财务发票报销管理制度

***公司发票报销管理制度为不断改进和完善公司的财务报销制度，现对公司财务报销制度作以下补充规定：第一部分报销手续的范围公司发生的所有经济业务不论是何种付款方式，都必须办理报销手续。第二部分报销单的填制一、报销单的表单格式及填写说明1.报销单填写说明：（1）所有报销手续都必须填写报销单，报销单应使用黑色水笔填写，不得使用圆珠笔和铅笔。（2）OA单号要求填全单号，一个OA单申请的费用要求填写一张报销单，不得分开填报。（3）报销项目按实际发生的费用项目填写。（4）小写金额保留小数点后2位。大写金额每一位都要填，如为零则填。（5）经办人、填报人栏应填正揩字体。（6）付款方式中的“现金”方式包括银行卡对私转账，“转账”方式包括对公司转账和电汇。如付款方式钩选“转账”，则须在“说明”栏注明收款单位全称。2.凭证粘存单★填写说明：（1）用于粘存经济业务中取得的正式发票，作为报销单的附件。（2）“费用项目”一栏应与所贴发票相符。（3）人数、天数、补贴标准、补贴金额仅针对差旅费报销。（4）付款方式中的“现金”方式包括银行卡对私转账，“转账”方式包括对公司转账和电汇。3.凭证粘存单●填写说明：（1）用于粘存经济业务中确实无法取得正式发票，且依据公司规定允许使用的收据、白条，作为报销单的附件。（2）“费用项目”一栏按实际发生费用填写。（3）本单按收款单位（个人）粘贴，不同收款单位（个人）的，不能混贴。同时支付多人的雇工费可以合填一张。（4）详细地址、联系电话应填收款单位的地址和电话，如为个人，只需填写联系电话。同时支付多人雇工费的，可以择一代表填写。（5）单笔支付300元以上的，应有公司在场证明人签字。4.凭证粘存单▲填写说明：（1）用于粘存充账发票、顶替发票等，不作为报销单的附件。（2）“费用项目”一栏应与所贴发票相符。（3）人数、天数、补贴标准、补贴金额仅针对差旅费报销，原则上不填。（4）“合计”一栏原则上不填。（5）“付款方式”一栏原则上钩选“现金”二、报销单的粘贴1．一份完整的报销单，应当包含一张《报销单》和若干份《凭证粘存单★》或《凭证粘存单●》。报销单金额合计应与随附的《凭证粘存单★》或《凭证粘存单●》金额总和相等。报销单与随附的《凭证粘存单★》或《凭证粘存单●》统一使用大头针进行扎钉，不得使用订书机或胶水。2．票据应粘贴与《凭证粘存单》上，一类票据粘贴一份《凭证粘存单》，不得混贴。票据粘贴时，须紧靠粘存单的顶界和左界从左往右横向粘贴，金额从小至大粘贴，粘贴的票据必须整洁、平整、规范，不得超出粘贴单范围。小型票据（如出租票、通行费、市内车票等）在粘贴单内整齐地呈鱼鳞状粘贴。3．《凭证粘存单▲》独立使用，单独粘贴，不搭配《报销单》。第三部分报销单的审批一、报销单审批流程经办人取得原始票据，在票据背面签字，并提供相关附件经办人取得原始票据，在票据背面签字，并提供相关附件，进行报销单的粘粘、填写部门经理审核，在票据背面签字财务审计人员审核并出具审核意见财务主管抽查提供书面解释、补充附件等审核不符合规定的报销单，将相关问题反馈给综合干事，要求限期解释、补充资料总经理审批对于解释、补充资料后仍不符合规定的，提交人事部从经办人工资中扣人事部考核替代发票粘贴好以后直接传给财务审计人员1、每月最后一周内必须办理报销手续（附《出差申请单》、《借款单》和《个人流水明细帐》，并与财务结清个人账务，延期未结清账款，且未提前向财务部门提交经直接上级签批的书面说明的，一律从下月工资中逐步扣还借款，并不得再次借支款项。2、每月月底前需结清个人账务，具体报销时间同上，未及时报销的应将借款情况报人事部扣款。3、以上票据延误报销的还应扣除票面金额的20％。二、报销规范1．一般规范（1）正式发票要素须齐全：A、要有税务机关监制章。B、客户名称：发票金额在500元以上的要求写公司全称“***有限公司”，发票金额在500元以下的可以写公司简称“***公司”，但不允许空白和涂改。C、日期：发票日期不允许空白和涂改。D、发票小写金额应与大写金额一致，且不允许涂改。E、要有开票单位的发票专用章或财务专用章。F、发票内容（项目）不允许空白，非替代发票的发票内容（项目）应注明具体内容（项目），不得泛写统称“办公用品”、“日用品”、“办公设备”、“工具一批”等。