长沙冰点食品贸易有限公司员工借支与费用报销管理制度优化设计

湖南商务职业技术学院毕业设计

目录

1公司简介..........................................................1

2公司员工借支与费用报销管理制度现状................................1

3公司员工借支与费用报销管理存在的问题..............................2

3.1员工借支与费用报销管理流程不规范.............................2

3.2员工借支与费用报销原始票据审核不严谨.........................2

3.3员工借支与费用报销财务核算不准确.............................3

3.4员工借支与报销逾期现象严重...................................3

4员工借支与费用报销管理制度优化设计................................3

4.1规范员工借支与费用报销管理流程...............................3

4.1.1员工借支审批流程优化...................................3

4.1.2员工费用报销流程优化...................................5

4.2加强员工借支与费用报销原始单据审核...........................6

4.2.1规范原始单据收集和保管.................................6

4.2.2严格审核借支与费用报销单据.............................6

4.3完善员工借支与费用报销核算系统...............................7

4.4制定员工借支与费用报销处罚制度...............................7

5小结..............................................................8

参考资料............................................................9

湖南商务职业技术学院毕业设计

长沙冰点食品贸易有限公司员工借支与费用报销管

理制度优化设计

1公司简介

长沙冰点食品贸易有限公司成立于2018年12月03日，注册资本200万元

人民币，注册地位于长沙市雨花区桔园7片综合楼001号楼1、2层商网，公司

的法定代表人为曾小芳。该公司的经营范围包括预包装食品批发；散装食品批

发；食品、冷冻食品、预包装食品（含冷藏冷冻食品）的销售；食品的互联网

销售。公司一直进行着线上与线下相结合的方式销售商品，且取得了不错的销

售业绩。自成立以来公司恪守“诚信做人，用心做事”的经营理念，积极扩展

对外销售途径，以客户的需求为向导，以质量信誉求生存。公司组织结构如下

图所示：

总经理

财务部销售部采购部仓储部

区域区域采购采购仓库

会计出纳统计管理司机

经理经理主管助理员

图1公司组织结构图

2公司员工借支与费用报销管理制度现状

长沙冰点食品贸易有限公司主要从事食品批发行业，常有员工外购商品出

差而产生的差旅费以及购买商品的货款。员工需要借出的日常费用，包括电话

费、交通费、办公费、招待费、资料费等等。财务部批准许可的周转金、备用

金。出差产生的差旅费按照出差的天数和标准来核定，购买货物的金额按照计

划规定借出，财务部的周转金和备用金一切按照公司批发的计划预支款现。其

他借款则依据情况填写借款单。借支与费用报销的额度按实际情况处理。公司

现有的借支和费用报销流程如图2所示。

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经办人填写

部门经理

《借款单》、总经理审批财务复批财务付款

审核

《报销单》

图2借款及费用报销审批流程图

若员工借款之后，没有按照规定的时间办理款手续，就因以逾期日起按

2.8%计利息，由财务部出具收据，直接从员工工资中扣除。若员工假借其他票

据进行报销，公司将不予理会，由员工自己报销，且不再借款给员工。

3公司员工借支与费用报销管理存在的问题

3.1员工借支与费用报销管理流程不规范

借款审批的流程一般是借款人先写出借款单，再上交至部门经理处进行审

