项目物资及设备管理手册

项目物资及设备管理手册

1.物资计划管理

1.1二级单位物资部门按照二级单位审批实施的项目部“三项”

策划书，等同采用其中涉及物资的有关内容并结合二级单位整体物资

资源配置情况编制形成《项目部物资需求和采购供应总计划》，项目

部物资需求和采购供应总计划须随“三项”策划书和实际供应情况动

态调整。二级单位物资部门须将《项目部物资需求和采购供应总计戈IJ》

及时反馈给项目部。

1.2项目部应根据工程进度和实际使用情况，每月18口前编制出

下月物资需求计划，下月8日可再作一次本月的物资需求补充计划，

月物资需求计划和补充计划须报二级单位审批。

1.3项目部月物资需求计划和补充计划经二级单位物资部门、技

术部门和经济管理部门审批通过后，建设单位提供物资的需求计划由

项目经理部按照承包合同规定的方式报给建设单位，其他物资由二级

单位物资集中采购中心组织供应。

2.物资采购管理

2.1项目部施工生产用物资由上级单位组织实施集中采购，各级

单位的物资采购过程应符合集团公司关于采购方式、招标、询价、竞

争性谈判、供应商管理、合同管理等的相关规定。

3.物资进场验收

3.1项目部工程、技术部门结合工程实际施工进度和现场物资情

况，提出物资进场耍求，物资部门安排物资进场，项目部工程部门提

前安排准备现场道路交通、存放场地等必备条件。

3.2物资进场必须至少有两个不同部门以上人员且必须有物资部

门人员验收签字。物资进场要尽可能安排在白天，物资白天进场验收

时，应至少由项目部保管员、质检员或专业技术人员、门卫共同验收

签字（架子钢管、扣件、安全网、安全帽等对安全有重大影响的物资

的验收，必须有项目部安全员参与）；夜间物资进场时应至少由项目

部保管员、值班员、门卫共同验收签字；直接发放给施工队使用的物

资必须有施工单位领料人员验收签字。

3.3项目部物资部门负责人承担对物资进场质量和数量控制的主

要领导和监督责任，对于项目部保管员所接收物资的质量和数量情况

的复查不得少于每种物资进场数量的60%并留存或查记录。项目经理

承担对物资进场质量和数量控制的第一领导和监督责任，本人直接或

授权项目部物资部门以外的其他人员负责对项目部物资部门物资进

场质量和数量控制情况进行检查、监督，检查、监督的频次不少于每

周2次并应覆盖到进场的全部物资类别，检查、监督应形成、留存书

面资料。

3.4对于复试合格后方能投入使用的物资，项目部物资部门将物

资进场情况及时通知给项目部试验部门，由项目部试验部门进行复试

工作并及时将复试结果反馈给物资、工程部门等其他相关部门。

4.物资保管和标识

4.1物资保管分为现场存放和库房管理，项目部采购材料和建设

单位提供物资在发放前由项目部保管、发放后由使用单位保管，分包

方自行采购的物资由分包方保管。

4.2经进场验收合格需现场存放的物资由卸货方（供应商或现场

施工人员，按照合同约定）按照现场平面布置结合道路运输、使用加

工、吊装等要求确定的卸货地点卸货、堆码整齐并办理发料手续后，

由领料的施工队负责保管、修理、使用和回收，项目部物资部门、工

程部门负责督促施工队做好此项工作。

4.3经进场验收合格需库房存放的物资由项目部物资部门负责管

理，库房应健全保管制度，建立物资台帐，根据收发情况做到日清月

结，帐、卡、物相符。

4.4物资部门应每日对现场存放和库房存放的物资进行巡检并留

存记录，对在贮存过程中出现的丢失、损坏、变质应及时上报处理。

4.5进入现场的所有物资都要进行标识。施工现场存放的物资需

悬挂标识牌，库房存放物资以物资卡片为标识牌，现场加工的半成品、

成品应绑写有使用部位的标签。对标识用标牌1标签）应进行严格管

理，标牌（标签）记录中的填写必须是有资格的人员，各项记录内容

应填写准确完整。物资部门应根据检验和试验结果，对物资的检验和

试验状态进行标识，物资的检验和试验状态分为“待检”、“合格”、

“不合格”。

数据进行统计。物资人员和财务人员必须参加清点。

7.2清点时应检查物资质量、数量、保管条件、安全条件，核对

帐、卡、物，禁止按账面抄报，清点完成后形成“物资清点表”，参

与清点人员需签字确认。物资清点表应如实填写盈亏数量，并将产生

盈亏的原因形成书面报告，与物资清点表一起上交二级单位物资部

门，经二级单位核实、批准后，方可调整帐面数字。

8.物资出场

8.1租赁物资退场时，工程管理部门要求施工队将需退场的物资

清理干净、修理好后分类码放整齐并通知物资部门需退场的物资数

量、退场时间等。物资退场时，必须由项目保管员、施工队材料员共

同清点并办理出场手续。

