建筑工程合同管理及变更流程

建筑工程合同管理及变更流程一、制定目的及范围为确保建筑工程项目的顺利推进，提升合同管理的效率与合规性，制定本流程。本流程适用于所有建筑工程项目合同的管理，包括合同的签署、履行、变更及争议处理等环节，旨在规范各项工作，降低风险，提高管理水平。二、合同管理原则1.合同管理应遵循合法、公正、透明的原则，保障各方合法权益。2.所有合同的签署及变更需经过严格的审批流程，确保信息的准确与完整。3.变更流程应迅速高效，确保项目进度不受影响，且变更内容需明确记录，以备日后查阅。三、合同管理流程1.合同签署流程1.1需求确认：项目经理与相关部门沟通，明确项目需求并形成初步方案。1.2合同草拟：法务部门根据需求草拟合同文本，涉及的关键条款包括项目范围、价格、工期、违约责任等。1.3审核与修改：草拟合同需提交相关部门审核，收集反馈并进行必要修改。1.4签署合同：合同经所有相关方审核通过后，由有权签字人进行签署并加盖公章。1.5合同备案：所有签署完成的合同需归档备案，确保信息可追溯。2.合同履行流程2.1启动合同：项目经理组织相关人员召开启动会议，明确各方职责与工作计划。2.2执行监控：设立专门的项目监控小组，定期检查合同履行情况，确保各项工作按合同约定进行。2.3问题反馈：在履行过程中如发现问题，及时向项目经理报告，由其协调解决。2.4记录与报告：对合同履行过程中的重要事项进行记录，如有变更或争议，应及时向上级报告并形成书面文件。3.合同变更流程3.1变更申请：如需变更合同条款，项目经理需填写《合同变更申请表》，说明变更原因及内容。3.2审核与评估：法务部门对变更申请进行审核，财务部门评估变更对成本的影响，相关部门提出意见。3.3变更协议：审核通过后，法务部门草拟变更协议，明确变更后的条款及实施细则。3.4签署变更协议：变更协议需由所有相关方签署并备案，确保各方认可变更内容。4.合同争议处理流程4.1问题识别：如合同履行中出现争议，由项目经理负责收集相关证据，明确争议焦点。4.2内部调解：项目经理与相关方进行沟通，尝试通过内部调解解决争议。4.3书面申诉：如调解无效，争议方可向法务部门提出书面申诉，要求进行进一步处理。4.4法律咨询：如争议依然存在，应咨询法律顾问，评估争议的法律风险，并制定应对方案。4.5诉讼准备：如有必要，准备相关诉讼材料，依法提起诉讼，维护公司合法权益。四、备案与记录所有合同及其变更协议、争议处理记录应进行详细备案，材料包括但不限于合同文本、变更申请表、会议记录、调解文书等，确保记录完整、信息透明，以便日后审查与追溯。五、合同管理纪律1.责任分配：各部门需明确合同管理责任，确保专人负责合同的审核与执行。2.信息保密：合同内容涉及商业秘密的，相关人员需遵守保密协议，严禁随意泄露。3.合规操作：所有合同管理活动需遵循公司相关规章制度，杜绝任何违规操作。六、反馈与改进机制为提升合同管理的有效性，建立定期反馈机制。各部门应定期总结合同管理过程中遇到的问题及改进建议，形成书面报告，提交至管理层进行审议。管理层应根据反馈情况，适时调整合同管理流程，以提高整体工作效率与合规性