如具体内容（项目）确实较多，可泛写统称，但必须随附加盖开票单位发票专用章或财务专用章的明细清单。对于替代发票，单张票面金额在500元以下的，可泛写统称，500元以上的应注明具体内容或附清单。（2）所有票据，包括正式发票和收据、白条，背面都应有经办人、填报人及部门各级审核人员的签字。且票据背面除签字外，不得标注其他内容。（3）收据、白条的使用规范：A、经办人在经济业务中，应当选择正规渠道，供应商（服务提供商）具备开具正式发票条件的，应当要求其提供，仅开票需加税点不作为使用收据、白条的理由。B、所发生经济业务自身的特点决定了无法取得或很难取得发票的，如赔补费、雇工费、农产品采购等业务，在报销时允许使用收据、白条，且该部分顶替发票由省公司承担。C、所发生经济业务在正规渠道下，可以取得正式发票，但由于特定的商品或服务、特定的供应商（个人）、特定的时间、特定的地点等原因无法取得正式发票，应符合以下条件才允许使用收据、白条作为报销凭据（公司明确禁止的费用项目除外），该部分顶替发票由经办人承担：①单笔商品（服务）在100元（含）以下，经办人判断，接受收据、白条对公司更有利的。②单笔商品（服务）在100元以以上，300元（含）以下，经办人判断，接受收据、白条对公司更有利，且事前征得上级主管同意的。③单笔商品（服务）在300元以以上，1000元（含）以下，经办人判断，接受收据、白条对公司更有利，且事前征得上级主管和财务审计人员书面同意的。④单笔商品（服务）在1000元以以上，经办人判断，接受收据、白条对公司更有利，且事前征得上级主管、财务审计人员、总经理书面同意的。D、接受收据、白条单笔300元以上的，在支付款项时应有公司2人同时在场或有甲方签证。（4）替代发票规范A、可用发票范围：与公司业务相关的费用类发票，如办公用品、工具、耗材、维修费、住宿费、车船费、公司在职人员的机票、公司在职人员的手机费发票、咨询费、加油费、过路（桥）费。其他未例举到的，请在粘贴前与财务审计人员沟通。B、注意事项：所有替代发票除有特指的，或不记名的，其注明的客户名称均应为公司全称或简称。加油费开票时，请要求对方注明公司简称，或公司产权下的车辆的牌号。原则上替代发票的票面金额应在10000元以下。替代发票的开票时间必须是当年的。2．具体规范和审核要点序号费用项目具体规范审核要点1工程材料费须附上工程审核流程表工程跟踪流程卡工程现场签证登记表工程材料平衡表、拆+旧材料再利用明细表甲方批复的施工任务书或开工报告□发票要素是否齐全□如使用收据、白条是否符合规定□附件是否完整□价款是否合理□票据日期与工程施工进度是否相符□是否已通过OA审批2赔补费须附赔补协议须附甲方签证须附付款凭据须附对方身份证复印件□附件是否完整□甲方签证金额是否与支付金额一致□身份证复印件是否与赔补协议方一致□是否已通过OA审批3雇车费须附被雇车辆驾驶证、行驶证复印件须附付款凭据须附甲方签证表□附件是否完整□甲方签证金额是否与支付金额一致□是否已通过OA审批4现金加油费不允许使用收据、白条及顶替发票需向车管报备□发票要素是否齐全□发票的时间是否与OA记录相符□加油地点是否与OA记录相符□车型与油料类别是否相符5加油卡充值不允许使用收据、白条及顶替发票须附分配清单□发票要素是否齐全□发票金额是否与分配金额相符6过路（桥）费1、不允许使用收据、白条及顶替发票□发票时间是否与工作任务相符□出入站是否与工作任务相符□收费标准是否与车型相符7车辆维修费不允许使用收据、白条及顶替发票（补胎除外）须附维修清单□发票要素是否齐全□维修清单与OA申请是否相符8长途车费原则上要求正式电脑版车票确实无法取得电脑版车票的，可以用实际取得的定额车票报销，但须注明原因不允许使用收据、白条及顶替发票□车票的时间是否相符□起止地点是否相符□如是定额车票是否存在连号现象□使用定额车票报销的原因是否合理□是否已通过OA审批9住宿费不允许使用收据、白条及顶替发票须附出差协作单□发票的时间、地点是否与出差任务相符□报销金额是否符合标准□附件是否完整□是否已通过OA审批10招待费（含礼品）1、须附招待费纸质申请单（包干的除外）2、一次招待的餐费应是同一家的3、有库存的礼品须附入库单□发票要素是否齐全□餐费发票是否是同一家的□发票真伪鉴别11办公用品1、须附入库单□发票要