8.2所有物资、设备出场，均需开具出门证。申请出场单位经办

人员需到物资部门申请开具出门证，出门证由申请单位经办人、保管

员、物资主管、项目经理（或授权委托人）签字后由门卫核实后放行。

9.建设单位提供的物资

9.1项目部应组织经济管理、物资部门人员认真分析总承包合同,

准确界定建设单位提供物资的范围、结算方式及其他具体要求。

9.2建设单位提供物资的计划管理、进场验收、保管和标识、发

放、使用管理、清点、出场等管理均按照本手册相应章节的内容执行,

并清楚标注为“建设单位提供”。

9.3项目部应根据总包合同中的要求与建设单位建立良好的互动

机制和沟通渠道，争取建设单位能够主动按我方提供的物资计划配合

进货，既耍保证建设单位提供物资不耽误现场使用，又耍避免物资的

超前、过量进场。

9.4项目部应按照总包合同中约定的建设单位提供物资结算方

式，本着“日清月结”的原则做好相应结算工作。

10.工程剩余、废旧物资管理

10.1工程剩余、废旧物资按照优先内部调剂、再修旧利废、最后

作变卖处理的程序进行管理。

10.2项目部应做好工程剩余物资的回收、清点，将本工程不再使

用的剩余物资情况向二级单位物资管理部门报告，二级单位物资部门

把各项目部的剩余物资信息在内部网上公布，以便于需求单位及时知

悉信息。

10.3内部需求单位遇其他项目部有可利用的剩余物资时，应优先

调拨使用，原则上不得采购同种类的新购物资。调入方与调出方应在

调拨行为发生前就调拨物资的质量、价格、资金支付达成一致，并应

在调拨行为发生时填写物资调拨通知单并签字确认，凭物资调拨通知

单及时办理入账、冲账、转账。调拨双方因质量、价格、资金支付等

产生争议时，由上级单位物资部门仲裁解决。

10.4竣工未续或长期（超过3个月）停工的单位不得留存剩余物

资，上级单位对下属各项目部的工程剩余物资有强制调拨权。

10.5对于内部调拨后留存的剩余物资，各单位应尽量修旧利废，

恢复或提高剩余物资的使用价值。修旧利废的物资达到一般的使用功

能后，继续进行内部谪拨利用。确因剩余物资没有利用价值或没有内

部需求时，参照废旧物资处理程序作变卖处理。

10.6各二级单位应统一管理本单位内产生的工程剩余、废旧物

资，与二级单位机关同城或已形成项目群的区域的项目部的废旧物资

处理由二级单位本级统一组织进行，未形成项目群的外埠项目部的废

旧物资处理由项目部事先向二级单位提出申请，按照二级单位的批第

意见执行。

对于一次性处理废旧物资的原值或暂估收入金额在50万元（含）

以上的，二级单位应报集团公司物资设备部、纪检监察办公室审批后

方可按批复意见组织处理。

10.7废旧物资处理须按照“公开、公平、公正”的原则进行，应

选择各项手续齐全、信誉良好的废旧物资回收单位进行竞价，处理过

程要在我方可控范围内，具备计量条件的单位应使用计量仪器计量数

量，尽可能在施工现场或料场完成全部处理过程，尽量避开场外运输、

外部称重等不可控因素。

10.8废旧物资处理回收款必须由业务经办人如数交财务部门并

取得财务部门开具的收款凭证，财务部门应将废旧物资处理回收款按

财务管理制度及会计准则要求纳入正常财务核算管理，任何单位和个

人都不得将废旧物资处理所得收入留作“小金库”或进行私分。

10.9各单位应建立废旧物资处理台帐，记录废旧物资的处置情

况，每季度公布数据，接受各方面监督，对于钢筋废旧率低于1.5%

或大于2.5%的项目部，必须做出原因分析。

11.物资结算和材料报表编制

11.1物资结算包括对分供商的结算和对物资领用单位的结算，均

耍求做到“月结月清”，结算周期起始时间为上月21日，截止时间为

本月20口。

11.2项目部物资部门每月和供应商对账，将供应商处的《物资

接收清单》收回，与供应商办理月度结算手续，签订月度结算协议书,

月度结算要将本次结算周期内所有《物资接收清单》上的物资分类汇

总，《物资退场（货）清单》中的物资数量和金额的扣除应在月度结

算中体现。月度结算协议书上应由具有相应权限的供应商代表签字，

并履行项目部结算审批程序。

11.3项目部物资部门每月在物资清点完成办理完退库手续后与

物资领用单位对账，与物资领用单位确认本月各类物资使用数量，由

具有相应权限的领用单位代表和项目部物资负责人签字后转项目部

经济管理部门。项目部经济管理部门按照与领用单位签订的合同中的

相关约定对物资领用单位进行结算、实施奖罚。

11.4项目部物资部门根据与供应商的月度结算协议书、物资接

收清单和与物资领用单位的限额发料单、限额领料单编制材料收支存

月（报销）报表，经项目部成本经理、项目经理审批后，报二级单位