批，通过后再由财务部的人进行复批，这样能最大程度上保证公司的借款审批

流程更加严谨，而长沙冰点食品公司直接经过总经理的审批后再进行财务复

批，这样出现了重复审批，会导致借款流程不严谨。会计人员也尽不到应有的

责任。借款的限额也没有限制。费用报销在提交报销的单据时，会计人员并没

有进行仔细地审查，会有假票混入其中，另外报销的限额并没有限制，员工填

写借款借款单和费用报销单时也没有按照规定填写完整。有的甚至无经办人、

证明人签字或领款人便报销入账。

3.2员工借支与费用报销原始票据审核不严谨

公司没有一个完整且系统的借支与费用报销制度，某些主管部门、个人等

被经济利益所驱使，钻财务管理漏洞，利用原始报销凭证大做文章，编造虚假

凭证以达到假报费用、行贿受贿、损公肥私等舞弊行为。财务人员对于原始凭

证载明的经济事项是否真实，发票是否合法，大额或有疑问票据未进行查验真

伪，敷衍了事。有些不属于该项费用的单据可能混在其中。所报销的金额并没

有提供完整的相关资料，比如报销会议费、宴请发票没有附相关通知、签到簿、

来客公函接待审批手续等等。会计监督缺位，特别是对原始凭证的监控不力，

给凭证的失真制造了间隙和机会。

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3.3员工借支与费用报销财务核算不准确

公司会计人员的业务素质参次不齐，经常不根据相关规定对原始凭证进行

审核与处理，而是认条子、买人情。费用报销的原始凭证的设计、印刷、使用

期限并未统一，其管理上存在漏洞，再加上原始报销凭证制假、造假现象严重，

给财务人员的监管带来了很大困难，使一些不法分子有机可乘。公司会计核算

的基础工作不规范，且很多制度与措施没有得到贯彻落实，为财务报销凭证失

真提供了滋生的条件，给公司的借支与费用报销增加了许多额外的费用，严重

影响了公司的借支与费用报销的财务核算工作。

3.4员工借支与报销逾期现象严重

由于公司对员工借支和费用报销审批管理较松，有些借款人还款、报销不

及时，出纳付款把关不严，甚至出现员工尚有较多借支款未偿还的条件下还能

再进行借款和费用报销，严重打乱了公司的财务管理秩序，导致公司财产损

失。

4员工借支与费用报销管理制度优化设计

4.1规范员工借支与费用报销管理流程

公司借支与费用报销管理流程是企业出差费用控制的重要手段，同时也是

企业会计管理中心一项重要的任务，因为它不仅能够提高公司的整体审批效

率，还能把控企业的费用开支，让企业更有效地把握财务状况，所以规范员工

借支与费用报销管理流程极为重要。

4.1.1员工借支审批流程优化

借支单

年月日

姓名部门

借支事由

借支金额大写：（￥：）

累计借支

审批意见

总经理：财务经理：部门经理：经办人：

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图3借支单

为避免公司在进行借款和费用报销流程时发生重复审批、缺漏审批和错误

审批的问题，我们可以对员工借支审批流程进行优化。首先公司员工在办理借

支时，首先应填写《借支单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，

不得涂改）、转账或现金、并签字（见图3）。在审批流程中，部门经理审批后，

应由财务复核审批后，再交总经理审批（见图4)。审批无误后借款人凭审批后

的借款单到财务部办理领款手续。

员工借支单作为员工与公司之间处理财务、物资或事物来往的重要凭证，

应该严格按照要求填写，员工在申请借款时，必须填写真实的姓名，并写明具

体日期，借支事由也必须符合事实，财务人员要仔细核实信息。不可出现重复

借支不还的现象，亦不可出现实情不真的现象。借款单填写无误后才可转达下

一部门。

经办人填写借款单

部门或项目负责人不

通

审批过

会计复核

财务经理审批

总经理审批

财务付款

图4员工借支审批流程图

4.1.2员工费用报销流程优化

优化费用报销流程，并在各环节加强审核。报销时，报销人员根据公司费

用报销制度要求，整理好需要报销的发票或单据，并进行整齐粘贴。根据报销

内容填写《费用报销单》，外地出差的填写《外埠出差费报销单》。报销单填写

4

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要求不得涂改,不得用铅笔或红色字体的笔填写，并附上相关的报销发票或单

