提交合同初稿；（2）相关部门（如财务、技术、法务等部门）会签；（3）审批权限人审批；（4）合同签署与备案。审批时限管理确定合同审批各环节的时限要求，提高审批效率。例如：法务部门合规性审查应在收到合同初稿后个工作日内完成；一般合同审批应在个工作日内完成；重大合同审批应在个工作日内完成。审批权限动态调整根据公司业务发展和组织架构变化，及时调整合同审批权限和流程，确保审批效率与公司发展需求相匹配。第三条合同风险管理合同履行监控对合同履行过程进行实时监控，及时发现和处理合同履行中的问题。对于重大合同，应设立专门的项目管理团队，定期跟踪合同履行情况。合同变更与终止管理合同变更或终止需经过与签订时相同的审批流程，并形成变更或终止协议。变更或终止协议需经法务部门审核，确保合法合规。合同纠纷处理建立合同纠纷处理机制，明确纠纷处理流程和责任人。发生合同纠纷时，应及时收集证据，采取合法手段维护公司权益。合同履行风险评估定期对合同履行情况进行风险评估，分析潜在风险点，制定风险应对措施，降低合同履行风险。第三章实施保障第四条组织架构保障成立合同管理领导小组公司成立合同管理领导小组，由总经理任组长，分管领导任副组长，成员包括法务、财务、业务部门负责人等。领导小组负责统筹协调合同管理与审批流程优化工作。明确部门职责法务部门：负责合同的合规性审查、风险评估及纠纷处理。财务部门：负责合同金额的审核及履行过程中的财务监控。业务部门：负责合同起草、履行及往来沟通。信息化部门：负责合同管理系统的开发、维护及技术支持。第五条资源配备保障资金支持公司将为合同管理信息化系统的建设和维护提供充足的资金支持，确保系统的稳定运行。人员配备配备专业的合同管理人员，包括法务、财务、信息化等领域的专业人员，确保合同管理工作的高效开展。技术支持引进先进的合同管理信息化系统，提供技术保障，提升合同管理效率。第六条培训与考核业务培训定期组织合同管理相关人员进行业务培训，提升合同管理的专业水平。考核机制将合同管理与审批流程优化纳入部门和个人考核指标，奖惩结合，确保方案有效落实。第七条监督与反馈监督机制公司审计部门负责对合同管理与审批流程的执行情况进行监督，定期抽查合同管理情况，发现问题及时反馈。反馈机制在合同管理过程中，各部门应定期向领导小组反馈意见和建议，持续优化流程。第八条持续改进定期评估每季度对合同管理与审批流程进行评估，分析存在的问题，提出改进措施。动态调整根据评估结果和业务发展需求，及时调整合同管理与审批流程，确保流程的科学性和有效性。第四章附则生效日期本方案自年月