物资部门，报表上报截止时间为当月25日。

编制报表时，应注意区分实体与非实体物资的消耗、物资价值分

批转移的摊销、商税及租赁物资的月清月结、已进入现场未结算物资

的预点预列等事项；对经清点后确认的已领用未用完的工程物资办理

“退库”手续，并对“退库”后仍需继续使用的物资于下月初办理原

额出库，以便于正确核算实际耗用物资成本。

11.5物资部门将当月的材料收支存月（报销）报表、发票、与供

应商办理的月度结算手续、物资接收清单、与物资领用单位的限额发

料单、限额领料单等账务资料交给财务部门，进行账务交接，《账务

交接单》一式两联，财务部门对所交接的账务资料核对无误后签字确

认，财务部门和物资部门各留存一份。

12.统计核算

12.1项目经理每月主持召开经济分析会议，检查物资责任成本

管理工作是否按策划方案落实执行，分析与策划不一致的原因，对策

划进行动态调整，按照时间期限或分部分项工程进行“量”、“价”比

对，分析节超状况、盈亏原因、提出改进措施，依据合同对用料单位

实施奖罚。

12.2项目部物资部门应做到“日清月结”，准确统计汇总各项物

资业务数据，保证物资成本与形象进度同步。

12.3工程竣工后，项目部物资部门应及时进行竣工清点，合理处

置工程剩余、废旧物资，将物资实际成本与成本策划、计划进行对比

分析，，找出节约或超支原因，总结物资责任成本管理经验，编制竣工

资料，配合竣工审计。

13.物资档案

13.1物资原始凭证是物资部门进行各项数据统计工作的源头，应

真实有效、完整齐全，并与工程进度同步形成、收集和整理，严禁伪

造或故意撤换。项目部物资部门要及时收集、整理、装订成册并妥善

保管原始凭证，以防遗失或损毁。物资原始凭证一般保存期限为三年,

但同时应满足工程竣工结算完毕、审计完毕且质保期满的时间期限。

13.2工程施工过程中因故更换物资部门负责人时，交替双方应对

当前的原始资料及统计核算资料进行交接并签字确认。接收方因工作

安排不能及时到岗的，应由上级单位物资管理部门代为保管，待正式

上岗后再行转交。

14.物资检查督导和考核评价

14.1项目部物资部门应每日对现场存放和库房存放的物资进行

巡检并留存记录，不定期对现场物资管理情况进行检查并留存记录

（包括必要的影像记录），及时发现、记录和整改现场物资管理中存

在的各种问题，项目部应将现场物资管理和物资消耗数量情况纳入对

用料单位的考核评价之中。

14.2一级单位物资部门结合本单位在施项目数量和分布情况，不

得少于每季度1次对所有在施工程进行现场检查，并在春节前后停复

工以及雨季、冬季施工前组织专项检查，针对存在的问题下达整改要

求并跟踪检查整改效果，二级单位应将物资管理情况纳入对下属项目

部的考核评价之中。

14.3集团公司物资设备部通过过程管控考核或其它专项检查或

不定期抽查对集团公司下属各单位的物资管理恃况进行检查，对发现

的问题进行通报，提出整改要求，监督整改效果，集团公司应将物资

管理情况纳入对下属二级单位的考核评价之中。

15.设备计划管理

15.1二级单位设备部门按照二级单位审批实施的“三项”策划书,

等同采用其中涉及设备的有关内容并结合二级单位整体设备资源配

置情况编制形成《项目部设备需求和供应总计划》，项目部设备需求

和供应总计划须随“三项”策划书和实际供应情况动态调整。二级单

位设备部门须将《项目部设备需求和供应总计划》及时反馈给项目部。

15.2项目部应根据工程进度和实际使用情况，编制设备进出场计

划，设备进出场计划须报二级单位审批。

15.3项目部设备进出场计划经二级单位设备部门、技术部门和经

济管理部门审批通过后，由二级单位物资集中采购中心组织供应。

16.设备采购（租赁）管理

16.1项目部施工生产用设备按照《中国铁建股份有限公司设备集

中采购管理办法》、《中铁建设集团有限公司设备集中采购管理办法》

和《中铁建设集团有限公司二级单位物资集中采购管理办法》由上级

单位组织实施集中采购或租赁。

17.机械设备进场及安装验收

17.1项目部工程部门根据现场状况和施工进度计划安排，填写

《机械进场通知单》，项目部设备部门按照《机械进场通知单》组织

协调机械进场，项目部工程部门提前安排准备现场道路交通、存放场

地等必备条件。

17.2项目部设备部门对机械实物状况、作业人员资质及安装过程

进行检查、监督，机械安装完毕并经安装单位自检及第三方检验（如

需）合格，组织安装单位、出相单位、施工单位和项目部工程部门对

机械设备进行验收，填写机械设备验收单。

18.机械检查

项目部设备部门牵头每周组织对现场在用机械进行检查，发现问

题及时纠正，每月