据。若属于出差的费用报销，必须附上经过批准签字的《出差审批表》。采购物

品报销需附上总经理签字确认的《采购申请表》和《费用报销单》及相关单

据。

报销人员应先提交给所在部门直接主管审核签字，直接主管须对费用产生

的原因及真实性、费用的合理性和单据的规范性进行审核。审核通过后再由财

务部进行审核，具体流程如下图：

财务费用报销流程

流程图说明权责部门相关表单文件

报销人员根据公司费用报销制度要求，整报销发票

报销单据整理理好需要报销的发票或单据，并进行整齐报销单据

粘贴粘贴。根据报销内容填写《费用报销单》，财务费用报销

制度

报销人员

填写《费用报销报销单填写要求不得涂改，不得用铅笔或费用报销单

单》红色字体的笔填写，并附上相关的报销发采购审批表

票或单据。财务费用报销

制度

采购物品报销需附上总经理签字确认的

《采购申请表》《费用报销单》及相关单据

准备完成后，报销人员提交给直接主管审费用报销单

核签字，并签署意见，及时间不能只签报销发票

直接主名，直接主管须对以下方面进行审核:报销单据

部门负责人

管审核1）费用产生的原因及真实性；采购审批单财

2）费用的合理性；务

3）票据及单据的规范性。费用报销制度

若发现不符合要求，立即退还给相关报销

人员重新整理提报。

部门经理审核签字后,将报销单据提交给财

务部，由财务部门会计人员进行报销费用

会计财务的确认，并签署意见及时间不能只签名，费用报销单

主管审核主要内容包括：报销发票

1）产生的费用是否符合报销标准；财务部报销单据

2）财务是否能及时安排此费用；财务费用报销

3）单据或票据是否符合财务规范要求.若制度

发现不符合要求，立即退还给相关部门重

新整理提报。

总经理由总经理进行批准签字，并签署意见，及

费用报销单

审批时间不能只签名，若总经理发现不符合要

总经理报销发票

求，须立即退回财务部部，由财务部跟进

报销单据

处理。

财务部出纳根据总经理批准的报销单据支费用报销单

出纳准备报销款项；财务部出纳

付报销款项报销发票

通知报销人领款报销人员

报销单据

图5员工费用报销流程图

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4.2加强员工借支与费用报销原始单据审核

4.2.1规范原始单据收集和保管

公司在报销单据必须是带税务章的发票，否则不予报销。且报销单据不管

多少均须贴报销封面，报销封面须按规定填写，同时，不同经济内容的发票要

分门别类予以报销。员工在完成服务项目时也应要求开具发票，发票金额要真

实、准确，不得超过实际消费。报销单据必须真实有效否则不予报销，若员工

虚假报销报销凭证的金额，情节严重的，公司将有权做出解除劳动合同的处理

决定，并依法追究刑事责任。

对于原始单据和凭证的保管，公司可以根据财务管理要求，凡购买实物均

须有验收人签字并附入库单，否则不予报销。员工账务审核后须保证原始资料

完整，收据存根齐全。凭证资料要按日归类，每月汇总，由日审标示后存档封

存。凭证封存后完整保存，需处理时由日审专人在前台主管的监督下进行。最

后如果当工作中出现问题不能依靠本制度解决时，应以国家相关会计制度为准

则，并及时上报前台主管或其他财务部有关领导解决财务人员应当更严谨地查

看，并保存好单据。

4.2.2严格审核借支与费用报销单据

对于不同的借款类型，严格按照不同的报销要求进行借支与费用报销管

理。如要求出差借款，出差人员按批准额度办理借款，出差返回7日内办理报

销还款手续。员工需办理现金借款并且金额超过5000元的应提前一天通知财务

部备款。同时按照借款销账规定，借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报

销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销

账。借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中

扣回。

规范公司费用报销审核。报销人必须取得相应的合法票据(相关规定见发票

管理制度)，且发票背面有经办人和证明人签名，简述费用内容或事由。在填写

报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写注明

附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由，再按规

定的审批程序报批。

4.3完善员工借支与费用报销核算系统

对于不同的借支和费用报销类型划分不同的核算科目，减少重复科目，减

少科目的冗余，帮助企业降低财务成本。加强对公司财务报销行为的规范，仔

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细核算借支与费用报销金额，避免不必要的支出。精简并改善核算方法，同时

简化了公司工作量，提高了企业的经营效率。对各项费用的具体内容及相应的

会计核算科目、核算金额进行明确的界定，具体如下表：

表1费用核算表

核算内容具体内容核算科目核算金额

部门的正常费用支出借支，如房

参考以前月份的

租水电费、办公用品、电话费、管理费用、销售费

日常费用类金额并依据实际

应酬费、营销活动费、网络安装用、固定资产

情况核算

等；

油费、外请车费用、车辆年审

费、车辆保险费、轮胎费、配件管理费用、销售费

车辆费用类凭票限额报销

费、车辆维修费、道路许可证费用

等；

应付职工薪酬、管

参照上月发生金

福利类社保费、节假日福利费用等；理费用、其他应付

额核算

款等；

各类押金、定金、订金、保证其他应收款、管理依据实际情况核

抵押类

金、担保费、合同意向金等等；费用等；算

其他应收款、营业

车辆出险、货物理赔、工伤理赔依据实际情况核

保险赔理类外收入、营业外支

等；算

出等；

广告牌、印刷费、招牌制作费管理费用、销售费根据发生的实际

广告类

等；用等；情况核算

4.4制定员工借支与费用报销处罚制度

由于公司对员工借支和费用报销管理较松散，出现了一些虚假借款、借款

未还和虚假报销的情况，所以为了加强对公司的各项支出的监控力度，减少公

司不必要的财务支出，制定了员工借支与费用报销的处罚制度。首先借支人应

严格遵守费用报销的时限规定，旧账不清，新账不借。特殊情况不及时报销而

仍需借支者，须由部门负责人核实并向总裁说明情况后方可办理借支手续。借

支人必须在费用报销时限内履行报销手续。超过费用报销时限后再报销的公司

不予报销。

一般